浅析新形势下高职院校档案管理工作存在的问题及改进建议

[摘 要]近年来，我国高职院校迅速发展，随着信息化技术的普及以及学生毕业后的弹性就业等一系列问题，这对高职院校档案管理工作提出了更高的要求，对高职院校档案管理工作人员来说也是一种新的挑战。本文针对当前高职院校学生档案管理中存在的问题，结合自身实际经验，提出加强高职院校档案管理的建议。

[关键词]高职院校；档案管理；问题；建议

近年来，我国的高职教育迅速发展，己经成为高等教育的重要组成部分，作为高职院校重要工作的档案管理也必须要适应这个发展趋势。新形势下认真做好高职院校档案管理工作，意义重大。

一、当前高职院校档案管理工作的现状

当前，我国对高等职业教育非常重视，国家出台了一系列措施来支持高职教育的发展，使得高职教育取得了飞速的发展。我国许多高职院校也借此机会扩大办学规模，以增强院校实力，从而更好地适应社会发展需要。这种形势下对高职院校的档案管理工作提出了新的要求。高职院校的档案管理工作逐渐由封闭性走向开放性、效益性，档案的价值得到充分肯定与利用。但是还是有部分院校对档案管理的意识不高，对档案工作不够重视，档案基础设施建设落后、制度建设不完善、缺乏现代信息化建设，档案的开发利用不够，无法适应新形势下高职院校的发展。

二、高职院校档案管理工作中存在的问题

（一）档案保护意识淡薄

目前我国的高职院校重心都放在学生就业率上，学校重视教学，却忽视了对档案的管理，高职院校档案管理的意识非常薄弱。高职院校档案管理工作人员大多都是被动的接受工作，不按规章办事，缺乏档案保护意识。新形势下由于档案管理都采用信息化的手段，大多用光盘、磁盘进行保存，而这些材料使用寿命有限，应定期复制以确保档案的有效，而实际工作中做到这些的确很少。

（二）档案管理人员专业能力不强

目前我国高职院校档案管理的工作人员大部分以前都不是学档案管理的，许多档案管理人员都是其他部门的兼职人员，其本身缺乏档案管理专业知识以及相关工作经验。有的工作人员就是高职院校为了吸引或留住人才而解决的教授、博士的配偶或子弟，有的甚至是校外聘用的临时工，专业人才相当匾乏，档案管理没有活力，严重阻碍了高职院校档案事业的发展。

（三）档案管理经费不足，基础设施不完善

当前，许多高职院校对档案管理不重视，档案管理投入经费少。由于投入的经费少，没有能力购置更好的档案设备，调动不了一线工作人员的积极性。缺乏配套的设备，计算机跟不上现代化的需要，更有甚者，有的计算机是别的部门用过了的旧机器，经过维修几近淘汰的。总之，高职院校档案工作基础设施的不完善，外在压力和内在的推力不够，使得档案管理处于乏力状态。

（四）档案的开发利用不够

档案的开发利用不够主要体现在三个方面：一是服务意识缺乏。大多数高职院校的档案室只起到了一个保管室的作用，而没有发挥真正的作用――档案的利用，只有充分的利用档案，使之真正的服务于日常工作、学院发展，才能体现它的价值。二是服务手段落后。目前高职院校的档案利用还停留在手工检索和操作的阶段，缺乏现代化管理技术和设备，难以适应新形势下信息社会发展的需要。三是服务形式单一，仅限于提供原始档案。没有进行科学的编研开发工作，不能完整地提供一些专题性的资料，没有把档案转变为可开发信息资源。

三、加强高职院校的学生档案管理的建议

（一）加强意识教育，提高认识

要想真正做好高职院校的档案管理，首先要加强档案管理工作人员的的档案管理意识，让他们充分认识档案管理现代化的必要性，切实加强对现代化管理技术的学习和研究，主动适应高职院校现代化发展的需要。同时，各高职院校主要领导必须提高认识，在思想上增强依法管理档案的意识。

（二）提高工作人员专业能力，加强档案队伍建设

高职院校应该定期组织档案管理工作人员进行培训，培训内容可以包括档案专业知识、计算机知识，同时思想政治教育也不能忽视。从各个方面提高档案管理人员的综合素质。对所有工作人员应实行一年一考核，对于不合格者下岗或待岗，引入竞争机制，打破原有的干不干都一样的局面。对于高职院校档案管理工作人员来说，首先要熟练掌握档案材料的收集、分类、编排、归档、保护等多个环节的操作流程，同时要了解档案管理的最新发展动态，不断学习新的专业知识和理论，增强自身的专业能力。

（三）完善档案管理工作制度实行管理的规范化

高职院校应按照《新办法》的要求，修订及完善档案管理制度。同时在内部制定一些制度措施，比如《高职院校档案管理工作制度》、《移交制度》、《工作人员职责》等，用制度来规范每个人的工作，确保档案管理工作开展做到有法可依。结合实际做好各类文件材料归档范围和保管期限的修订工作，做好不同载体档案的规范化、标准化建设。同时，健全档案工作的检查、考核和评估制度，定期检查、总结、验收档案工作；建立单位立卷的归档制度，要求各部门按照归档要求把在工作和各项活动中形成的档案资料收集起来，确保齐全、完整和准确扩并及时移交档案室；建立档案相关信息的统计年报制度，为学院档案工作的科学决策提供有价值的依据；实行专业技术职务聘任制或职员职级制，使档案工作人员朝着专业化、高素质、有梯队的结构发展，为档案事业的发展不断注人可持续发展的括力。

四、结束语

做好高职院校档案工作是办好高职院校的重要基础工作之一。当前我国高职院校处于深化改革阶段，这为高职院校的档案管理带来了新的契机和挑战。如何抓住机遇，解放思想，更新观念，以现代信息技术为核心，加快档案工作的改革步伐，是每一个档案工作者面临的重大问题，需要我们不断深入研究和实践。

参考文献：

[1]胡政.浅谈高职院校档案管理[J].当代经济，2008，8

[2]刘巧元.浅谈职业学校档案资料的保护与利用[J].科技咨询导报，2007，（14）.