学校档案管理网络技术论文

一、利用信息网络技术管理学校档案条件具备

第一，可实现档案资源的共享，发挥档案资源的最大价值潜力。资源共享是网络的典型特征和突出优势，在学校档案管理中利用网络技术，构建信息网络技术管理模式，不仅实现了档案管理的现代化和计算机化，也实现了档案管理从传统的实体管理向的信息管理的转变，并借助于资源共享的网络优势，实现了档案资料信息服务的社会化。通过互联网，可以将学校的档案管理系统与公共信息网络、教育信息网络等进行连接，不仅能够通过局域网实现学校不同部门之间的信息共享，还可以与不同学校之间、社会公众之间实现信息共享，彻底转变以往封闭式的管理模式，改变为现在的开放式的管理模式，服务的受众对象从原先单纯的学校内部转变为现在的全社会。

第二，可提升档案管理人员的工作效率。由于采用了的计算机技术和网络通信技术，学校的档案管理人员不再仅仅局限于档案收集、资料整理、进库取卷等繁琐低效的工作内容，而是通过对计算机系统的操作便实现了档案的存储、读取、检索、编辑和利用，档案管理人员有更多的精力去保证档案资料的质量，为学校和其他对象提供更加优质的档案资料。

二、运用信息网络技术构建学校档案管理工作新模式

首先，需要采取综合性技术措施实现学校档案管理的网络化。利用网络技术，逐步建立以校园网为平台，以学校综合档案室为中心，联络学校党政、财务、教学、科研、学生管理等核心机构的学校档案网，实现校内管理机构档案存储(归档)和档案检索(查档)网络化、自动化。学校任何档案信息一经产生就通过校园网的传输进入到档案数据库中，而不必像传统的方式那样必须待工作结束或年终时归档。同时将具有永久、长期保存价值的电子文件，通过校园网上的文件管理系统上传到学校档案的服务器，这样档案信息一经产生就可迅速上网，使使用者在较短期时间内跨地域、跨时间、跨内容地寻找到所需的信息［1］。

其次，科学合理编制学校档案网络管理的有关规章和标准。档案管理是一项科学性很强的工作，要实现用信息网络技术管理，就必须指定统一的业务规范和技术标准。同理，建立一套统一的标准，是学校档案管理网络化的前提，需要从档案信息采集、档案信息存贮、档案信息管理、档案信息网络系统、档案信息管理软件等方面，制定一套可行的规范化标准。只有不同的学校在统一的标准下建立自己的档案管理网络系统，从而才能实现档案信息的资源共享，做到档案信息的社会化，达到为公众提供有效服务的目的［1］。

第三，要切实提升档案管理人员的综合素质尤其是信息化水平。要实现学校档案管理网络化，就必须有一支高水平的档案管理人员队伍。对现有的档案管理人员重点进行计算机操作和网络应用知识的培训，学习电子文件和电子档案管理知识，使他们的档案业务知识与计算机网络应用能力结合起来，以适应学校档案管理网络化的要求。要培养他们的电子档案管理能力，使他们具有采集和管理电子档案的意识，让他们提前介入电子档案的运作和管理，在实践中掌握电子档案采集和管理的技能和方法，学会电子档案管理系统软件的操作和运用，从而熟练地完成档案用信息网络技术管理的一系列工作，为学校管理和发展提供优良的服务［2］。

三、信息网络技术下的学校档案管理需要注意的问题

信息网络技术下的学校档案管理工作是一项复杂工程，牵扯到方方面面，除了技术因素、制度因素、人员因素，还需要重视细节以及网络安全因素。第一，充分认识信息网络技术管理的技术性问题。在建设过程中，需要综合考量电子档案的可用性、可理解性以及可取性等问题。有鉴于此，在对电子档案进行保存的时候，不仅仅要求保存电子档案本身含有的信息，更加应该总是电子档案的背景信息以及相关技术信息等等。

第二，高度重视档案信息的保密性问题。网络是一个双刃剑，必须把自由传播与有效控制结合起来，才能发挥网络传播的巨大效益。档案又是特殊的信息资源，必须解决网络传播的安全问题。要解决这一问题，应遵循以下三点:首先，开发档案的范围应最大化，档案保密的范围应最小化;其次，正确处理所有权、隐私权与公布权的关系。最后，合法开放档案应及时，避免造成信息老化、内容滞后［2］。

总之，网络化的学校档案管理模式是对传统档案管理模式的突破，也是传统档案管理模式在信息技术下的延伸，也是档案管理的必然趋势，两种模式的有效结合，将更大效能的发挥档案的作用，凸显档案管理的意义，将真正体现出学校档案管理的积极意义和重要价值。

作者：封丽静 单位：滨州职业学院