关于保密档案管理与利用的新思考

【摘要】本文依据新修订的《保守国家秘密法》的相关规定及其体现的精神，对保密档案的管理与利用制度重新进行检视。

【关键词】国家秘密；保密档案；档案管理

【中图分类号】G2 【文献标识码】A

【文章编号】1007-4309（2012）07-0087-1.5

政府信息公开是现代法治国家的基本要求之一，旨在保障公民、法人和其他组织依法获取政府信息，实现人民群众对政府工作的知情权、参与权、监督权。但是，政府信息公开，并非政府工作中的唯一原则。在某些情况下，政府信息公开可能和国家的安全、行政活动的效能以及其他的公共利益相冲突。因此，对部分政府信息实行保密，是十分必要的。《中华人民共和国公务员法》明确规定，公务员应当履行保守国家秘密和工作秘密的义务。国家秘密是指关系国家安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。工作秘密则目前尚无法律上的界定，应指不涉及国家安全和利益，为维护行政活动的效能以及其他的公共利益，只限一定范围的人员知悉的事项。在日益强调政府信息公开的时代大背景下，公务员的保密问题就显得尤为重要。

下面，本文拟对涉及国家秘密的档案（以下简称保密档案）的管理与利用制度，结合新《中华人民共和国保守国家秘密法》（以下简称《保密法》）的相关规定，从以下几个方面进行检视：

一、保密档案的归档与验收

我国的相关法律、法规、规章对一般档案的归档与验收作了相应的规定，但这些规定无法完全适用于保密档案。保密档案的归档与验收，须依新《保密法》的规定，采取严格的保密防范措施。

保密档案的归档。根据新《保密法》的规定，承载国家秘密的载体应当作出国家秘密标志，国家秘密载体的制作应当符合国家保密规定。为了贯彻落实这一规定，确保国家秘密不被泄露，负责立卷的人员在对涉及国家秘密的文件材料进行立卷时，应当使用专门的、带有明显国家秘密标志的保密档案封套把保密文件装封，并在封面上注明立档单位名称、案号、案由或者案名、文件分类号、页数、件数、所定密级、保密期限、知悉范围等事项，封口签章后，再向档案工作人员移交归档。如实填写案由或者案名可能导致泄露保密内容的，可以以代码或代名表示。涉及国家秘密的文件材料无法用专门的保密档案封套装封的，负责立卷的人员应当根据具体情况，采取相应的安全防范措施后再移交归档。

保密档案的验收。根据《机关档案工作条例》的规定，档案工作人员在验收档案时应当拆开档案封套，根据档案目录清点核实应归档的文件材料是否齐全、完整，检查归档的文件材料的整理、立卷是否便于保管和利用。但是，这一规定只能适用于一般档案，并不能适用于保密档案的验收。新《保密法》规定，国家秘密载体的收发应当符合国家保密规定，并强调“国家秘密的知悉范围，应当根据工作需要限定在最小范围”。为了贯彻落实这一规定，档案工作人员在验收保密档案时，应当只能从形式上检查专用保密档案封套记载的相关事项齐备与否，并不得拆开封套对保密文件材料进行核实，除非其是该国家秘密知悉范围以内的人员。

二、保密档案的保管

新《保密法》规定，国家秘密载体的保存，应当符合国家保密的规定。但并没有对国家秘密载体的保存作全面、系统的规定，有关的规定散见于该法的相关条款中。根据这些规定及其体现的精神，保密档案的保管应当坚持以下原则：

指定专人管理新《保密法》规定，绝密级国家秘密载体，应当指定专人管理。对于机密级国家秘密载体与秘密级国家秘密载体是否应当指定专人管理，新《保密法》未作规定。然而，专门规定绝密级国家秘密载体必须指定专人管理，主要是为了强调保守绝密级国家秘密的极端重要性，并不意味着对于机密级国家秘密载体与秘密级国家秘密载体，无须指定专人管理。在理解法律时，重要的不是规范的逻辑，而是规范的目的。考虑到维护、保守国家秘密的重要性，根据新《保密法》的相关规定及其体现的精神，所有密级的国家秘密载体都应当指定专人管理。也就是说，所有密级的保密档案，均应当指定专人管理。

实行分级管理根据国家秘密等级的不同，保密档案也相应地分为绝密级、机密级、秘密级。鉴于不同密级的保密档案的重要性不同，应当根据密级的不同，采取有效措施，加以保护和管理。密级越高的保密档案，在维护国家安全和利益中的地位越重要，就越需要采取更为审慎的保管措施。

在专门的设备、设施中保存新《保密法》规定，绝密级国家秘密载体，应当在符合国家保密标准的设施、设备中保存。本规定主要也是为了强调保守绝密级国家秘密的极端重要性，并不意味着机密级国家秘密载体与秘密级国家秘密载体，就不需要在符合国家保密标准的设施、设备中保存。根据新《保密法》的其他相关规定及其体现的精神，所有密级的国家秘密载体，均应当在符合国家保密标准的设施、设备中保存；密级越高的国家秘密载体，应当在国家保密标准越高的设施、设备中存放。为了确保保密档案的安全，保密档案不能与一般档案一起存放，必须另外配置装有密码锁的保密箱或者其他具有相当安全防护功能的箱柜存放。对绝密级保密档案，考虑到它的极端重要性，应在具有足够安全防护功能的保密室中存放，并安装警报及监视系统，以最大限度地防范泄密。

三、保密档案的复制

新《保密法》规定，国家秘密载体的复制，应当符合国家保密的规定，并特别强调绝密级国家秘密载体，未经原定密机关、单位或者其上级机关批准，不得复制和摘抄。根据该规定，绝密级保密档案的复制，必须经过原定密机关、单位或者其上级机关批准。对机密级和秘密级保密档案的复制，新《保密法》未作出具体、明确的规定。其实，保密档案若允许复制，那就意味着获准复制的机关或者人员不仅可以知道保密档案的内容，而且还可以持有该保密档案。然而，依新《保密法》第16条第3款的规定，国家秘密的知悉范围以外的人员因工作需要知悉国家秘密的，尚且必须经过机关、单位负责人批准，至于其因工作需要“知悉并持有国家秘密载体的”，根据“举轻明重”的法律解释规则，当然更应当经过机关、单位负责人批准。因此，机密级和秘密级保密档案的复制，亦应经过原定密机关、单位或者其上级机关批准。为了防止泄密，保密档案的复制，应当根据密级的不同，交由相应程度的人员复制，不能交由一般的档案工作人员复制。复制的保密档案，必须做出明显的国家秘密标志，并注明原件之秘密等级、保密期限或保密知悉人员范围等事项，以免被误作一般档案对待，从而产生泄密的问题。保密档案的复制件应和保密档案的原件一样妥善地加以保管。

【参考文献】

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[2]汪全胜.政府信息公开视野中的工作秘密[J].情报科学2006（10）.

[3]〔德〕魏德士.丁晓春，吴越，译.法理学[M].北京：法律出版社，2005.

【作者简介】丁书燕：通化市体育运动学校。