论电子政务信息资源与档案信息资源的合作共建

【原文出处】档案与建设

【原刊地名】南京

【原刊期号】20037

【原刊页号】9～11

【分 类 号】g7

【分 类 名】档案学

【复印期号】200401

【 标 题】论电子政务信息资源与档案信息资源的合作共建

【 作 者】谭必勇

【作者简介】谭必勇　武汉大学信息管理学院，湖北　武汉　430000

【摘 要 题】数字信息化

【 正 文】

电子政务是信息技术与现代管理体制的有机融合，其本质是以网络为工具，以用户为中心，以应用为灵魂，以便民为目的的现代化政府管理模式。从长远来看，电子政务的根本意义并不在于其表现形式，而在于其能否为公众提供实用的信息和服务。电子政务的功能不能仅仅停留在与政府有关的静态信息上，而要最终实现政府信息资源与社会信息资源的无缝集成，从而使政府真正实现办公自动化、管理信息化和决策科学化的新型管理模式。然而，从我国目前隋况看，电子政务信息资源普遍存在着信息内容少、信息质量不高、信息流通慢等方面的问题。另一方面，作为一种重要的原生性资源，档案信息资源的建设却长期不为社会所重视。因此，实施档案信息资源与电子政务信息资源的合作开发，共建我国高水平的基础信息资源库，是电子政务信息资源建设的合理途径与方法。

一、电子政务信息资源与档案信息资源合作共建的理论依据

电子政务信息资源建设与档案信息资源建设之间存在的密切联系决定了电子政务信息资源与档案信息资源合作开发的可行性。

1.两者在内容上的重合性。档案是国家机关、社会组织、企事业单位以及个人在社会实践活动中形成的具有保存价值的历史记录。电子政务信息资源按来源可以分为两大部分：第一部分是传统政府部门在政务管理活动中形成的各种历史记录和文件信息，包括各级政府颁布的法律法规、政策、各种统计信息等；第二部分主要是在电子政务环境下政府部门在各种中形成的各种电子化、数字化政务信息。由此可见，政府部门是档案信息的重要形成者，政务信息资源是档案信息资源的重要来源，经过鉴定具有保存价值的政务信息就会转化为档案信息。因此，为了避免两者的重复建设，实施两者的合作共建战略是必然选择。

2.两者都面临着信息数字化处理的共同问题。信息数字化在政府信息化（电子政务）建设和档案信息化建设中占有十分重要的地位。所谓数字化，是指运用数据库技术、数据压缩技术、数字扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件和已经归档的电子档案，系统地组织成结构有序的信息资源库。从载体构成上看，档案信息资源与电子政务信息资源都包含纸质文件（档案）和非纸质文件（档案）两大类。在电子政务环境下，电子政务信息与档案信息都面临着大量文件（档案）的数字化处理的难题。因此，在这个共同任务面前，实行电子政务信息资源与档案信息资源的合作开发必将为国家和社会的信息化建设节约大量的人力、财力和物力资源。

3.两者的信息组织和信息管理方式有着共通之处。由于电子政务信息资源与档案信息资源在信息内容与信息载体方面具有较大的共性，这两类信息资源的组织和管理方面也存在着很强的互通性。首先，根据档案管理的全宗理论，电子政务信息资源与档案信息资源都可以按照信息的不同形成者进行第一层次的分类，将不同政府部门或企事业单位形成的政务信息或档案信息划为不同的全宗。其次，在不同的全宗范围内可以根据时间、内容、价值等不同标准来进行不同的信息组织。最后，按照全宗管理的模式对电子政务信息与档案信息实行共同的知识化、智能化管理。因此，电子政务信息资源与档案信息资源的组织与管理方式的共通性也体现了两者实施合作共建的可行性。

二、电子政务信息资源与档案信息资源合作共建的现实条件

1.近年来我国政府信息化与档案信息化建设取得的成就为两者实施合作共建提供了一定的硬件基础

自从1999年我国开展“政府上网工程”以来，我国的政府信息化工作取得了显著的成就。据信息产业部最新统计显示，截至2002年底，我国已有7200多个政府部门建立网站。（注：.cn(2003/2/25)）2002年12月“