关于信息技术在高校档案管理中的有效应用分析

摘 要：伴随着当今我国社会经济高速发展的趋势，在高校档案管理工作当中已经开始推广应用当代信息技术，由此较好地改进了高校档案管理工作。本文深入分析了在高校档案管理工作中如何来有效应用信息技术，并阐述了在应用此技术之后最大化的提升了高校档案管理工作的质量与效率。

关键词：高校档案管理；信息技术；有效应用

伴随着我国社会经济、高科技等的持续发展与进步， 在高校档案管理工作中也开始推广应用信息技术，有效地促进了高校档案管理工作质量与效率的提升。信息技术自身具备着直观形象、超大信息容量、高速传递等诸多的优势，并在档案管理工作当中具有着极其重要的作用。高校推广应用信息技术之后，其在教育、教学、管理等模式方面也随之发生着改变，使得档案资料自汇聚方式、信息平台、保管与应用信息等诸多方面都产生了较大的变化。

1 信息技术对高校档案管理的意义

1.1 信息技术的应用可以实现高校档案的大容量储存

在高校档案管理工作中有效地应用信息技术，能够达成海量信息的存储，使得工作人员能够较好的来对应管理不同类型的档案信息。在以前实施档案管理工作重点是应用手工来进行分类整理，不仅工作任务繁重，并且还显现出较低的工作效率。在档案管理工作中有效应用信息技术，能够达成自动化与网络化的档案管理，并能够促进档案管理人员工作效率与质量的提升，其仅需在计算机中输入相关数据，就可以达成重复使用。另外，在系统输入相关数据之后，仅能够有着报表的自动生成，并来统计和分析相关的信息，由此也给予学校其他工作事务以便利性。

1.2 信息技术的应用可以为档案管理人员提供工作上的便利

在高校档案管理工作中有效应用信息技术之后，可使档案管理人员自以往固有的繁复手工劳动的当中走出来，并使其工作重点导入到汇聚和编撰资料当中，如此一来就能够较好提升档案资源的整体性和丰富性，由此也给予学校其他工作事务以便利性。另外，汇聚分类、开发应用档案也是一种繁复的工作，倘若档案管理平台缺乏完备性，则工作效率与质量也会较低。在档案管理工作中有效应用信息技术，即可达成档案资源的共享。首先教师能够以自我所具有的权限来对相关的资料进行浏览和下载；其次，工作人员也可通过网络传递交接相关档案资料，以此来对于高校整体的各项工作的质量与效率进行有效提升。

2 高校档案管理现状

2.1 高校档案管理观念落后

在以往不少高校的高层管理者通常会关注于教学与科研工作方面，而忽视了档案信息自身所具有的作用与价值。教师也是全身心投入到平时的教学实践当中，不注重建设与管理档案信息资源，认为自己与档案管理工作没有工作交集，滞后的档案管理理念让所建设的档案信息显得不完备，各类时间较长的信息资料都累积了起来，难以进行有效管理。导致产生了缺乏的实用性的档案信息，对于档案信息的客观真实性直接构成了影响。。

2.2 高校档案管理模式陈旧

伴随着我国社会经济的高速发展，档案信息资源已升华成为了社会进步的战略型发展资源。但是，部分高校还具有着较为滞后档案信息管理方式 依然应用手工来对档案进行分类整理，既有较大的工作量，而且质量与效率也较难提升，也未有专门的的档案信息资源库。同时“注重于管理，不注重于服务”也形成了在日常管理中的单一化，使得查阅档案时手续较为繁琐，未能较好的利用好档案信息。

2.3 高校档案管理水平整体低下

现今因为部分高校仍然在应用以往固有的人工管理档案的方式，造成了巨大的信息量的保存不便于查阅，管理的质量与效率较低。另外此种方式，会让较多的人接触到档案，难以保证档案的保密。并且不便于保存、查阅、更新档案，并直接造成了档案的长期的累积，形成了就会较多的档案资料的存储，不便于保存、查阅、更新档案。

3 信息技术在高校档案管理工作中有效应用

3.1 信息技术中硬技术的应用

高校档案管理工作中应充分应用计算机、移动硬盘、打印机等多种辅助设备，能够有助于工作人员顺利实施档案管理工作。在以往固有的档案管理工作，是应用手工的方式来汇聚和处置档案资料数据，使得工作量较大，而且形成了工作效率低下。巨大的档案信息量使得查阅时较为困难。而在应用和推广信息技术之后，在高校档案管理工作大都配置起了计算机及其辅助设备，能够使得工作人员直接从网络来获取需要的资料信息，并转换和制作为电子版文件进行存储，以此来达成档案资料的数字化形式。电子文件不仅方便存储和保管，而且不占用保管的空间。由于电子文件是新型的信息载体，近数年以来，现今的电子档案已经逐渐替代了原先的纸质档案。学校所荣获的各类奖品，因为保管过程中会出现破损和陈旧等情况，所以应该拍摄出视频或是照片来进行影像保存，另外所荣获的各种纸质的奖状与证书等，能够制作成扫描件作为电子文档保存到计算机中。

3.2 信息技术中软技术的应用

即使是早期的文件系统也能够转化为电子文档进行有效的存储，由于此部分文件具有着繁琐的数据信息，在共享数据和检索信息等诸多方面都有着部分的弊端，因此难以进行的范围的应用推广。在当今信息技术的持续发展趋势下，为能较好的在档案管理工作显现出电子文档的管理工作数据库的作用。应用数据技术的能够较快的达成消除数据信息的冗余消除、有效检索信息、存储和共享信息。在高校构建起了档案信息管理的数据库，能够较好的应用计算机自身的快速检索、密集存储的功能，既可有效提升高校档案信息的保密性，还可有效提升档案管理工作质量与效率。作为世界性的计算机网络的互联网技术，是自规模不同、类型相异的计算机网络所汇合构成的。由于计算机网络化的普及，产生了共享的信息资源，随着持续性发展的互联网技术，在设备的配置及技术方面性能互联网技术都可达成档案的网络化管理的标准化要求。互联网技术既可达成传递、接收、汇聚数据档案，还可达成真正意义上的共享网上信息资源数据，并使得高校档案管理工作效率与质量得到较大提升。

4 结语

总而言之，与社会其他行业的档案管理工作相较，高校档案管理工作具体有着自身的特殊性，其档案资料是以校史和与学校教育发展相关的资料为主，应用现代信息技术可较好提升档案管理工作的整体水平，以及进一步提升档案的有效利用率，使得学校师生及社会上有相关需求的人们能够便捷的查阅档案信息。从而体现出档案信息的存在价值。因此，各个高校应确实来对档案管理工作的理念进行转变，进一步开发和利用好档案信息资源，并能够达成档案管理工作的科学化和信息化，以此来更好的促进高校教育教学及各项工作的顺利展开。

参考文献

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