电子文件管理系统在企业信息自动化中的应用

摘要：阐述电子文件管理系统在企业信息自动化中的应用，首先介绍在企业信息自动化中进行电子文件版本管理的核心方法，并阐述根据企业不同需求新建电子文件的两种不同方式，然后给出为确保电子文件的安全性而使用的独占式签入签出方法和完善的权限管理系统，在权限系统中，实现角色的复用，降低系统管理人员的工作量，最后针对电子文件管理系统的特点，改进电子文件管理的算法，提高了系统的工作效率。

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关键词：电子文件管理； 版本；权限； 效率

中图分类号：TP393 文献标识码：A

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The Electronic File Manager System Used in 

Enterprise Information Automation

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WANG Lei

（Company Beijing General Research Institute of Mining & Metallurgy，Beijing100070，China）

Abstract：This paper elaborates design principle of file electronic manager system which used in enterprise information automation. First we introduce two ways to create new files and core method to manage the edition of file. Second， we give the way which is used to make sure the file is safe and perfect right manager system. In manager system， we complete the multiplexing of role and reduce the workload of system manager. Last， in the light of file Electronic manager system characteristic， we improve the algorithm of this system and improve the efficiency of this system.

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Key words：electronic file manager； edition；right；efficiency

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1概述

近几年，随着我国经济迅速发展，各企业的信息自动化也日益完善，每天需要处理的电子文件的数量不断增多，电子文件的版本更新速度不断加快，在这种环境下，企业急需实现对电子文件的高效管理。为了解决这个问题，设计了针对企业信息自动化的电子文件管理系统。

由于一般企业员工的计算机水平参差不齐，而电子文件管理系统是几乎所有企业员工每天都需要与之打交道的地方，所以本部分在满足电子文件管理需求的前提下，一个突出的特点就是易操作性，同时针对于不同的电子文件及不同的版本提供了严格的权限管理系统，保证了整个电子文件系统的运行安全。

2各部分的设计原理

2.1新建电子文件

一般企业应用的很多电子文件是在已有的模板文件的上的处理，所以新建电子文件的部分提供了两种方式：直接建立新电子文件或者从模板文件复制电子文件。其中，模板文件夹属于系统文件夹，出于安全性的考虑，该文件夹我们不提供删除或编辑等功能，只能在该文件夹下添加或删除模板电子文件。从模板新建电子文件时，将选中的模板电子文件直接复制到当前的文件夹，并自动生成草案版本电子文件，供用户编辑。

2.2电子文件的版本管理

电子文件的版本管理是电子文件系统的核心，该部分在正式版本和历史版本（废弃版本）的基础上又添加草案版本（可供用户随时编辑）、待审批版本（等待领导审批同意从而可以成为正式版本）和延期版本，增加了系统管理的灵活性和易操作性。我们将草案版本、待审批版本和延期版本三者统称为中间版本，在任何时间中间版本只能有一个。这五个版本的级别由低到高依次是历史版本、草案版本、待审批版本、延期版本和正式版本。一般显示在文件列表的文件为正式版本文件，若此时文件尚未正式，即还没有正式版本，则以版本最高的文件显示出来，以方便操作者及时的找到该文件。这五个版本在一个功能按键下统一管理，配合权限系统，在版本转换中可以根据当前的版本状态计算出用户可以转换到的目标版本[1]，如表1所示：

表1由源版本和用户权限计算出的目标版本

源版本

用户所拥有的权限

目标版本

草案版本

在草案版本/待审批版本/延期版本/正式版本间转换

待审批版本、延期版本、正式版本

草案版本

在草案版本/待审批版本间转换

待审批版本

待审批版本

在草案版本/待审批版本/延期版本/正式版本间转换

草案版本、延期版本、正式版本

待审批版本

在草案版本/待审批版本间转换

草案版本

延期版本

在草案版本/待审批版本/延期版本/正式版本间转换

待审批版本、草案版本、正式版本

历史版本

从历史版本生成草案版本

草案版本

版本转换的举例说明：将一个草案版本文件转换，首先根据操作者的权限判断可以转换到的目标版本，若操作者的权限是“在草案版本/待审批版本/延期版本/正式版本间转换”，则目标版本为待审批版本/延期版本/正式版本，如图1所示；若操作者的权限是“在草案版本/待审批版本间转换”，则目标版本为只有待审批版本，如图2所示：计算技术与自动化2012年9月