浅谈仪器设备的档案管理

设备档案管理是设备管理的一部分，担负着设备技术资料的收集、记录、填写、积累、整理、鉴定、归档、统计、提供利用的任务。而且设备档案是各种仪器设备正常使用、维护以及进行技术性能开发不可缺少的材料，是重要的技术储备中心。为了加强仪器设备的档案管理，既要确保设备档案的完整、准确、系统和安全，又要便于借阅利用，使设备档案资料充分发挥作用，根据我所仪器设备的具体情况，结合多年来的实际工作需要，我们对现有的仪器设备档案资料进行了重新的整理和分离。

由于我们的质量管理体系中对于仪器设备档案的管理一般只是涉及到仪器设备的技术档案部分，加之考虑到我们日常工作及外审工作也只是涉及到这一部分，故我们对原有的仪器设备档案进行了重新的整理。原有的仪器设备档案中大致包含了两大部分。一部分是仪器设备档案的商务资料，包括仪器设备购置申请报告、仪器设备计划申请表、合同、购物发票（复印件）、入库单等，另外对于购买的进口仪器还包含进口审批、外贸合同、协议及办理海关免税所需要的一切资料，这些都是与仪器购买有关的手续，我们把这些材料归为商务部分，考虑到这部分资料一般不需要经常查阅，故还放在原有的档案袋中，另行存放。另一部分则是有关仪器设备档案的技术资料部分，包括仪器设备使用登记册（操作人员写满一本后交回）、仪器设备开箱验收记录、合格证、保修卡、中外文使用说明书、光盘、软盘、操作手册、图纸、溯源证书正本及溯源证书确认记录表、仪器设备停用及启用手续等与仪器技术本身有关的部分，这是我们这次着重整理的部分。

下面主要谈一下仪器设备技术档案资料的整理。我们重新制作的仪器设备技术档案目录中除了原有目录中包含的设备名称、型号、机器号、国别、厂家、出厂时间、到所时间、档案编号外，又新增加了存放位置及使用状态两项内容。这两项内容的增加对于我们每年底进行的仪器设备资产核查及每年底制定下一年度仪器设备的溯源计划是相当有帮助的。另外这次整理还剔除了所有在用仪器设备多年以前的溯源证书，另行存放，考虑到已经与实际工作需要关系不大，建议过后予以销毁，使仪器设备技术档案中只保留最近五年的溯源证书。以后随着每年新的溯源证书的归档，剔除最靠前年份的溯源证书，使档案中始终保留最近五年的溯源证书，这也是与我们程序文件中的规定相符合的。另外以前的仪器设备档案都存放在档案袋中，由于经常查阅，造成档案袋极易破损，通过调研，这次重新购置了档案盒，既解决了档案袋容易破损的问题，又实现了美观整齐的效果，竖立起来的档案盒侧面写有档案号和仪器设备的名称，更加便于查找。

对于仪器设备技术档案的借阅，我们有专门的各部门文件／记录借阅单，每页上面都有编号，相关人员需要借阅资料时，须在文件／记录借阅单上进行登记，注明文件名称、编号、借阅人、批准人、借阅时间、收回人、收回时间等信息。而且我们每年定期进行统计回收（一般在每年底），确保了仪器设备技术档案资料的完整。对于仪器设备使用登记册管理，我们要求操作人员在写满一本后立即交回到设备档案管理部门，使设备档案管理人员随时进行仪器设备使用登记册的归档工作。另外，对于每年各种仪器设备的溯源证书，我们要求各部门设备使用者在收到溯源证书后及时进行确认，除特殊情况外，一般要求在一周之内把溯源证书及确认记录表送回到设备档案管理部门，由设备档案管理人员进行归档工作。

高效的设备档案管理体制对实验室管理体系的运行起到了保驾护航的作用，也充分保证了设备量值溯源的有效实施，为我们实验室质量管理体系水平的不断提高做出应有的贡献。