拓展高校学籍档案服务领域

高校学籍档案是学生从入学到毕业整个过程中，记载着学生在校期间各科学习成绩、思想品德表现、学籍变更、考勤、奖惩等情况的档案。学籍档案是教学档案的重要组成部分，它的构成和程序较为复杂，从新生入学到其毕业离校要建立起一份完整的学籍档案，时间与内容需要相当长的一个周期。学籍档案的建立既真实记录了一个学生接受大学教育的成长历程，也反映了学校办学质量水平和社会影响。

学籍档案的作用：一是为学生毕业后的查档服务；二是为人才培养模式提供参考作用；三是为各类教学水平评估检查提供原始材料支撑；四是为用人单位选拔人才提供咨询服务。

随着社会科学技术的发展，对人才需求的多元化，高校学籍档案信息资源已成为服务社会最为频繁的查询利用信息，在高校档案利用中占据80%以上。笔者认为，应当不断拓展学籍档案新的服务领域，加强内部机制建设。

健全工作网络，落实职责。学籍档案管理是学校档案管理工作的重要组成部分，健全档案工作网络是做好学籍档案工作的重要措施，落实职责则是做好学籍档案工作的基本保证。理顺学籍档案的管理体制，进一步明确各职能部门对学籍档案工作的职责要求。学校综合档案部门的职责：一是做好档案收集、整理、鉴定、立卷归档指导工作，并加强对各职能部门兼职档案人员的业务培训和工作指导；二是要做好学籍档案的整理与开发, 拓宽学籍档案的利用空间；三是要建立完善查询系统和科学的检索体系；四是要瞄准利民需求，与学校就业推荐工作相结合, 开拓满足不同人群需求的学籍档案信息查询系统。

加快现代化建设，提高管理水平。随着校园网的建设和改进，提高信息的处理速度和工作效率，促进学籍档案管理进一步现代化已势在必行。在保持良好的传统纸质档案建设的基础上，加速学籍档案的综合管理应用于计算机网络技术之中，这不仅可以有效提高自身工作效率，加快信息处理，提高学籍档案二次开发与研究，同时还有利于加大信息量的覆盖面，最大限度地满足各方面对学籍档案信息查询的需求, 使学籍档案信息的价值得到真正体现，信息资源得到充分利用和应有的共享。

加强学籍管理队伍的建设。学籍管理队伍是学籍管理工作的主体, 是学籍管理工作的执行者。学籍管理队伍素质和管理水平的高低，是管理质量的优劣，直接关系到高校教学工作的运转和教学质量的提高与社会的影响。学籍管理人员必须熟练掌握计算机应用于高校学籍管理的操作技能，熟悉有关学生学籍管理的政策、规章与条例、办法，具备学籍资料收集、整理分类及分析鉴别的能力。对学籍档案要提前介入，打破传统观念，改进事后归档的做法，主动与各部门沟通，有针对性地抓好学籍档案收集工作。遵循规律，做好前端沟通指导工作。高校档案部门应根据学籍档案材料形成的规律， 从材料形成的源头抓起 ，按照档案归档原则，注意将实际工作中产生的新类型学籍材料列入归档范围, 发现问题及时会同有关部门协商解决,与形成部门一同创新学籍档案管理模式。

随着高等教育发展的不断深入, 学籍档案管理工作将更加复杂和重要。在信息化条件下如何构建拓展学籍档案管理模式, 是教学管理工作在新时期需要着力研究的课题。这一课题迫使各高校教学管理在发展中不断提升。

（作者单位:广东商学院综合档案室510320）