企业电子档案管理模式研究

摘 要：电子档案的出现，使得传统的档案管理方法对电子档案管理已经不能适用。电子档案具有管理资源信息化、使用更加方便快捷和归档不确定性的特点，这些特点让电子档案的管理不能仅仅依赖集中或是分散的档案管理方法。针对这一问题，在对电子档案管理问题的探讨基础上，本文提出一种结合信息系统的电子档案管理模式，通过人工录入或是计算机读入，数据库存储，定时更新备份等方式，结合纸质档案和电子档案，建立一种基于数据库的电子档案管理系统。

关键词：电子档案；管理模式；数据库；信息系统

随着信息技术和办公自动化的迅速发展，网络和计算机的应用，使得电子档案的出现，让档案的管理迈向了另一个阶段。企业电子档案是指对大量的电子文件进行归档整理，从而形成系统的文件、图片和影像的资料集合[1]。电子档案跟传统的纸质档案一样，是文件的一种存在形式。但是，由于很多企业对电子档案的管理体系并不完善，使得在进行电子档案的管理工作存在很多问题。例如管理措施不完善，电子档案不能及时备份等。针对于这些问题，很多专家做了相应的研究。吴玮[2]提出了对电子档案进行标准化的管理，来减少电子档案录入不完整的问题。刘冰[3]和申红[4]从民营企业出发，对电子档案管理模式进行了探究。张承宇[5]将新技术QR码应用于电子档案的管理中，提出了基于QR码的水印的电子档案管理系统的设计和开发方法。这些对电子档案管理的方法都在传统的管理上进了一步，但是并没有运用数据库的优势。所以，本文在对电子档案管理存在问题进行分析后，提出针对问题实际的数据库电子档案管理模式。

一、电子档案管理存在的问题

信息的发展，使得“无纸化”管理进入办公室档案管理的阶段。传统的档案管理主要是集中式管理和分散式管理两种方式。这两种方式不能完全符合电子档案的特点。所以，对电子档案的管理存在以下几个问题。

（一）电子档案的归档问题

电子档案的归档主要的第一手资料来源于纸质文件，每一份的纸质文件都来自于各个办公部门。而办公自动化系统在设计时，并没有档案工作者的参与，而是有各个部门人员录入，这就造成了电子文件的归档不完整，问题的考虑并不全面等一系列的问题。

（二）纸质文档跟电子文档分离

很多企业在对电子档案的管理中，认为电子档案可以完全替代纸质档案，所以忽略了纸质档案在电子档案管理中的重要作用。电子档案由各个部门录入管理系统，纸质档案就不再保留，这给以后信息的核对带来了很大的问题。如果管理系统出现问题，不能及时备份，那么，信息将会永久流失。

（三）电子档案存储载体不安全[6]

现在的企业很多的电子档案直接存储在硬盘上，存取的方式十分简单，没有备份，没有加密，对硬盘的保存也没有十分的重视。这就使得电子档案的存储面临很大的威胁。这种方式虽然存储成本低，方式简便，但是如果系统一旦崩溃，电子档案的损失也将不可挽回。

二、基于数据库的电子档案管理模式

针对上面对现在企业电子档案管理存在的问题的分析，结合数据库存储的强大优势，提出基于数据库的电子档案管理模式。

各部门将纸质文件一一归档，录入各部门的分数据库中。各分数据库及时对数据库中的文档进行备份，并适时的更新，这些备份和更新也会同步到中心数据库中，从而保证了电子文档备份和更新，使存储更加安全可靠。

三、基于数据库的电子档案管理模式流程

根据第二小节提出的基于数据库的电子档案管理模式框架，结合企业文档管理的实际，对电子档案管理的流程进行详细的介绍。

（一）文档录入

文档的录入工作主要来自于各部门的第一手资料。这里，各部门需要将纸质文档和电子文档有效的合理利用，从而保证电子文档的质量、准确性和完整性。

（二）权限设置

权限的设置并没有的流程图中展示出来。对于文档的管理，权限是很重要的模块之一。其中，录入、查询、修改和删除更新，这些操作都需要权限的约束，来防止不同部门对数据的更改，导致数据失去其原有的真实性。

（三）信息提取

信息提取主要对文档的数据进行有效的分析，提取对不同部门有效的信息。例如对于销售部门的数据，相关的销售明细等文档就十分重要，这些数据的提取能够减少相关人员的工作，比较直观，正确。

（四）信息规范和备份

信息规范主要是在文档的录入等操作时需要建立一系列的规范标准，从而对不同的电子文档进行标准化的管理，减少电子文档因为格式等问题在存储在数据库中的损失。备份是在数据库存储的时时刻刻都存在的一项重要的任务。及时定期的备份，能够在突发事件的发生时，进行及时的反应，降低电子文档的损失。

四、小结

办公自动化和大数据背景下，电子文档的管理已经是十分受关注的问题之一。本文在现有的基础上提出了基于数据库的电子文档管理模式，并对其流程进行了分析，重点介绍了权限设置、信息提取、信息规范以及信息备份的重要性。从文档的准确性、完善性和处理突况的反应能力来进行电子文档的管理。利用数据库的优势，解决了电子文档存储不安全的问题，大大提高了数据存储的效率和质量。

参考文献

[1] 王帅，马玉滨. 企业电子档案管理初探[J]. 民营科技，2013，12： 154-155.

[2] 吴玮. 企业电子档案管理存在的问题及其对策[J]. 业务园地，2012，6： 57-58.

[3] 刘冰. 民营企业档案管理模式研究[D]. 吉林大学，2011.