医院药品采购内部控制实施途径浅析

摘要：药品采购是医院经营管理中的一项重要工作。为确保药品质量，降低药品过剩成本，本文全面梳理了药品采购相关业务流程的11个方面，分析了流程中可能存在的风险特点,并探讨了内部控制的实施方法与途径,以期能使医院更合理的规避风险，确立有效的制衡保障机制。

关键词：程序 控制方法

卫生部制定的《医疗机构财务会计内部控制规定(试行)》指出医疗机构应促进和加强财务会计内部控制制度建设，并且在第六章药品及库存物资控制一文中明确了内部控制的原则和控制措施；在第一章，第三条中规范了内部控制的组织架构，即医疗机构负责人应对本单位财务会计内部控制制度的建立和有效实施负责，医疗机构财务部门具体组织本单位财务会计内部控制制度的落实。一套正确、完善的药品采购管理制度能够制约药品过剩成本，降低患者医疗费用，增强患者信心，促进和提高医院竞争力。而加强对药品采购流程关键环节的控制，能够对药品质量起到一定的保证作用，因此， 医院在药品采购内部控制上应当结合实际情况，全面梳理相关采购业务流程，着力分析药品采购流程特点，建立和完善药品采购管理制度，根据各个采购环节的职责制定出可操作的有效控制措施。

一、药品采购业务流程

参照企业材料采购业务流程，医院药品采购业务流程也应包括需求计划、采购计划、请购和审批、确定采购价格、选择供应商、订立采购合同、供应过程管理、验收和入库、付款、会计控制、采购业务的后评估等环节。

二、目前在药品采购过程中存在的问题

（一）个别医院高级管理层没有把药品采购管理上升到战略高度来考虑

事实上，医院药品采购成本高低、质量好坏直接关系到患者医疗费用支出。为赢得患者理解和支持，提高医院在医疗市场的竞争力，高级管理层应强化内控执行力度，健全和完善采购管理制度。

（二）药品采购过程中缺乏有效的信息沟通

药品采购由于病种的多样性而具有复杂性和特殊性。在以往的采购工作中，采购部门作为一个单独的职能部门，相对独立地开展工作，很少与临床、医技科室、物价、审计和财务部门进行有效沟通。一旦某个环节对信息的理解出现失误或者信息的有效流通受到阻碍，很可能造成药品的无效采购或资金积压。

（三）医院的制衡性机制弱化

目前部分医院的药品采购权往往掌握在一个部门或者几个人甚至一个人的手里，由同一员工既制定采购计划又负责采购物资，导致缺乏有力的监督和制衡机制。

三、药品采购业务风险控制方法与途径

（一）编制需求计划

医疗科室作为需求部门会根据临床及业务需要向采购部门提出药品需求计划明细单。该环节的主要风险是：第一，医、药勾结，产生药品回扣使医院声誉受损。第二，医院成为不法药商的药品集散地，药品成本过剩增加患者、医保部门医疗成本。从某种意义上来说，医药滥用属于套保行为。主要控制方法：院方应在药品采购制度中明确规定，需求部门提出需求计划时，不得指定或变相指定药品供应商。

（二）编制采购计划

该环节是采购部门根据临床需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，统筹安排采购计划的过程。采购部门应在年度基本预算框架内根据临床月度需求，药品市场变化趋势等因素合理安排采购计划，不允许不按实际需求安排采购或随意超计划采购。采购计划编制完成后要交临床科室确认，防止漏购，以保证临床科室及时用药。

（三）请购和审批

请购是指医院药品采购部门根据采购计划和实际需要提出的采购申请。该环节采购部门根据临床科室核对无误后的采购计划填写请购单。请购单上应明确采购物资的品名、规格、数量、质量、相关要求和标准等。请购单填写完整后交药事委员会（三人以上）审批。药事委员会应在2个工作日内做出是否符合采购规定的批示，以缩短采购时间，保障临床用药。对于不符合规定的采购申请，请购部门要重新调整请购内容报药事委员会批准。目前部分医院的药品采购工作由一个部门或者几个人负责，缺乏有力的监督和制约机制，影响了医院正常的药品采购工作。对此，医院应将采购权合理分离，纠正无人监督，“既当裁判员，又当运动员”的状况。

（四）确定采购价格

采购价格的确定是价格管理部门利用药品价格数据库的历史价格与现实药品价格对比确定性价比的过程。医院高级管理层要保证价格管理部门在询价方面的相对独立性。物价科根据药事委员批准的采购申请对采购价格进行审核，并利用药品价格数据库的历史价格与现实药品价格对比，对采购价格逐一进行审核，然后利用协议采购、招标采购、询比价采购等多种方式，科学合理地与供应商确定采购价格。为了及时掌握药品市场药品价格发展趋势，保证采购药品定价的及时性、准确性，物价科应定期开展药品市场供求形势及价格走势分析。

（五）选择供应商

选择供应商，是医院药品采购业务流程中的重要管理环节。采购部门要按照公平、公正和竞争的原则，择优确定合格的供应商，建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查。供应商资质证书应交财务部门壹份存档备案。在于供应商的关系处理上应做到既是对手，又是朋友，要充分认识到采购过程不是对手间的谈判，而应该是一个商业协商的过程，协商的目的不是一味比价压价，而是基于对药品市场的充分了解和医院自身长远规划的双赢沟通，因为供应商的稳定供货能力、质量保证能力对于医院的稳定经营具有关键性的作用。

（六）订立采购合同

这一环节可以规避采购风险，保证医院的合法权益。采购部门在院长授权的条件下应会同财务部门、物价科、审计科等部门根据预先确定的采购方式、采购价格等情况与供应商签订采购合同。合同中要准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，以防采购合同签订不当导致药品采购不顺畅及医院合法权益受到侵害。

（七）管理供应过程

该环节要求采购部门要对供应商采购合同履行情况进行有效跟踪，采取电报、电话方式不间断联系，确保药品的及时供应。对每一项采购业务实行全过程的采购登记制度或信息化管理，确保采购过程的可追溯性。