浅谈电力基建档案的管理

摘要：电力基建档案是在电力基建过程中形成的真实记录。它是鉴定基建工程质量的一个重要依据。鉴于电力基建档案管理的重要性，本文将针对电力基建档案管理中主要存在的问题

和控制电力基建档案质量的途径和方法做简单的论述。

关键词：电力基建 档案管理 途径和方法

所谓的电力基建档案是指在电力基建过程中形成的真实记录。它是鉴定基建工程质量的一个重要依据。国家明文规定：设计、施工及建设单位必须按照各自工作的职责和内容，对电力工程竣工档案资料进行完整、准确、系统的收集和编制，并保证档案能够在项目建设、管理、维护、扩建中充分发挥作用。本文将就如何收集和编制好电力工程竣工档案资料做简单的阐述。

一、电力基建档案管理中主要存在的问题

1、电力基建档案管理意识淡薄

在电力基建工程中普遍存在的一种现象就是重工程建设，轻档案管理。档案的管理意识淡薄主要体现在两点上：1）在做工程的总体规划和工作计划时，并没有将基建项目的档案管理纳入其中；2）在领导的议事日程中也并没有涉及到电力基建档案管理的问题。正是由于电力基建档案管理意识淡薄，使其没有得到应有的重视，而给日后项目档案的管理工作带来了较为严重的阻碍。

2、基建项目的档案没有实现集中、统一的管理

对基建项目的档案进行集中统一的管理，既是科技档案工作自身发展的要求，也是国家档案局验收档案的要求。但是却存在着某些部门和个人为了自身取用方便而不将档案归档，进而导致图纸或资料的散落、丢失，这将对项目档案的完整性造成严重的影响。

3、缺乏科学性和先进性的管理思想

科学性和先进性的缺失主要体现在在项目的前期准备阶段，没能够对项目管理方面的策划工作有充分的认识，只注重了结果，而真正的档案管理制度是在工程开工之后才逐步确立的。例如，有些项目由于没能在施工阶段编制出竣工资料的管理程序，所以只能屈从于承包商的意见，这样做所产生的一个不良后果就是缺乏对档案的控制力。

4、档案归档滞后，突击整理和事后补充的现象比较普遍

由于档案管理意识淡薄，常常会有资料归档滞后的情况出现。更甚的是有些施工单位并没有按照要求在工程的准备阶段和施工阶段收集和整理资料，而是在工程竣工之后才开始突击整理，资料后补的情况相当严重。

5、“四参加”并没有真正落实到实处

为了保证项目档案的完整性和准确性，国家档案局制定了一系列的控制措施。这些措施是档案部门落实职责，对文件材料的形成、积累和归档进行监督检查的重要依据，同时也是促使归档资料完整、系统、准确的重要保证。在这些措施中较为突出的是“四参加”政策。所谓的“四参加”就是指档案工作人员要参加本厂产品的定型会，要参加科研成果鉴定会，要参加基建工程竣工验收会，要参加设备开箱验收会。这么做的目的就是对基建工程中所形成的资料进行质量控制。但是“四参加”政策在某些公司中并没有真正落实到实处，这将严重影响到公司科技档案的归档率、完整率和利用率。

二、控制电力基建档案质量的途径和方法

1、提高电力基建档案管理质量的首要环节是前期控制

1）在工程质量领导责任制中纳入基建工程档案这一项，并将对项目文件的收集、管理纳入工程的总体规划和工作计划中。

2）实行档案管理网络化。配备专业的档案人员，使其逐步建立和完善电力基建工程档案管理中所涉及的各项规章制度、各项标准和规范，最终使基建工程的档案工作能够有章可循。有理可依。

3）建设单位要制定出符合电力工程建设实际的《工程竣工档案资料编制要求及验收规定》。当然这一规定不是随便制定的，它要以国家档案局、国家电力公司以及地方档案行政管理部门所制定的关于竣工档案管理的若干规定为依据的。

