“卷”、“件”并用 提高效率

传统科技文件整理方法的评估

为了保证文件的时效性，保证科研人员能够查阅到最新的文件资料，提高文件的利用率，传统的科技文件整理方法是对其进行随办随归，即对所归来的文件马上进行立卷上架，立卷是一项日常性工作。档案人员先对其进行拆订，然后放入预立卷，没有预立卷的还得插卷，接着就是编制卷内目录、案卷目录、备考表和文件封面。在实际工作中，许多弊端也由此而生：

1．归档文件的齐全率不能保证100％。虽然每一阶段文件归档时都有文件移交清单，但多阶段归档后，档案人员是不能够再拿着清单去库藏里面逐一核对的。因为那个时候，文件已遍布于整个库藏，根本无从下手，更何况还要逐一核对。诚然，在实际工作中，两份文件粘在一起而没被发现的情况是偶有发生的。显然，档案人员要保证归档文件的齐全率是100％难度很大。

2． 工作量大，浪费大量劳力。由于文件都是陆陆续续归档来的，很多时候档案人员都只是围绕着一份文件在忙碌：先对其进行拆订，然后放入预立卷，没有预立卷的还得插卷，接着就是编制卷内目录、案卷目录、备考表和文件封面。为了一份文件而经历了所有的立卷程序，工作量之大，程度之繁琐是可想而知的，手工操作的重复书写、重复劳动，浪费了大量的劳力。

3．立卷思想很难做到一致，导致所立案卷质量不高。科技文件的立卷方法，本来就没有固定的原则可循，现在采用这种随办随归的整理方法，立卷人员的主观随意性就显得更大，案卷质量就更难把握。因为立卷人员的观念、理解问题的角度很容易随时间的变化而变化，这样必然导致所立案卷质量不高。

4． 案卷题名的拟写难度大。案卷题名是对卷内文件内容的高度概括与提炼，最多不超过五十个字，在立卷时，很多时候无法掌握“问题”的大小程度，尤其是卷内文件很多时，更无从下手。在这种情况下，要求档案人员拟写出一个既简明又扼要的案卷题名是有相当难度的。

5． 需要频繁插卷，预立卷浪费大量库藏空间。周期长的实行的是按阶段归档，产品在未定型时会出现很多的预立卷，有些产品从立项前的调研、论证等前期准备工作，到立项，再到产品定型后真正意义上的档案，历时几年甚至10年以上，在这期间档案人员只能将大量预立卷保存着。采用传统的整理方法，在这期间档案人员必然要频繁地进行组卷插卷，保存的大量预立卷，就无形中浪费了大量的库藏空间。

“卷”、“件”并用方法的尝试

以“件”保管的整理方法最早是在文书档案中被提出的。即档案的整理以“件”为单位，实行文件级管理，在文件的右上方加盖流水号，用档案专用装订机或三孔一线的方法在文件的左上角进行装订，然后装盒、入档案室进行上架排列。方法简单，易学、易懂。档案人员可随时把办理完毕的文件归档，有利于归档文件齐全完整，节约了人力、物力，提高了工作效率，受到广大档案工作人员的欢迎。利用数据库，对文件进行检索，同样能够保证科研人员准确快速地借阅到最新的文件资料。

当然，这种方法存在弊端也是不容忽视的：

1． 由于文件间缺少有机的联系，在提供利用时不便于提供系列文件。文件虽然按“问题”排列，但同一“问题”形成的文件分散为件存放在不同的位置，割裂了文件之间的历史联系，破坏了“问题”的系统与连续性，在提供利用时不能提供系列文件。

2． 手工检索，利用时显得繁琐。归档文件的最初登录形式，是收文簿。根据手工管理档案的经验，通过收文簿查找归档文件，一般是万不得已而为之的事情。这主要是由于这种检索途径几乎是漫无边际的查找。从文件标题中查找，这往往会将收文簿从头翻到尾，其效率极低。在一个年收文数千份的单位，用此方法查找某一份收文，更如同大海捞针。但在计算机瘫痪或者停电的时候，档案人员必须得依靠手工来进行检索。显然，完全以“件”来进行保管还是行不通的。

