强化市政工程档案质量管理初探

摘要：市政工程档案资料的管理是工程建设中的一部分，也是必不可缺的重要组成部分，市政工程档案资料是对市政建设施工活动过程中形成的数据和状况的真实记录。建设工程档案质量不仅直接关系到建设工程的质量，也关系到日后的有效利用。强化建设工程档案的形成、收集和移交等管理工作，是确保建设档案质量的重要途径。所以在工程档案管理过程中一定要严格控制其档案的质量，确保其“完整、准确、齐全、规范”，使之与工程建设同步进行。才能为工程建设的使用和验收提供可靠的依据。

关键词：建设工程；档案质量；对策措施

中图分类号：TU198文献标识码： A

一、简述市政工程档案资料的管理

在市政工程中，工程档案资料的管理工作并非独立的，它要多方面的紧密配合，各个建设工程单位只有联系起来，遵守规则、总结经验、具体分析、实事求是，结合科学先进的管理工作办法，系统全面的了解施工过程，才能将工程的真实施工情况反映出来。工程档案资料不仅是建设活动中形成的图物相符、有保存价值的真实记录和反映，其记载的内容包括：构筑物、建筑物、地下的敷设等等，市政工程档案资料还是市政工程项目投资计划、项目工程设计、施工管理、材料使用、维护维修等等活动中形成的文件资料。因此，作为建设项目工程管理的一部分，工程档案资料的管理作用的重要性也就不言而喻了。

建设项目市政工程档案是指在项目市政工程建设过程中形成的对单位有保存价值的文字、图纸、声像等各种载体的文件材料。它是项目工程建设过程中和竣工验收时必要的条件，也为项目投产后生产运行、检修、扩建等提供了重要的依据。如果档案工作不同程度的滞后，造成应归档的文件材料不齐全、不完整；不准确；归档的文件材料不规范，文件材料纸张规格混乱，书写材料不耐久，以复印件代替原件归档；签字、盖章不齐全；检查验收、缺陷处理没有结果或验收人员签字有遗漏等等这些问题都将难以补救。所以在市政工程档案管理过程中一定要严格控制其档案的质量，才能确保其工程档案质量的“完整、准确、齐全、规范”。 是整个项目工程建设使用和验收提供的保障。

二、市政工程档案资料管理的重要性

工程档案资料可以为工程信息的查询提供来源，工程项目负责人可以通过对档案资料的查询做到对工程全程进行监管和控制，而不单单仅靠记忆力来应对。若在项目工程中发生一些意外、质量问题、数量问题等，也可以通过对档案资料的搜集进行校验并找出原因，如此便可方便了工程的管理以及减轻了负责人在工作中产生的压力。工程资料档案可以为未来的工程施工起到参考与借鉴的作用，市政工程档案资料能将工程中所运用到的技术或者应对问题时采取的措施进行记录，并且在以后需要的时候进行反馈。对将来的工程施工吸取了宝贵的经验。工程档案资料中，会提供出有关工程项目的很多数据信息以及此工程施工中能借鉴到的优点或者暴露出的缺点。如若在竣工后，仔细研究档案资料可以得到较多的学习体会并得以借鉴，提高日后的工程施工效率。

三、市政工程档案资料管理的现状

（一）技术资料不真实

真实性是工程档案的生命。虚假的工程技术资料不仅给工程质量评定带来错误的结论，还会给工程今后的维修改扩建带来误导，造成麻烦和不良后果。目前有许多工程项目的技术资料不是及时真实的记录，而是资料员采用“后补”的方式制作出来的。甚至有的工程档案编制公司承接了大量业务，闭门造车，相互克隆，成批地制作假档案。

（二）缺乏管理制度

工程建设项目是短期的临时的，管理部门和人员也是临时安排指定的，工程建设、施工、管理、设计、勘察设计、招投标各环节工作的随机性大，情况复杂，没有一个总的部门来协调管理，更谈不上制订一套涉及各相关部门的管理制度来约束工作行为。

（三）竣工图编制不准确

竣工图是工程档案的重要内容，是今后工程维修改造的重要依据。但在报送归档的工程竣工图中，多数是施工图上直接盖上竣工图章充当竣工图，在图上不作任何更改；有的虽作更改，但施工人员未根据实际施工情况进行规范更改、编制，或改动的地方不注明变更依据，或只注明变更单编号而不作修改，有的是工程竣工后施工人员凭记忆补编而成，造成竣工图不准确、不真实。

