工程总承包档案人员管理

摘要：本文立足工程总承包角度，立足现场管理，在档案管理过程中，通过全过程管理、中间检查，及时发现档案管理问题，采取科学、合理的纠偏措施，确保档案管理处于一种受控状态。

关键词：工程总承包 档案管理 档案人员管理

对于EPC项目管理而言，设计院主要负责项目设计。随着项目管理的不断发展，设计院拓展了项目勘察、项目承包、项目施工、项目管理与项目咨询等业务。而业务活动不断变化，随之出现各类行政文件、技术资料、承包合同，若采取传统档案管理系统，与当前档案管理需求不相符合，导致某些档案流失。而且，这些资料、档案保存与管理，均需依靠档案管理人员。因此，要想提高档案管理水平，必须加强档案人员管理，促进档案管理规范化、科学化。

一、工程总承包档案人员管理的问题因素

对于工程总承包项目而言，属于一个系统化、复杂化的工程，竣工档案作为国家知识财富，是项目质量鉴定的重要凭证。在项目投产后，竣工档案是运行管理与技改的重要参考。对于工程档案管理，档案人员管理主要存在如下问题。

首先，档案意识薄弱。对于项目文件资料，因档案整理琐碎，不会产生任何经济效益，在施工时，项目现场十分繁忙，而各分包商领导仅注重项目进度、项目形象，许多施工人员在施工现场集中，对于文件资料、档案管理处于一种被动应付状态，进而导致大量档案缺失，未实现生产同步管理。

其次，档案人员业务素质不高。对于一个项目工程建设而言，参建单位较多，分包商几乎缺乏专业档案管理人员。参建单位许多档案人员未接受档案专业知识培训，针对文件资料，无法实现系统、科学分类，不熟悉档案编制要求，使得某些文件内容缺乏规范性、完整性。需后续填补文件资料，使得档案缺乏真实性。

第三，文件编号编写过于笼统。在项目施工现场，因技术文件种类繁杂众多，对于每个文件资料，未编写正确、具体的编号，使得分包单位不知道从何下手，或者凭主管意识编写编号。

二、工程总承包档案管理中的档案管理人员

在工程总承包的档案管理中，档案人员业务水平、业务能力是重要保障，若要做好档案工作，需选拔、培养一批科技型、素质型的档案队伍，加强人才队伍建设，确保档案人员的开拓精神。

首先，档案人员需具备基本档案管理知识，熟悉相关法律法规与行业规准。档案人员必须提升自身理论修养，掌握档案工作相关方法、原则，了解相关法律法规与行业标准，这是档案人员的基础条件。

其次，档案人员必须具备专业知识与技术知识。在项目工程现场，档案人员必须熟悉生产流程、设计知识、施工知识与安装知识。对于电厂生产，如果档案人员不熟悉生产过程，不了解设备性能、工作原理，就不了解建造电厂包含哪几个环节，在各阶段会有哪些文件。如此，我们就无法获取准确与完整资料，所提供信息资源更加不全面。

第三，掌握软件网络知识、计算机操作技能。针对工程总承包档案人员而言，需掌握档案专业知识，精通计算机知识。如果档案人员不了解计算机知识，档案软件开发人员不熟悉档案工作知识，必然导致重复开发，严重浪费时间，造成经济损失，也势必影响工程质量，延长工程工期，增加工程造价，不能造成良好经济效益。

第四，掌握科技英语知识。不管哪一个企业、哪一个公司，都想成为国际性公司。工程企业在发展历程中，所涉及的外包工程逐渐增多，外文图纸、外文资料、外文投标书也势必增多。若档案人员不熟悉基本科技英语，不可能会编制、整理外文档案文件，也不能有效利用外文档案资源。所以，处于新形势下，档案人员必须掌握科技英语知识，与时展步伐相适应。

第五，学习公共关系、市场经济等学科知识。档案管理人员必须具备市场意识，提升自身公关能力，加强预测档案市场能力，调查、了解市场需求，对市场未来进行预测。

第六，提升主动服务意识。对于总承包工程而言，在档案工作中，如果仅局限于资料保存、文件接收，必然落后于市场经济发展。在新历史条件下，需提升档案利用水平与档案社会价值。所以，档案人员需提升主动服务意识，根据用户实际需求，认识到项目档案使用价值，按照相关法律程序与法规，认真做好登记与记录工作。对于项目密级档案，禁止外借阅览。同时，对于管理人员而言，必须熟悉电子技术与信息数据库利用，使项目资料有效完善，确保档案资料的完整性、真实性。

综上所述，要想创建规模型工程公司，打入国际市场，就必须抓住机遇，使档案管理基础性、主动性作用得以充分发挥，构建创新型档案人员管理机制，通过有效管理方法、手段，提升档案人员的档案工作水平，促进档案人员的科学化、合理化管理。

参考文献

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