由于计算机的普及运用及数据库的逐步建立与完善，使得按“件”保管这种整理方法凸显优势。但对于科技文件来说，某一工程项目、某一产品或某一台设备的档案，不管是仅有几份科技文件或几张图纸，还是若干案卷，卷内文件或图纸的自然联系是不容分割的。所以完全按“件”进行整理是行不通的，到最后还是得回归到“卷”。

“卷”、“件”并用就是对刚归来的科技文件先按“件”进行整理，然后放入临时卷盒内。等到了年底再运用文件的主要特征或文件的类型，把本单位在这一年里形成的所有文件进行区分和组合，然后检查、调查卷内文件，拟写案卷题名，排列卷内文件目录与备考表，并编制文件封面。

采用“卷”、“件并用方法的好处：

1． 能够保证归档文件的完整率为100％。对每一份归档来的文件一一打上流水号，并按流水号及时准确地录入数据库，这样就真正做到了一一对应，保证了文件的齐全率，完全避免了文件漏立卷的情况。

2． 减少了大量的手工劳动。到年底，档案人员统一对这一年里的所有“件”进行立卷，对其统一分类，统一编制卷内目录、案卷目录、备考表和文件封面。与传统方面相比，减少了大量手工劳动。

3． 减少了立卷思想的不一致性，案卷质量得到了提高。统一到年底立卷，使得立卷人员立卷思想受影响的机会明显减少，因为立卷思想会随着时间的改变而改变。采用“卷”、“件”并用方法，大大提高了所立案卷的质量，从而为科研生产提供更有效的服务。

4． 案卷题名容易拟写。到了年底，一般的项目都已经归档完毕，因此，组卷后，大多会是满卷，拟写一个简明、扼要的案卷题名就显得容易多了，几乎不会出现因为案卷题名的不准确而影响以后对文件的检索利用。

5． 节省库藏空间。采用“卷”、“件”并用的整理方法，大大减少了预立卷的数量，也几乎不会出现杂卷，因此腾出了很多空间，从而更合理地利用了有限的库藏空间。

6． 查阅同样方便快捷。科研人员借阅文件时，档案人员利用数据库进行检索，马上可以得到“卷”号或“件”号。以“卷”整理的档案人员就按卷号调出来，以“件”整理的就按流水号调出来，科研人员查阅文件不会因此而受到丝毫影响，反而显得更方便快捷。

7． 推动了文档一体化进程。对归档来的科技文件先实行文件级管理，可以理顺文件处理和档案管理之间的关系，充分利用文件处理成果，调整归档流程，真正做到文件随办随归，使文件办理直接进入档案整理环了，将文件处理和档案管理工作有机地结合在一起，推动了文档一体化的进程。它可以加快实现文件与档案资源共享。

8． 为电子文件的整理打下基础。电子文件的产生，标志着人类记录信息、传达信息、留存信息的方式发生了革命，极大地影响着档案整理方法，为纸质文件与电子文件在整理方法上的协调提供了可能。纸质文件与电子文件归档具有一定对应性，以“卷”、“件”进行整理，保持了纸质文件与电子文件管理的统一性和协调性，同时，对电子文件的归档具有一定的引导作用。

传统的文件整理方法虽然存在着很多弊端，但在科技文件这一块有其存在着的必要性，大家也都是有目共睹的。所以，档案人员绝不能对其进行全盘否定；以“件”保管的整理方法，益于推广计算机单份归档文件的管理，有其优越性，但在对科技文件进行整理时，档案人员应视具体条件具备与否适时的酌情而定，不能全盘采纳。总之，如何使“卷”、“件”并用这种整理方法在科技档案管理中，作用发挥到极致，是我们每个档案人员需要在实际工作中不断地摸索与不断地完善。