（四）建设和施工单位领导不够重视

建设和施工单位领导不够重视，没有专门的部门和人员来管理建设工程档案。如建设单位，往往是指定办公室或后勤部门的某个人对口联系施工现场，管理档案，此人往往对工程档案不是很熟悉，不知道形成什么档案，怎样形成具体的档案。

（五）签章手续不到位

履行签章手续是为了确保技术文件的真实可靠，明确施工监理人员相应责任。一些重要内容本应由施工、监理负责人来签字盖章确认，如隐蔽工程验收记录、基础及主体结构的验收记录、分部（子分部）验收记录等，但是在技术资料中，建设、施工、监理各方签字都是一人的笔迹到底，只是资料员一人代签，有的是用印章代签字，技术资料未经签字者确认，签章手续不到位、不规范，签章手续失去应有的意义和作用。

三、加强市政工程档案资料管理的对策措施

（一）相关部门支持配合，多方面强化档案质量管理

一是在每年的建设工程质量安全大检查中，例如，绵阳市住房和城乡建设局将档案资料及资料员持证上岗情况纳入检查的重要内容，把档案资料的形成收集工作作为考核工程项质量安全的主要指标之一。检查中发现问题由质监、城建监察部门直接发出整改通知或处罚决定。二是在工程档案的审查验收环节，市质监站对工程档案中的质保资料先行审查验收，合格后方能提请城建档案机构审查验收。三是把档案资料员岗位设置纳入施工企业资质年审内容，使档案资料员真正进入“九大员”，明确了资料人员在建设工程中的地位和作用。四是严格落实建设工程竣工备案时查收工程档案审查验收认可文件，从而确保建设工程档案的及时移交和归档。

（二）健全建筑工程档案资料的管理制度

建立健全的档案资料管理制度是有效管理档案的基础。建设单位在项目成立之初就应按照国家档案的相关管理规定，结合工程实际，制定出一套相应的工程档案管理规定。与此同时，要明确建设#施工#监理单位等各项负责人以及档案在形成中所需要承担的责任，规范工程档案的搜集与整理，保证建筑工程与档案管理同步进行。完整的资料可以给建设单位的合法权益提供保障性的重要依据。

（三）档案质量控制对网络信息的应用

建立档案室目录数据库并逐步实现档案的全文检索，首先是做档案室目录数据库的建立，这既是档案部门和档案人员开展档案利用工作的必要基础，也是质量控制的一个渠道，建设项目规模大，周期长，而且参建单位多，人员的流动性较大，资料多，如何把各方的工程档案汇聚在一起并且保证其完整准确，齐全，建立档案管理网络是很有必要的，让其形散而实不散，依照项目和工作的特点，明确相关人员的各项职责，把档案资料流向网络，在工程开工时网络档案信息应与整个工程项目的进度同步进行，就算管理人员变更，也不受影响，做到人走档案依然在，这样资料就不会有缺失，避免出现哪个施工参建档管人员走了无从下手的现象，因此应该高度重视工程档案的网络信息化。

（四）加强培训，提高队伍业务素质

建设管理部门要加强对从事工程档案人员的管理，实行工程资料员持证上岗。城建档案管理机构应定期不定期组织对工程档案资料员的专业培训和业务指导，通过培训来提高他们的业务水平和工作能力。加强对建设、施工、监理单位管理者和工程档案人员的档案业务培训，一方面能促进工程管理者对工程档案工作的重视，另一方面也能使工程档案人员更好地掌握建设工程竣工档案的编制、收集方法及竣工图的编制要求，从而为保证工程竣工档案质量奠定基础。

结语

市政建设工程从立项到竣工验收投入使用，这是一个较长的周期。市政工程档案是对整个过程的真实记录。我们必须通过以上种种有效的管理和档案工程人员不懈地努力，对工程档案质量的制约一定会收到很好的效果，保证档案在工程建设中顺利地完成。

参考文献：

[1]吴德,刘萍. 城建档案管理队伍建设与建设工程档案质量的关系[J]. 城建档案,2011,06:26-29.

[2]莫斌. 试论建设工程档案的规范化管理[J]. 管理观察,2009,12:156-157.