信息网络在高校档案规范化管理中的应用

【摘 要】论述高校利用信息网络科学地收集和管理档案，科学地利用档案。

【关键词】信息网络 高校 档案管理

【中图分类号】G 【文献标识码】A

【文章编号】0450-9889（2012）02C-

0185-02

信息网络不断融入高校档案服务管理工作中，逐渐使档案管理和档案资源进入信息网络的高速公路。笔者结合自身工作经验，围绕信息网络在高校档案规范化管理中对档案的收集、管理、利用工作所起的作用展开分析，以供同仁交流探讨。

一、利用信息网络科学地收集和管理档案

高校档案管理信息网络化是高校档案管理工作的发展趋势，是一个涉面广、要求高、投入多、难度大的系统工程。档案资源记录了高校发展的历史轨迹，同时又服务于高校的教学、科研、管理工作，因此档案资源的重要价值和历史意义毋庸置疑，如何让高校档案管理工作和服务手段跟上信息网络技术发展的步伐，便有着重大的意义。

（一）信息网络可以创新管理、培训的模式。高等院校是知识传承、学术研究、科技发展的前沿和领军，在获得信息和传播知识方面有着得天独厚的优势。高校档案管理信息化网络化的建设为高校教学、科研及管理工作提供了更先进的技术手段和应用平台。在计算机时代到来的初期，档案管理工作引入了计算机技术，但只是应用于档案目录的分类管理和打印工作，仅局限于单机处理或局域网内部的目录检索和存储，尚未实现真正意义上的网络化管理，这种低科技含量的管理模式导致档案管理系统错误率较高，数据库较混乱，缺乏对数字化档案的应用，查询提取也不太方便。同时，兼职档案人员的专业培训和工作的布置也沿用原始的工作方法，既不科学也不人性化。人员变动大、专业性差造成档案管理的混乱和工作效率的低下。同时，笔者所在学校有新老校区之分，各校区距离远、路程长，对各二级学院、系的兼职档案员的培训和工作指导也消耗大量的时间、人力和物力。近几年来，四川音乐学院不断从工作中探寻和摸索，建立起一套网络管理的新模式，采用广为应用的网络信息通信方式，利用各种信息网络的平台，以档案馆为核心，将各部门、院、系兼职档案员作为基本“单位”，运用信息网络建立起沟通的桥梁，向各个“单位”发出“指令”，确保档案馆对各兼职档案员有效的“指挥”和“控制”，通过网络完成工作布置、培训、协助等档案管理工作。四川音乐学院着重从最基础的管理工作抓起，档案资料收集的源头主要在兼职档案员，各部门院系的兼职档案员手里都掌握本部门的办公、行政、教学、艺术等文件的第一手资料，同时也是这些文件的草拟、或者经手人，管好他们，就等于掌握了档案收集的第一步。于是四川音乐学院制定了一系列有针对性的措施，并拟定了制度，将各部门书记和兼职档案员作为第一责任人，将责任具体落实到人头，做到统一领导、统一机构、统一制度。

同时，四川音乐学院还利用校内的OA办公系统通知等文件，将任务落到实处，提高兼职档案员的紧迫感，加强他们的责任意识；通过网络即时通信工具建立信息员联络群，并利用电子邮件、手机、座机等通信方式，直接与兼职档案员联系沟通，文件、管理培训、远程控制等，让档案管理模式有效地利用信息网络这种快捷的平台，把档案管理工作从低效率的基础管理模式逐步引入信息化、网络化、规范化、现代化的管理模式。

（二）档案收集可以通过快捷、高效的信息网络实现。为了发挥档案在高校发展中的重要价值，加大高校档案馆的信息化网络化建设，四川音乐学院及时更新设备，大力投入，完善软硬件，为档案管理提供良好的软件平台。如利用档案网络化管理软件，让档案的收集管理工作由各部门兼职档案员通过网络来完成。对本部门档案的收集、整理和录入工作，既提高了各兼职档案员的业务素质，也加强了其管理工作的责任心。

在具体的操作过程中，档案系统管理员单独为各部门院系建立用户账户，为各部门兼职档案员各自授权，使各部门之间相互独立、互不干扰。各兼职档案员用指定的用户名和密码通过网络登陆的管理系统操作平台，在管理员的授权范围内进行录入、编辑、上传、下载、打印等规范操作。档案系统管理员则实时对各部门的录入工作进行管理和监督，并有权限进行修改等操作，实时控制和管理档案的录入操作，在录入归档的过程中第一时间发现问题、纠正问题。最后，通过对移交到馆的档案资料进行再次核对检查，提高了归档的实效性、准确性，降低了错误的几率，提高了工作效率。

