分析高校的电子图片档案管理及其应用

【摘要】随着计算机技术的发展和电子信息系统的广泛应用，档案管理模式也随之发生变化。电子图片档案被应用于日常的办公与管理。本文针对当前高校档案管理工作的特点，重点分析了电子图片档案在应用中的特点，指出加快电子图片档案建设，应充分利用现代信息技术提高档案管理工作的效率。

【关键词】电子图片档案 档案管理 现代信息技术 高等学校

【中图分类号】G648 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2012）08-0011-01

档案管理亦称档案工作，是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。电子图片档案的实质指以档案馆（室）纸质档案为依据，在不改变其原有内容信息的前提下，对档案进行信息化、数字化处理，使档案管理工作更加方便、快捷。

一、我国高校档案管理现状

进入21世纪，我国的高等教育事业发展迅速。高等学校（含普通高校和成人高校）数量逐年增加，学生总规模不断扩大，高校教职工数量也不断增加。

当前，我国高校的档案管理工作具有几个方面的特点：

1.工作量大：高校环境具有独特性，每年均有大批学生、教职员工的档案数据变动，录入或迁出，全国高校每年变动的档案数量巨大，种类繁多。就业、继续深造、工作调动等各种情况使档案的变化呈现数量大、变动频繁、跨区域调度等特点，加上其他档案工作，如档案的维护、保存等等，都需要消耗巨大的人力、物力、财力。

2.电子信息化程度偏低：当前，高校档案依旧以纸质档案作为主要的保存媒介，电子信息管理仅仅被简单的应用到检索、交换、备份等辅助功能中。档案电子化的推广工作处于起步阶段。档案管理的过程未能充分发挥计算机和计算机网络的管理作用。

3.档案管理操作的标准化程度不高：由于各个高校都有其各自的特点，因而所设定的制度和规范也存在差异，对档案的管理操作同样是各自有各自的特点，并没有形成统一的规范[1]。

二、电子图片档案管理的利弊

1.电子图片档案的优越性

首先，在传统的档案工作中，档案的抄写、统计、存储不但需要耗费大量人力、物力、财力，而且非常容易疏漏出错。而计算机具有强大的信息处理能力，能够大幅度提高工作的效率。采用计算机信息技术可以使档案资料的收集、分类、统计、存储及查阅等环节变得十分方便，同时也具有很高的可靠性。

其次，通过电子图片的方式储存文件档案，可以实现档案的充分交流与共享。相比传统的纸质档案，电子图片档案具有调档便利、影相证明、查找简单，远程共享等优势，使信息的来源更新效率更高。更重要的是，电子图片档案可以根据不同行业层次、专业学科等需求实行分类、检索、排序、筛选等操作，使档案的管理和调度工作更快捷[2]。

此外，电子图片档案对储存环境基本没有特别的要求，而且占据的空间小，管理储存工作简单。

2.电子档案在应用中的风险

当然，万事皆有利有弊，电子图片档案的储存和使用也存在一定的风险。

（1）电子图片档案储存的安全性。我国档案管理工作的核心之一就是确保档案安全。但是，众所周知计算机系统和网络本身存在较高安全缺陷，不仅硬件资源容易受各种因素的破坏，而且软件资源和数据信息也容易受到病毒等的入侵和毁坏。此外，电子图片档案的录入不像手写汉字具有独一无二的特征性，而是采用系统的字体和标识不利于真假鉴别，受侵害的文件不易被发现。

（2）技术支持不全面。电子图片档案在性质上确定了其在保管条件下和保管期限等方面所存在的局限性，若不能很好加以解决，可能会适得其反。

（3）人员配备不合理。就目前高校的档案管理人员来说，专业知识单一、普通操作型人才居多，而既掌握信息技术、又懂得档案专业的人才很少，这就给电子图片档案的管理工作带来了极大的困难和影响。

三、电子图片档案管理在高校档案管理中的应用

针对上述所提到的在实际运用中，电子图片档案所面临的风险问题，可以采取以下几项措施进行预防：

1.规范化原则：这是电子图片档案管理最重要的原则。所谓无规矩不成方圆，高校对电子图片档案的管理应制定科学、合理、规范、统一的管理标准，相关部门要加强监管力度，档案部门应将档案管理的全过程负责。同时，原有档案的数据化工作应按规定的技术模式、文本格式和工作标准进行，确保电子图片档案内容的原始性、真实性。

2.确保档案的安全：由于电子图片档案可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以随时随地的进行互相转换，这就使得电子图片档案只能保证其真实性而无法确保其原始性。尽管如此，作为高校电子档案的管理人员应充分利用计算机的保护功能对电子图片档案资料加以保护。例如将文档设置为只读模式，或者对部分电子文件进行加密处理等，并将形成的第一手电子图片资料及时备份存档，为今后的教学服务提前做好充足的准备工作。

3.加强控制和管理工作：首先，应对使用权限进行划分，不同的人员设置不同的利用级别，不能越级操作；其次，加强拷贝的提供与回收管理工作。在确定使用者的利用级别之后，再根据其需求向其提供所需电子图片档案的拷贝；第三，要加强电子图片档案使用过程中的安全措施。对电子图片档案的信息内容，应根据密级层次进行有效管理。管理者要对利用的整个过程进行全程有效的跟踪监控，并填写相关文字说明记录，作为日后查证的依据。

4.加强人才队伍建设。无论是采用纸质档案还是电子图片档案，其最终的管理执行者是人本身。而当前我国高校的档案管理队伍可谓是良莠不齐，整体管理水平偏低。再采用电子图片档案管理模式之后，对人的要求更高，因此，培养和造就一批懂得技术、胜任档案管理工作的人员是当务之急，高校有关部门应重视和加强对档案管理人员的培养。

四、结论

当前，人类已进入信息化的社会，电子图片档案在档案管理工作中已占据了非常重要的地位。加强高校电子图片档案管理工作，要根据高校档案自身的特点。不仅要注重硬件设施建设的技术支持；更要注意软件设施建设的不断更新跟进。充分利用计算机网络技术，建立健全电子图片档案资料的管理制度，提高电子图片档案管理人员的工作素质能力，不断加强各个环节的沟通、管理。只有这样，才能更好的为广大师生以及整个社会服务。

参考文献：

[1]邢宏艳.关于电子档案管理若干问题的探讨[J]. 黑龙江档案，2010（1）：25.

[2]王军，王翠茹，姜聪颖.浅析信息时代的电子档案管理[J]. 图书与档案，2011.12：235.