谈Word的高级功能“邮件合并”的应用

【前言】谈Word的高级功能“邮件合并”的应用由文秘帮小编整理而成，但愿对你的学习工作带来帮助。二、“邮件合并”的应用 1.批量打印信封：按统一的格式，将电子表格中的邮编、收件人地址和收件人打印出来。 2.批量打印信件：主要是从电子表格中调用收件人，换一下称呼，信件内容基本固定不变。 3.批量打印请柬：同上2。 4.批量打印工资条：从电子表格调用数据。 5....

摘 要：word是功能强大的文字、表格、图形处理软件，但Word的高级功能邮件合并功能在制作信函、信封或者是准考证、成绩通知单、毕业证、工资条等方面有着丰富的应用。主要从什么是邮件合并以及它的应用领域、使用过程举例、使用技巧等四个方面对邮件合并功能进行探讨。

关键词：邮件合并；应用；Word高级功能

积极利用Word的所有功能可以节省很多时间，其实，借助 Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并”，我们完全可以轻松、准确、快速地完成相关工作。笔者根据多年应用邮件合并功能的经验，现总结如下：

一、邮件合并的概述

在日常的办公过程中，我们可能有很多数据表要做，同时又需要根据这些数据信息制作出大量信函、信封或者是工资条。面对如此繁杂的数据，当然不能“批量发信”了事，必须要使用特定的称呼或问候语，使得信件就像单独写出来一样。其实，借助word提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并”，我们完全可以轻松、准确、快速地完成这项任务。“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说，就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送与信息相关的一组通信资料（数据源：如excel表，access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，大大提高工作效率。

二、“邮件合并”的应用

1.批量打印信封：按统一的格式，将电子表格中的邮编、收件人地址和收件人打印出来。

2.批量打印信件：主要是从电子表格中调用收件人，换一下称呼，信件内容基本固定不变。

3.批量打印请柬：同上2。

4.批量打印工资条：从电子表格调用数据。

5.批量打印个人简历：从电子表格中调用不同字段数据，每人一页，对应不同信息。

6.批量打印学生成绩单：从电子表格成绩中取出个人信息，并设置评语字段，编写不同评语。

7.批量打印各类获奖证书：在电子表格中设置姓名、获奖名称和等级，在Word中设置打印格式，可以打印众多证书。

8.批量打印准考证、毕业证、明信片等个人报表。

总之，只要有数据源（电子表格、数据库）等，只要是一个标准的二维数表，就可以很方便地按一个记录一页的方式从Word中用邮件合并功能打印出来。

三、以制作学生成绩单为例，谈邮件合并的使用过程

1.准备好数据源文件如学生成绩Excel文件，第一行为字段名如：学号、姓名、语文、数学、英语、物理、化学、总分、名次等字段。从第二行起为各学生的相关数据。注意要保存好学生成绩文件后备用。

2.创建一个Word模板文件（主文档），根据需要进行排版。在本例中可以创建一个两行9列的表格，在第一行中输入数据源文件学生成绩表中的9个字段名，第二行为空白留着备用。

3.显示Word中的“邮件合并”工具栏：单击Word菜单“视图－工具栏－邮件合并”。

4.建立Word与Excel之间的关联：单击工具栏上的“打开数据源”，选择需要合并的学生成绩Excel文件，并选择学生成绩数据表。

5.插入字段：本例中将光标定位在Word模板文档中表格的第二行需要插入字段的位置，分别单击“插入域”按钮插入相应的域字段。

6.单击工具栏上的“查看合并数据”就可以查看效果，最后单击“合并到新文档”，所有学生的独立成绩单都在Word文档中显示出来了，这时可以保存该文档或打印该文档。

四、Word邮件合并的几个技巧

1.用一页纸打印多个邮件。利用Word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件，很多情况下我们的邮件很短，只占几行的空间，但是，打印时也要用整页纸，导致打印速度慢，并且浪费纸张。造成这种结果的原因是每个邮件之间都有一个“分节符”，使下一个邮件被指定到另一页。怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢？其实很简单，先将数据和文档合并到新建文档，再把新建文档中的分节符（^b）全部替换成人工换行符（^l）（注意此处是小写英语字母l，不是数字1）。具体做法是利用Word的查找和替换命令，在查找和替换对话框的“查找内容”框内输入“^b”，在“替换为”框内输入“^l”，单击“全部替换”，此后打印就可在一页纸上印出多个邮件来。

2.一次合并出内容不同的邮件。有时我们需要给不同的收件人发去内容大体一致，但是有些地方有区别的邮件。如寄给家长的“学生成绩报告单”，它根据学生总分不同，在不同的报告单中写上不同的内容，总分超过400分的学生，在报告单的最后写上“被评为学习标兵”而对其他的学生，报告单中则没有这一句。怎样用同一个主文档和数据源合并出不同的邮件？这时就要用到“插入Word域”。在邮件中需出现不同文字的地方插入“插入Word域”中的“if...then...else（I）...”。以“学生成绩报告单”为例，具体做法是将插入点定位到主文档正文末尾，单击邮件合并工具栏中“插入Word域”，选择下级菜单中的“if...then...else（I）...”，在出现的对话框中按要求填入，单击“确定”按钮。

3.如何利用邮件合并功能成批插入JPG格式图片（如批量制作含照片的学生证）呢？具体操作如下：（1）打开放置照片的文件夹，选中地址栏中的内容，执行复制。（2）打开数据源Excel文件，添加数据，将复制的地址粘贴到“照片”字段列下（包括所有记录）。（3）将粘贴过来的数据进行修改（文件名、路径补充完整，一定要写上文件的扩展名），将所有“\”改成“\\（双斜杠）”，然后再保存文件。（4）在主文档中执行邮件合并，将光标定位于放置照片处，按Ctrl+F9插入域：{IncludePicture“{MergeField”照片“}”}（大括号都是用Ctrl+F9输入），“照片”两个字必须与数据源字段名完全相同。（5）完成合并，如果照片不显示，则按Ctrl+A，再按F9进行刷新。

总之，邮件合并是一个非常有用的工具，如若正确地加以运用，可以提高工作质量和效率。

参考文献：

［1］马成荣．计算机应用基础.2版．江苏教育出版社，2011（7）.

［2］张磊．办公自动化高级实例教程．哈尔滨工业大学出版社，2011（2）.

（作者单位 江苏省如东县第一职业教育中心校）