巧用WORD2010“邮件合并”提高办公效率

【摘要】在日常的办公过程中，我们有时会处理很多数据表，同时又需要根据这些数据信息制作出大量信函、信封、成绩单、获奖证书或者是工资条。若我们一个一个地复制粘贴，面对如此繁杂的数据，一方面不能保证准确率，另一方面办公效率也不高。借助Word提供的一项功能强大的数据管理功能――“邮件合并”，我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务，从而提高办公效率。

【关键词】邮件合并;学生成绩单;数据源

一、“邮件合并”简介

“邮件合并”称最初提出是在批量处理“邮件文档”时。在邮件文档的固定内容中，合并与发送信息相关的一组资料（数据源：如Excel表、Access数据表等），以此来批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率，“邮件合并”因此而得名。Word2010版本中 “邮件”功能区各种相关工具让我们在使用“邮件合并”操作时更加方便和容易

二、“邮件合并”适用范围

能够使用“邮件合并”的任务主要符合以下几个特点：

1.需要制作的数量比较大;

2.这些任务的内容可分为固定不变的和变化的内容，例如学生成绩单上的课程标题，姓名，学号标题都是固定不变的内容;而具体的成绩、学号、姓名等就属于变化的内容。其中变化的部分均有数据表中含有标题行的数据记录表表示。

数据表由字段列和记录行构成，每条记录行存储着一个对象的相应信息。

三、邮件合并的三个基本过程

了解邮件合并的使用情况之后，现在我们来学习一下邮件合并的基本过程。理解了这三个基本过程，就抓住了邮件合并的“大纲”，以后就可以有条不紊地运用邮件合并功能解决实际任务了。

1.创建主文档

“主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容的模板，比如学生成绩单上的课程名称、姓名、学号名称都不变的内容等。使用邮件合并之前先建立主文档可以为数据源的建立或选择提供了标准和思路。

2.准备数据源

在实际工作中，数据源通常是现成存在的，比如你要制作学生成绩单，多数情况下，学生成绩信息可能早已被做成了Excel表格，其中含有制作成绩单需要的“姓名”、“学号”、相关课程等字段。数据源表格可以使用Word、Excel、或Access等来制作。如果没有现成的数据源则要根据主文档模板建立数据源。

3.将数据源合并到主文档中

下面将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中，表格中的记录行数，决定着主文件生成的份数。整个合并操作过程将利用WORD2010中“邮件”功能区中的“选择收件人”、“选择数据源”、插入相应的合并域来实现邮件合并。

四、应用实例――批量制作学生成绩单

1.导出学生成绩单，命名为“学生成绩统计表”并保存。

2.运行Word 2010，单击“页面布局”，切换到“页面布局”功能区，选择弹出“页面设置”窗口，根据实际需要设置好页边距和纸张大小，单击“确定”按钮，返回Word 2010编辑窗口 ，根据学生成绩单中有关项目，绘制一张学生成绩报告单，并保存为“学生成绩报告单.docx”。

3.打开刚才建立的“学生成绩报告单.docx”，单击“邮件”，切换到“邮件”功能区，单击“选择收件人”，并在弹出的下拉菜单中选择“使用现有列表”，弹出“选取数据源”窗口，找到并选中前面创建的“学生成绩统计表.xlsx”，单击“打开”按钮，弹出“选择表格”窗口，选择“学生成绩统计表$”，单击“确定”按钮。

4.返回Word 2010编辑窗口，将光标定位到学生成绩报告单需要插入数据的位置，然后单击“插入合并域”按钮，在下拉菜单中单击相应的选项，将数据源一项一项插入成绩报告单相应的位置。

5.单击“完成邮件合并”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“编辑单个文档”，弹出“合并到新文档”小窗口，根据实际需要选择“全部”、“当前记录”或指定范围，单击“确定”按钮，完成邮件合并，系统会自动处理并生成每位学生的成绩报告单，并在新文档中一一列出。

五、总结

本文在对“邮件合并”使用范围和基本过程分析的基础上，通过一个典型任务的解决，全面介绍了“邮件合并”功能在实际工作中的应用方法。因为论述过程有案例的辅助，可以更好的理解“邮件合并”，并以此在工作中的实例应用更好的提高办公效率。

参考文献

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