文件整理突出“事由”好

2001年1月，国家档案局了《归档文件整理规则》。《归档文件整理规则》的制订，打破了传统上采用的“立卷”作为归档文件的整理方法，以“件”作为文书档案的保管单位，在很大程度上把机关档案员和档案部门业务指导人员从繁忙的“立卷”、“整理”、“装订”、“编目”工作中解脱了出来，再加上计算机在各机关办公室的普及，档案管理软件的应用，归档文件整理业务工作不再是“头疼”的事情。

湖南常德市武陵区是从2001年开始全面实施“归档文件”改革的，三年的实践使我们认识到：突出“事由”原则，实施“办结即归”能极大地提高机关档案工作效率，符合机关工作“精简高效”的原则。

在刚刚开始实施《归档文件整理规则》时，档案人员对原“六个特征”尤其是“问题特征”的印象根深蒂固。我们在业务指导时则牢牢把握住了“问题特征”和“事由原则”的区别与联系。我们认为“事由”的含义是一件具体的事情。一个具体的问题，一项具体的工作（活动），一次会议、一项工程、一次事故、一起纠纷、一个案件都是一件具体的事情，这就是“事由”。它与原文书立卷工作中分类组卷中的“问题”有着许多的不同：一是“问题”的概念大，是一类事情。如“文秘工作”问题，它包括秘书、机要、档案、保密等项工作。而“事由”的概念小，它是一件具体的事情，一项具体的工作。如“2003年全区机关档案工作目标考核的通报”，这既是一份文件，也是一项具体工作，也就是一个“事由”。二是“问题”包含“事由”，是多个“事由”的集合体。如上述“档案工作”中，又可以分为收集、整理、检查、宣传、培训等小问题，而“收集”工作中又由几件具体的工作所组成，也可以分为几个“事由”。三是“问题”的灵活性大，“事由”的灵活性小。“问题”可以代表一类的工作或事情，可以按文件数量的多少进行组合和拆分，即一个“问题”可以组一卷或多卷，也可以两三个相近的“问题”合为一卷。而“事由”是一项具体的工作，一个密不可分的整体，它可以是一份文件，也可以是多份文件。如：“归档文件培训班”所产生的文件构成一个事由，它是由计划、申报、批复、实施、总结等文件组成，是密不可分的整体，必须排列在一起。四是“问题”不如“事由”联系密切。同一“问题”可能有多份文件，是将同一类工作的文件人为地集中排列在一起，文件之间联系松散，可以拆分和组合。而“事由”则是某一具体工作所产生的文件，文件之间联系密切，不能随意拆分和组合。

弄清了“问题”与“事由”的联系与区别后，在归档文件整理指导工作中，我们牢牢把握“年度”、“价值”、“事由”三大主题。“年度”：以文件形成年度，不再考虑“针对年度”；“价值”：以突出本机关的主要职能工作与活动；“事由”：一件具体工作办理完毕后随时向档案室（办公室）移交，做到“办结即归”、“随办随归”，由机关档案员及时编号编目，无须“平时立卷”。全区统一采用二级分类法，即“年度―――保管期限”分类法，将同一年度、同一保管期限的办理完毕的文件，按归档时间的先后顺序编写件号，（也可以先用铅笔编件号，以备年终调整与变更），及时录入到归档文件管理软件中，年终进行一次全面的检查与调整。实施“突出事由、化繁为简”的业务指导方法后，全区归档文件整理工作化整为零，极大的提高了机关工作效率。

也许有人会认为“突出事由”原则违背了“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”的整理原则。笔者认为：“突出事由”原则本身就遵循了文件的形成规律，保持了文件之间的有机联系，这与传统的将同类（同一问题）文件排列在一起是不相同的。传统上习惯将“计划”、“总结”放在一起，编排在当年归档文件的前面，也就是习惯上的先综合、后政工、再业务。《归档文件整理规则》强调了以“件”为单位，签发稿与文件正本，转发文与被转发文一并同时产生，并作为一件“办结即归”；“请示”与“批复”不可能同时产生，先将“请示”归档，如果当年收到“批复”文，即粘上在“请示”文之前，合为一件；“计划”与“总结”分别为年头和年末产生的文件，根本没有必要硬性规定将他们排列在一起，否则就会造成办结完毕的文件形成归档“等待”的局面，已办结和未办结、已归档和未归档的文件混杂不清，造成文书人员和档案管理人员的多方关注，影响了机关的档案工作。

综上所述，湖南常德市武陵区在实施《归档文件整理规则》后，归档工作不再是机关档案员的“累赘”，也不再是档案业务指导人员的“包袱”，加速了全区档案工作标准化、规范化、现代化管理步伐。