浅谈数字化档案的形成与分类

摘 要：进入二十一世纪以来，我国科技技术在持续不断的发展的过程中，开始将数字化技术充分的应用到各个行业中去，而数字化档案馆就是这一过程中所建立起来的一个能够进行扩展的网络应用平台。当档案以数字化的方式呈现之后，便直接突破了档案馆与各馆之间所存在物理性界限，同时还能够把分散在不同位置、载体之上的信息进行相互的关联，从而为用户提供更为良好的信息查询服务。本篇文章主要针对数字化档案的形成和分类进行了全面详细的探讨，以期为其他数字档案馆进行建设的过程中提供参考。

关键词：数字化；档案管理

数字化档案馆主要是利用数字设备、数字技术等，来把经过收集的档案信息完全数字化、网络化、信息化的一个智能系统。在该数字化系统之中，有着超大规模、分布式、互操作的文件资源库，其文件资源库能够为各个不同数字化档案馆之间提供所有的档案，并且还能够通过该方式来进行档案的交换。而系统在进行数据收集的过程中，主要是利用把纸张、录像带、胶片等各种不同介质上所存在的各项原始数据进行转换，利用科学技术的方式，使得信息能够数字化。最后便能够将数字化之后的档案资料直接发送到各个网络之上，达到建立数字化档案馆的目的。下文主要针对数字化档案馆的形成和分类进行了全面详细的探讨。

一、数字化档案馆建设的必要性和紧迫性

1、建设数字化档案馆是时展的需要。我们的时代已经进人了信息时代。计算机、因特网已进入社会生活的方方面面，改变着人们的生存方式、工作方式、思维方式，档案工作不可能游离于社会发展之外。从20世纪80年代开始，计算机就开始用于档案管理，但由于众多的原因，档案馆使用计算机还只处于部分档案的检索、统计等方面，并没有发挥其应有的作用和价值，更谈不上建设数字化档案。

2、建设数字化档案馆是参与建设国家信息高速公路的具体体现。建设数字化档案馆是社会信息化建设的基础建设。档案资源属于国家信息资源的重要组成部分，馆藏信息的数字化和传递的网络化，使得数字化档案馆可以通过计算机网络实现档案资源的有效利用和共享，改变目前互联网上中文信息缺乏的局面。对于弘扬中华文化，抢占因特网上的中文信息基地具有重要的意义。

3、建设数字化档案馆为社会主义物质文明和精神文明建设服务。数字化档案馆以其对信息的加工整理和有序组织，优化馆藏结构，最大限度地满足用户对档案信息的需求，为利用者提供更多更有效的档案信息。这些档案信息通过各种方式作用于两个文明建设，最终会成为科教兴国的源泉和动力。同时，档案信息可以说是前人实践经验和聪明才智的概括，占有有效的档案信息对于国民素质的提高将会产生巨大的推动作用。

二、数字化档案的形成

要进行数字化档案建设，只有通过以下两种方式来进行：

（1）馆藏档案数字化所形成的电子信息。

也就是直接把以往馆藏中传统的、实体的照片、录音、纸张、录像、胶片等实物上所承载的信息通过数码设备扫描、加工、图样处理、标引、编目、转化等多种方式来转变成为声音、影响、图片、文字档案等多种不同的数字化档案格式。

（2）电子文件网络化归档产生的电子档案。

电子文件是现代各个行业信息化发展过程中所诞生出来的必然性产物，例如在工程项目、电子政务、科研项目、电子校务等方面的工作过程中，都会应用到大量的数字信息。而对各个方面的信息是整理、筛选、编目、归档之后，便会产生出大量的数字化信息档案，并且这类数字化信息档案之中包含了音频、视频、图形、图像、文字、数据等等大量不同格式的数据资源。

而数字化档案无论是从自身信息的产生、积累、收集、整理、归档、管理还是到使用，其整个过程中都保持着较高的连续性。而每一个环节在执行的过程中，也同样是围绕着数字档案的管理思想来进行操作，并且各个不同部分的实现，都要依靠网络、数据库、数字加工、图形压缩、图像处理等大量的现代化信息技术来进行处理。而在最终将各方面数据归档之后，就需要把电子原文以及目录等之间的关系进行关联，以便于后期对其进行查找。

《中华人民共和国电子签名法》的与实施，明确了电子签名具有与手写签名或手工盖章同等的法律效力，电子文件与书面文书一样也具有了同等法律效力。作为档案进行归档的电子文件与纸质档案一样具有凭证性、价值性和知识性。

三、数字化档案馆的信息分类

依据数字化档案信息内容形成过程中所采取的方式不同和管理的作用不同，可以直接把档案的内容信息划分成为以下两个不同的信息大类：

1、数字化档案内容信息。

数字化档案内容的信息对象主要就是档案文件对象，而这其中还将文件对象区分成为了增量数字化档案信息、存量数字化档案信息。增量数字化档案信息主要是形容其档案馆在接收信息的过程中，本身就是以数字信息的方式来存储的该类数据，例如磁盘、光盘、硬盘等不同类型的存储介质来归档的之后的大量档案，而在进行归档的过程中，多是通过网络、系统、数据转移、数据转换等多种方式来进行的电子档案归档。这类档案信息在形成时为档案馆增添了新的档案内容，通常称之为增量数字化档案信息。存量数字化档案信息是指档案馆接收的以纸质、模拟磁带、录像带或者缩微胶片等为存储载体的档案。在档案管理过程中，为了提高档案利用率或保护档案，对这些存储介质的档案进行数字化扫描、数字化转换等加工处理，形成数字形式的声音、图形、图像、多媒体信息等。这类档案信息的形式主要是对现有馆藏档案进行数字化加工和处理而获得，通常称之为存量数字化档案信息。

2、数字化档案目录信息。

数字化档案目录信息即以数字形式存储和管理的档案目录，是指在档案整理和归档过程中、在馆藏数字化过程中、在库房管理过程中形成的方便审核、方便调卷、方便检索、方便实现图文一体化管理的、以数据库形式存储的档案目录信息。这些信息是提供档案利用的基础性和索引性数据。档案目录信息与前两种数字化档案信息的最大区别在于：目录中存储的内容会随着档案业务管理过程而发生变化，如保管期限、密级、存址、转档信息等都可能发生变化。

四、结语

综上所述，现代化的数字化档案馆是将信息化全方位实现的一种新型档案馆，这其中包含了大能够提供服务的数字化信息和职能化的信息。依据未来的发展来说，数字化档案馆将和信息共享个方面进行紧密的协作，最大限度的保证自身所具有的数字化服务能力。并且，数字化档案的形成和发展对于未来的信息共享空间的建立来说，起到了极其重要的作用。

参考文献

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