Word邮件合并在财务发票档案打印中的探索与实践

摘 要：本文依据Word邮件合并功能和日常财务发票档案打印的需要，阐述了以Excel工作表作为数据源，根据发票规格制作打印模板，利用Word邮件合并功能生成合并文档并实现打印的过程，提高了用户对发票档案的管理效能。

关键词：邮件合并 档案 发票 Excel 数据源

中图分类号：TP39 文献标识码：A 文章编号：1673-9795（2013）09（b）-0146-01

1 Word邮件合并

Word作为图文排版软件，在日常公文处理和图文编排中被大量使用，邮件合并功能最初是为批量处理邮件文档时而提出的。具体来说就是在邮件的主文档的内容中，合并和发送一组通信资料，通信资料可以来自Access、Excel、VF等数据源。在日常办公的公文处理中，不但可以使用邮件合并批量生成需要的邮件文档发放邮件，而且还可以根据打印需要，自制打印信函、工作证等模板，将另存于Excel电子表格中的信息数据（如员工信息、学生信息），插入到Word模板中的指定位置并“邮件合并”生成所需要的所有记录的打印报表。

山东省非税收入缴款书（回单），宽20.3厘米，高10.2厘米，本例以此发票为例，阐述了利用Word邮件功能生成全校学生的缴款发票并打印，档案发票如图1所示（本图进行了部分压缩）。

2 发票模板制作

2.1 建立Word邮件合并主文档

Word邮件合并主文档是指文档模板中固定不变的主体内容，如信封中发信人的地址、发信人的邮编、发票中收款单位的名称。本例中如图1发票所示，执收单位名称、执收单位编码是主文档中位置和数据相对固定的，而缴款人、项目编码、名称、收费标准、金额、人民币大小写等数据都要来自Word邮件合并数据源，但这些数据的位置仍然相对固定。因此，邮件合并应首先根据打印的数据模板制作Word邮件合并的主文档，确定模板中的数据和相对位置，也即确定了数据源中所需要的字段和主文档中各字段的排版格式。具体设计如表1所示，当然在具体的打印中要将所有的表格线隐藏，此处利用表格主要控制各数据打印的位置。

2.2 准备邮件合并数据源

邮件合并数据源是含有标题行的数据记录表，包含着相关的字段和记录内容。本例以Excel电子表格数据表作为数据源，具体设计如表2所示。

2.3 插入数据域

打开邮件合并主文档，启动“邮件合并向导”（工具信函与邮件邮件合并）；第一步选择文档类型；第二步选择开始文档；第三步选择Excel表作为数据源；第四步编辑主文档，利用工具栏上的“插入域”按钮（菜单工具栏邮件合并）在相应单元格中插入对应数据域“《姓名》《代码》《名称》《发票额》《金额大写》”。

2.4 邮件合并

在主文档中插入相应的数据域后，选择邮件合并工具栏中的“合并到新文档”，Excel数据源表中的相应字段数据合并到主文档的固定内容中，数据源Excel表格中的记录行数决定着Word合并后文档的总页数。

3 打印

3.1 添加自定义纸型

将档案发票的自定义纸型添加到系统中，在win2003中以Epson LQ-1600K为例，将宽20.3厘米，高10.2厘米的自定义纸型添加到系统中去，使用户可以像其他A4等标准纸型一样在页面设置中进行选择。操作步骤为：（1）点击“开始”菜单，选择“打印机和传真”，出现“打印和传真”窗口，窗口中显示系统中已安装的打印机等设备；（2）右击窗口“空白处”（不要选中打印机），点击“服务器属性”，出现“打印服务器”属性对话框；（3）点击“创建新格式”，在“表格名”处录入“102×203”（用户自己定义喜好名称），纸张大小设置为20.3厘米，高10.2厘米，符合用户需要，如图2所示；（4）点击确定保存。

在每次系统重新安装后，都要重新将你的自定义纸型添加到系统中去，以保证打印机Epson LQ-1600K在自动进纸打印时，每打印完一条记录的一页后能自动走纸进行下一页的打印。

3.2 打印

打开Word邮件合并后的合并文档进行页面设置，在“页面设置”对话框中选择“纸张”标签，从下方的“页面大小”下拉框中选择“102×203”（刚才用户自己定义的纸张名称），完成后用户就可以点击打印进行批量打印了。

面对复杂的数据信息，Word邮件合并提供的强大数据管理功能，不但可以批量处理信封和信函等与邮件相关的文档内容，而且一样可以轻松地批量制作证件打印模板、档案发票模板等，对档案信息现代化管理大有裨益。

参考文献

[1] 陈琼虹.浅析会计档案管理中存在的问题及对策[J].管理观察，2011（12）：31.