强化科技档案的现代化管理,促进企业效益提高

摘要:文章通过对科技档案档案管理现代化的必然性的探讨,提出了科技档案现代化管理存在问题,基础工作落后,提出了实现科技档案管理现代化的对策。

关键词:科技档案 档案管理 现代化

1、实行科技档案管理现代化的必要性

档案是科技信息的物质载体。主要存在着下述问题:(1)科技档案管理基础工作薄弱,设备比较陈旧,缺乏完备的目录和索引,大量的科技档案尚未建立卡片登记,而制作这些卡片档案若以人工手写形式去完成,则会费时费力,且难以统一标准。(2)科技档案汇编周期太长,效率太低。长期以来,没有把科技档案管理工作与现代化的工具有机结合起来,科技档案目录和索引编制工作仍由人手书写而成,这样就造成工作周期太长,效率太低。每完成一次书写工作都需要把所有的档案从头至尾翻阅一遍,耗费大量时间和精力。(3)检索方面也存在着不同程序上的问题。因科技档案管理未实现现代化,科技工作者到档案室查找所需的文件资料往往花费很多时间。被迫采用的检索方式常常是大量地试探性地盲目调卷,然后再一页页地浏览筛选,这种检索方式势必会造成误差和漏查,导致科技档案利用率的下降。

2、目前科技档案实现现代化管理存在的问题

(1)计算机软件赶不上发展的需要。从软件编制情况看,研制开发计算机档案管理软件的工作大部分是由各单位的计算机人员自行开发的,这些计算机专业人员有一定的计算机专业知识,而对于档案专业知识不甚了解,在编制过程中,只是对档案专业知识做一些简单的学习,结果造成了档案管理工作要适应计算机管理系统的需要。(2)计算机管理档案工作前处理工作量过大。在档案管理著录过程中还会常常出现著录项目不准确、重复著录等问题。同时著录信息的录入、存贮的工作量也很大。对于很多科研设计单位来说、档案馆藏量多达几万卷甚至十几万卷,很难在短时间内完成如此大量的录入工作。所以说迅速解决键盘录入档案信息工作的困难是当务之急。(3)档案管理现代化中专业人才缺乏。现在档案部门中会计算机知识与档案知识兼备并能达到现代化要求的人才很少。出现这种现象既有主观因素也有客观因素。客观上讲,档案部分普遍存在工作量大、人员少的情况,档案人员很难抽出时间去学习新知识、新技术,而有关部门提供的再培训机会也较少。主观上,档案人员面对计算机技术知识有畏难情绪。

3、深入做好科技档案基础化

3.1 科技文件材料归档工作

(1)严格技术规范标准。任何专业的科技、生产、建设活动都是按一定的程序、标准,有规律、有秩序进行的,科技文件材料也是遵循上述工作的特定程序形成并以标准经化、规范化的语言、符号、线条等来表述科技内容的。只有严格把握技术规范标准,才能检查每项科技、生产活动形成的文件是否完整、准确、系统;检查科技人员做好科技文件材料的整理归档等工作。(2)建立健全管理制度。加强科技档案工作制度建设,是做好科技档案工作的必然要求。要搞好科技文件材料的形成、积累工作,档案部门还必须会同有关部门把科技文件的形成、积累纳入科技管理制度,积极参加有关活动,主动做好检查、指导工作。(3)分类监管,狠抓落实,确保科技档案的齐全、完整、系统。科学的方法对搞好文件材料的形成。积累也是一个不可忽视的因素。(4)建立保障网络体系。要搞好文件材料的形成、积累必须有组织上的保证,即要建立科技文件材料形成、积累的网络体系,具体实施检查、监督、指导和协调工作,使文件材料形成工作达到标准化、规范化的要求。(5)加强企业技术部分的管理及时将设计的工程技术文件、资料按分共管理,并加保管。(6)科技档案的管理,采用科技与现代化电子档案报结合的模式引进。

3.2 建立科技档案计算机管理系统

(1)建立计算机检索系统。所谓检索系统即是将文件或案卷的内容、外表特征,其中包括档号,分类号、标题名称、作者、文件各类、发文字号、保管期限、密级、主题词、内容提要、附注等著录项目写在格式统一的计算机输入卡片上。(2)建立计算机编目系统。科技档案业务工作中,几乎每道工序都要接触文件或案卷的立档单位名称、全宗名称。我们把这些项目输入到计算机存贮起来,建立一个数据库,就可以供各业务部门、各项工作共同反复使用,可以加工为各种目录和参考资料,避免有各种业务工作中重复书写而花费大量劳动。(3)建立统计系统。建立统计系统,应符合国家档案局制订的统计报表要求,除了必须将档案机构、人员、库房、利用等各方面的基本数字输入计算机存贮外,还应有更具体的统计,如对单份文件、案卷数量、利用人次、利用效果、类型等的统计。(4)建立库房管理系统。它包括两方面的功能,一方面计算机可随时把库房的情况反映出来,可以令档案管理员对档案存放位置、数量、保管状况等了如指掌。另一方面的功能是对库房进行自动管理,可以有效地确保库房的安全。

3.3 加强档案管理的资金投入,档案人员培训

(1)重视对科技档案现代化管理的投入。必要的资金投入和先进设备的配置,是实现计算机科技档案现代化管理的基础和条件。各级政府、各部门单位应高度重视和支持科技档案现代化管理工作的人力、物力和资金财力方面的投入。(2)提高科技档案管理人员的业务素质。对在岗人员要进行针对性地培训和锻炼,要把提高管理人员业务素质作为计算机管理中的重要内容。

3.4 积极开发利用科技档案,为企事业生产经营服务

(1)有效地开发利用科技档案,是提高企业经济效益的重要途径。开发利用好科技档案可以节约时间,节省人力,降低消耗,提高经济效益。(2)完整科学地管理科技档案是提高企事业经济效益的基础。一个现代化企事业,如果没有足够的技术储备,就不能在生产技校上不断革命和发展,更不可能取得良好的经济效益。(3)开创档案管理新局面。档案管理工作要立足于我国现代化管理的现状,吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果,不断适应档案管理工作的新形势。

4、结语

科学规范的档案管理只有坚持与时俱进,才能适应新形势的需要,开创档案管理工作的新局面。做好档案的开发和利用工作,不但可以实现档案管理工作的自身价值,而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。

参考文献

[1]王传宇,沈永年.《科技档案管理学》.中国人民大学出版社,1989年.

[2]邓绍兴.《试论档案工作现代化》.南京:全国第二次档案学术讨论会论样,1985年.

[3]梅珊.《深化节实现档案管理现代化途径分析》.经济技术协作信息,2010年第20期.