成功运作会议11字箴言管理新经

一次成功的会议运作，涉及到方方面面的细节，任何一点操作不当都会影响最终的效果。

有人说，从事过美容化妆品行业策划的人去任何一个行业从事策划都没有问题。笔者从事美容行业十余年来，从个人角度观察这个行业，始终觉得作为一个成熟的品牌、一个成功的企业要想做好企业整体市场运营、品牌策划及推广，会议营销是不可或缺的重要环节。招商会、答谢会、终端会议、培训会及各类庆典，已经成为企业开拓市场、扩大影响力、增进收益的重要营销模式。

笔者曾成功参与策划、组织、实施会议活动达300多场，涉及到美容招商会、答谢会、促销会、联谊会等室内外各类型会议，深刻感受到细节化操控、专业高效化执行、流程化系统运作才是成功运作会议的关键。总结长久以来的会议实操经验，笔者整理出“成功运作会议11字”，与大家分享。

主会议目的，主题明确。一场成功的会议，主题犹如远航船只的方向舵，只有会议目的明确，执行团队才有执行的参考。例如一场半天的活动，从主题上和内容上一定和两天以上的活动大不相同：一个以室内论坛形式为主的活动一定和以旅游招商形式为主的活动大不相同；一个表彰为主的活动一定和一个招商为主的活动大不相同。所以明晰的会议主题，是一场活动的灵魂所在。

创头脑风暴，经验共享，切不可认为一场成功的会议是一个策划高手或是会议高手自己的事。俗话说，三个臭皮匠顶个诸葛亮，组建项目组、召开项目会论证、各自发表言论，也许在一瞬间碰撞，就能擦出闪耀的创意火花。通过头脑风暴，结合众多想法与点子，才能准确定位会议主线、规模、参与者等相关内容。

预费用预算，收支明晰。省下的就是赚下的，前期主办方一定要对预算进行严密审核、合理分配，预算额度直接决定会议的举办规格、参会人数、嘉宾级别等，但会议各项费用支出，主办方一定要量力而行，切不可盲目追求高规格、高级别而盲目投入。

细着重细节，宁多勿缺。会前对会议各个环节，执行细致化操作。宁可每个环节多想如何操控，多考虑可能出现的意外插曲，也不能让现场出现环节脱扣、人员无所适从的事情。要知道，这在很大程度上会影响会议环节的连贯性。

时倒排计划，按部就班。从确定主题、预算、会议具体时间开始，就全面进入倒计时工作状态。哪一个时间段完成哪一项工作，倒排计划上一目了然，项目组成员以倒排计划为标准，在指定时间完成指定工作，项目组长以倒排计划来考评下属员工的工作进展，监督整个项目推进情况。

表运用表格，事半功倍。表格化管理是提高会议管理水平，尤其是会议效率，做到“事有所知，物有所管。人尽其职，物尽其用”的较好方式。表格是会议操作过程中良好的书面表现，能将纷繁复杂的工作分门别类，让我们的思想条理清晰，避免造成时间和费用浪费。会议执行过程中表格是行动的指南，能起到良好提示备忘等效果。

图框架构图，条理分明。会议过程中人员分工，是指人与事的配合，即指派哪个或哪些人去完成哪项工作。如果多头共管、多人做一件事，会议秩序一定会杂乱无章。从上至下，会议过程中需明确各自工作任务与目标、要做到知人善任、实现人与事的最佳匹配。合理的框架图，决定了会议是否井然有序。

邀邀约质量，邀约数量。一场会议的成功举办，与被邀约到场参与者的质量与数量密不可分。如果只有质量，没有数量，会议多以高端论坛为主，现场没有太多的互动，也不过多涉及销售业绩。只有数量，没有质量，会议如是招商会议，则难以达成前期的业绩目标。只有依据会议需求，将邀约质量与邀约数量合理搭配，才能对成功举办会议增加筹码。

人团队协作，执行到位。再好的创意，再优质的客户，如果没有团队去执行，或者有团队而团队数量与客户数量远不成比例，要么客户服务不到位，要么签约不到位。总而言之，会议的成败与团队参与者的数量、参与者对会议各环节的熟悉度等有着不可分割的关系。如果没有团队，招商类会议即使开得很成功，后期一定也会因为服务不到位而损伤更多的合作客户。

奖到场奖励，员工奖惩。分两方面来“奖”，一方面，如果是招商会、项目洽商会，如何通过到场奖励刺激的形式，把有质量的客户邀约到现场，常规方法有到场即送价值高昂的产品、送有纪念意义的实物、送合作资金等。二是通过奖惩，充分调动参与会议邀约、洽谈员工的积极性及小组与小组之间的竞争，通过一定的PK环节、签属保证书等环节，将团队的能量发挥到最大也是保证会议成功的秘诀之一。

摄摄影摄像，素材收集。很多企业往往不注重素材的收集与整理。笔者曾碰到多家成立多年的企业，准备要举办会议，需要做企业宣传片时，却没有以往的视频资料；需要做宣传册时，却没有以往的照片资料。眼睛看到的，一定比口述的更有说服力，所以会议举办过程中，方方面面的素材收集，不仅是对该次会议资料的总结，更是会议结束后，为将来增加并积累更多的素材。