活用学籍档案 拓展校友资源

一、校友资源是高等学校的重要资源

高校毕业生是现代技术、高科技发展的主要人才来源。他们走上社会后，其在大学期间的学习、生活、人际交往成为人生中最美好、难忘的回忆。校友与母校的关系不是一般的关系，而是一种亲情关系。母校与校友之间有着永远萦绕相依的感情，广大校友终生情系母校，关怀着母校的建设与发展；母校也永远惦念着广大校友，关怀校友事业成就。这种宝贵的情谊维系着师生、同学之间千丝万缕的感情，构成了一种不解的情缘。这使广大校友对母校有一种回报的心愿，他们经常关注学校的建设与发展，并愿意为母校做一些力所能及的工作。这种普遍存在的亲情，应该开发，以满足广大校友的心愿和母校的需要。

因此，校友资源成为高等学校人力资源的一个重要组成部分，是潜藏在母校之外的独有的巨大宝库。在高等教育管理体制转型的新时期，在学校自主发展，提高效益的办学道路上，开发校友资源，挖掘校友潜力，充分利用好校友这一学校的特殊资源，使校友资源在学校的发展中发挥更大的作用，是适应新的办学体制，增强学校办学实力、促进学校发展的一条重要渠道。

校友会是学校与校友、校友与校友之间加强联络，增进友谊的重要桥梁；是学校与海内外校友取得联系、获得信息、加强合作的重要渠道。利用好校友资源，关键在于做好校友会工作。校友会的工作是面对全体校友的工作。每个学校都出过名人、名家。翻读历史，都会找出几个杰出人物。这是各高校最为津津乐道之事。一般说来，这些杰出人物不仅在校时有出色表现和成绩，毕业后也是社会的精英和佼佼者。对在校生来说，他们是校友中的典范和榜样；对社会来说，是学校的一种无形资产，是对学校的一种无声的宣传。学校通过各种策略与其进行交流沟通，维持良好的校友关系，可以增大校友对母校的贡献，提高校友对学校的价值。而这些知名校友，并不是孤立的，作为校友群体里的一分子，他们的行为要受到其他校友的影响。普通校友作为个人对学校的贡献可能是微不足道的，但作为群体，他们仍然占有一定的分量，放弃他们，就意味着放弃了他们对学校潜在的贡献，放弃了将其转化为主要校友的机会。母校是校友心中永远的精神家园，校友会应不论“穷校友”“富校友”一视同仁，成为服务所有校友的组织，校友才能迸发出回报母校的巨大物质及精神力量。

高校校友会的工作要有连续性，经常性，要通过各种各样的活动联系校友，强化校友的校友意识，一直不断地提醒校友――你是这个学校出来的，母校记得你！联络校友，沟通信息是校友会的基础性工作。随着信息技术的飞速发展，校友会工作也应逐步实现现代化、信息化、网络化。为此，必须建立起完善的校友信息资源组织，以促进对校友信息的了解掌握。校友工作的信息化建设既是校友工作的一个组成部分，又是拓展校友工作本身的新途径之一。

二、活用学籍档案，丰富和完善校友资源信息库

身处资讯日益发达的现代信息社会，如何更多更及时地搜集有用信息，如何更有效更快捷地利用好这些信息，决定着各项工作的成效。建立校友网络，拓展校友资源，有赖于校友信息资源的收集。建立校友信息库，针对校友信息的特殊性，提供相关有价值的信息，可以从中挖掘校友价值，使之为学校建设与发展服务。

校友信息库是一个日积月累的过程，主要是大规模地查询和分析，要求有大量的历史数据和汇总数据。丰富和完善校友资源信息库，是开发和利用校友资源的基础。而高校学生学籍档案就是校友资源信息的资料库。

作为人才培养基地的高等院校，每年都要向国家输送大量专业人才，与此同时，也会产生一批与人才培养和管理有关的学籍档案，主要包括学生登记表、学籍卡、成绩卡和奖惩材料等学籍管理材料，是学生在校期间所形成的学习、生活的人生的真实记录，亦是校友信息资料不可缺少的组成部分。

三、学籍档案信息网络化，拓展校友资源

2001年开始，全国普通高校全部实行学历电子注册制度，国家教育部为此专门研制了“全国大学生学籍、学历管理系统”软件，该系统从新生的录取简明登记表信息到毕业证书打印、发放、转入校友数据库，贯穿学生在校期间整个的管理过程，形成了一个毕业生完整的电子档案，学籍管理逐步迈向了信息化、网络化。

其中“学籍管理”库是该系统中信息管理的核心，是学生的基本档案信息所在，包括64个字段，如：姓名、性别、出生日期、民族、家庭地址、专业、学制、入学日期、特长、身份证号、健康状况、奖惩记录、社团记录等等。这一段的档案信息记录了一个学生在校期间的所有信息，将学生在校期间的学习情况，健康状况，道德表现，个人爱好以及发展方向等都记录在内。而“综合档案信息”涉及学生衣、食、住，奖、惩、贷，德、智、体、能等多方面信息，其信息包含学生入学前中学段信息、高考信息、在大学期间学习成绩信息、毕结业结论、学生目前的家庭经济状况，学生在校期间的奖励与处分、各类学生的个人简历等。通过与该系统其他功能配合，构成了完整的学生综合性电子档案。该系统的使用规范了全国学生管理信息，充分发挥了信息资源化管理的优势。

学生学籍管理部门应与学校学生工作管理部门、研究生部门、教务部门共同创造条件，运用信息技术将学籍档案智能化，有效及时地将校友各类信息分类、分析、处理。如：计算机可以存储大量的图像、声音等各类数据，学籍档案中可以保存学生的音容笑貌、血型、身份证号等，管理人员可以快速处理、查询、调用校友的各种有关信息。把学籍档案信息化纳入高校办公自动化的总体布局，结合利用高校校园网，开辟窗口，向学校及全社会提供有关的信息服务，利用计算机建立校友网络，加强联络与沟通，充分发挥资源共享优势，扩大学籍档案交流范围，增强学籍档案服务特色与内涵，提供纵深的服务，把单一的不连贯的静资料变成丰富、完整的活资源。使学籍档案信息网络成为一个将计算机、通信网、信息资源网、信息生产者、信息消费者融为一体的全方位网际、网络系统。

去年适逢我们华南师范大学建校七十周年，由于综合档案室较完整地保存了历届学生的学籍档案，并将学籍的案卷级、文件级条目全部录入计算机，现在借助计算机查阅学籍档案只需键入学生姓名，即能在几秒钟内检索出这个学生所有的档案材料，快捷便利，档案利用的查准率和查全率均达到100％，充分发挥了学籍档案的资源优势，把档案资源的开发上升到庞大的资源中心层次，为校友联络工作和校庆典礼筹备工作作出了巨大的贡献。

积极开发学籍档案的信息资源，不断提高利用层次和服务质量，是学籍档案管理工作的真正意义。在市场经济条件下的今天，高校办学规模不断扩大，招生数量不断提高，将使高校学籍档案的利用率大大提高，给高校学籍档案的科学管理和充分利用提供了新的良好机遇。我们要抓住机遇，多角度、多渠道、全方位、深层次地开发学籍档案信息，扩大利用范围，提高利用时效，最大限度地提供高效优质服务。

（作者单位：华南师范大学综合档案室510631）