4）建设单位还应该以电力企业档案的分类标准为依据，同时以施工安装大类的档案分类标准为参照，制定出《工程竣工档案资料组卷分类大纲》。在分类大纲中，将就档案的表示方法以及类目的设置等做出较为详细的说明。分类大纲的制定不是随便的、凭空的，而是要遵照工程建设的实际，以完整、准确及系统为原则设置类目。一般情况下，在分类简表中仅需存在能够反映档案资料的三级类目就可以了；但在分类住表上则要求至少有四级类目。

5）在项目的招投标书和合同书中附加上关于基建工程档案管理的专门条款，使参见单位的责任和项目文件的编制标准更为明确，进而能很好的保证基建工程档案的完整性。

6）监理单位要切实履行自己的监理职责，不仅要对基建工程进行监督，还要对项目文件的编制和档案整理工作进行监督。

（二）提高电力基建档案管理质量另一重要环节是过程控制

1、对于工程建设档案人员要争取做到全程参加

（1）在基建工程前期，档案人员要做好信息和资料的收集和整理。这些资料主要包括：工程计划、合同、立项、可行性研究、环保材料、地质勘查、开工前的国家各个部门的许可和批复。它们都是基建工程之所以能够开展的重要依据。

（2）在工程建设的中期，档案人员要加强对建设档案资料的管理。工程建设档案的最终形成要严把“五道关”。第一道是形成关，即要对工程中所形成的资料进行及时的整理归档，来确保其完整性。第二道关是归档关，即在工程交工时对工程建设资料进行及时的归档处理。第三道关是整理关，即档案人员要根据档案的归档原则整理工程中的零散文件。第四道关是质量关，即监理单位要对施工单位档案人员整理好的档案资料进行严格的检查，并核对资料情况是否与工程现场的实际情况相符。第五道关是审核关，即建设单位要从完整、规范的角度对建设项目的档案进行严格审核。

（3）建设单位要和上级档案管理部门保持联系，经常请他们进行现场业务指导。

（4）建设单位要在工程建设中起带头作用，在设计、施工、安装、监理、调试各个部门中进行协调和沟通，检查、敦促档案管理工作的落实情况，通过沟通也使各个部门能够通力合作，确保工程建设、档案管理工作的顺利进行。另外，建设单位最好要成立一个工程档案管理领导小组。小组的主要职责就是发现、解决档案管理过程中出现的问题，检查、监督档案资料的编制、整理进度等。

（三）提高电力基建档案管理质量的必要环节还包括后期控制

1、做好后期控制。所谓的“后期”是指工程已经竣工，且进去验收阶段。对“后期”主要做好两方面的控制。

第一：交工验收环节。在这个环节中，建设单位要保证档案资料和工程建设同步，保证纸质档案和电子档案同步。

第二：正式竣工验收前的整改期。随着我国基建工程的快速发展，国家对其质量、安全和环保也提出了更高的要求，而整改期间基建工程的变更记录对工程竣工后的验收工作的重要性也就越来越被凸现出来。

因此，我们常说工程竣工并不意味着档案工作也结束了。

2、要保质保量地做好工程竣工后的验收工作。一般来说，在进行档案专项验收前，我们必须按照国家档案局在《建设项目（工程）档案验收办法》的规定，组织各个单位、部门和相关人员对档案的质量进行自检，将档案中存在的问题扼杀在正式验收之前，可以说这种方法是保证档案质量的最为有效的措施。

3、将档案工作与工程建设工作同步管理。所谓的同步管理就是项目文件的收集、整理等要与项目的工程进度保持同步进行。也就是说，档案的形成、收集和整理都必须要跟上工程建设的各个阶段。在工程项目竣工之前，我们首先要做的就是对项目档案资料进行专项验收。在工程项目验收时，将合格的竣工档案提交上去。

总结：随着我国电力基建工程的快速发展，我国电力基建档案的管理工作也日益被提上议程，并对工程项目的顺利进行及完成发挥着重要的作用。因此，我们应该提起注意，投入人力、物力、财力来做好这项工作。