（三）利用信息网络数字化科技存储档案。档案资源管理的信息化网络化包含了计算机辅助管理和文件电子化管理的概念。对传统档案可以采用计算机辅助管理的方式进行，改变传统保护档案的模式，利用网络媒体、数字存储、扫描等技术，将原始的纸质文件、胶片、照片、录音带、录像带等落后介质上的信息资料转换成微机可识别和处理的数字信息格式，存储到微机的存储器中，如利用扫描仪将各种照片档案或纸质档案数字化输入计算机管理软件，这样更有利于保护档案的原载体，同时实现本机或网络的快速检索，通过信息网络远程共享档案资源数字信息，提高档案资料的利用率，让更多的档案用户能通过网络直接利用档案资源。对新兴的电子档案则可运用更多新的技术手段、新的管理模式，将数字签名、数字印章等技术运用到电子档案管理中。档案资源的网络化数字化建设综合了各种新兴的数字技术手段，使高校档案馆提前做好建立数字化档案馆的基础工作，硬件平台的飞速发展预示着未来建立数字化虚拟档案馆已经不再遥远，信息网络化成为高校档案工作必然的发展方向。

二、利用信息网络技术科学地利用档案

高校档案馆通过信息网络这个开放的平台，将存储于本馆计算机网络系统中的档案资源数据库有计划地开放开发，让全国甚至全球的任何一个计算机终端都可以通过互联网访问和共享这些数据库资源，这对于利用和开发档案资源有着极其重要的意义。同时，这也有利于分散于各地的高校档案馆利用网络加强档案资源的交流，通过信息网络的共享交换数据，取长补短，增进认识，提高工作效率，充分利用信息网络技术的优势为国家节约资金，使档案管理工作进入良性循环之中。

（一）在信息网络新技术条件下查阅档案。要加快档案的信息化建设，就要努力做好档案的保管和利用工作，更科学地发挥档案的功能。高校档案信息资源利用信息网路这个强有力的平台实现了各类网上信息的共享和利用，只要能联入互联网，经过授权的用户，都可以提交查阅申请，在查阅授权范围内可查阅各类文件、图片、视频等电子化的档案文件，同时档案管理者通过网络开展档案的展示，让用户较为集中系统地获得信息和线索，这种新技术条件下的查阅利用方式，充分利用了计算机硬件海量资源存储的能力，运用信息网络的强大检索功能实现方便、快捷高效的查询。

例如，四川音乐学院采用形式多样的借阅、查阅方式，通过档案管理系统查询、电话查询、网络通信工具查询、扫描传送文件内容等服务方式进行借阅、查阅；通过网络通信工具或电话查档的部门，经过档案馆使用网络视频或手机、座机电话等进行安全确认之后，将电子文件或扫描件通过网络通信工具传送给对方兼职档案员，之后上门完善查阅手续等，提高了办事效率，增加了档案的利用效果。

采用创新科学技术，在信息网络中利用档案管理系统的检索、查阅、借阅功能，对档案管理系统中的各类电子文档资源进行快速的题目检索、全文检索或者模糊检索。通过多种有效形式进行档案资源的检索、借阅、查阅管理，大大提高了办事效率，充分发挥了信息技术下档案资源数字化的价值。让档案管理工作实现资源数字化，管理信息化，传输网络化，服务多样化，资源共享化，为基础查询提供最方便、最快捷的途径，提供更高效便捷的查询方式。

（二）利用网络新技术开发利用档案资源。档案资源的共享化即运用信息技术开发利用档案信息资源，依靠信息网络技术做好档案的开发和利用工作。档案资源的网络信息化既能维护原档案资源的真实性，又为档案资料信息的存储和保护提供了一种新的形式。档案资源的网络信息化即以网络信息技术为运用基础，以档案规范化管理为主导，以实现档案资源共享为目的，利用数字化的手段和网络化的技术方式，将零散的档案资源进行转换、存储、整合、共享，为高校教、学、研、管和决策工作提供丰富优质的信息服务，大力推动高校档案工作的信息化网络化进程。档案网络化信息化建设的最终目标是建立数字化档案馆，利用档案资料数字信息数据库，以及档案资料信息管理系统和良好的网络平台与硬件支持，即可实现数字化档案馆管理平台；数字化档案馆在高校档案网络化信息化建设中，有着极其重要的作用，既能提高高校档案资源的开发利用，又能加大高校档案资源的共享力度，利用档案资源网络化的远程传输能力，实现档案资源为社会服务的功能。档案资源的开发要在确保部分保密档案的安全以及维护国家和集体利益的前提下尽可能地利用档案信息资源。四川音乐学院也逐步加大对档案资源开放开发的力度，并逐步通过档案信息网络平台系统向全社会开放，真正做到信息资源共享，为档案史料学科的编研工作提供大量丰富、有价值、快捷的信息资源，将档案资料的价值最大化。

综上，档案管理工作进入网络化、信息化是必然的发展方向，高校档案管理的系统化、规范化，为档案管理信息网络的创建提供了基础，应加大力度开发利用网络资源，制定科学有效的措施，有计划、有步骤地利用好信息网络，拓展服务领域，不断完善档案工作管理体制和服务机制，科学地做好档案收集和保管，科学地进行利用和；研究用户需求，做到有目的的服务，扩大信息网络对档案工作的影响，使档案创造出更多的价值。

【参考文献】

［1］于洁.构建高校档案信息网络系统的思考［J］.档案时空，2005（4）

［2］李华.高校档案信息网络与资源共享［J］.哈尔滨市经济管理干部学院学报，2001（2）

（责编 苏 洋）