企业基建档案管理的重要性

基建档案是企业档案的重要组成部分，它记录了工程建设的全过程，在企业的发展中发挥着积极作用。值得注意的是，随着企业新建、扩建和改造工程项目的增加，在基建档案管理中仍存在着许多亟待解决的问题：

1.重视工程建设、轻视档案管理

目前企业工程项目管理中普遍存在重工程，轻档案的问题。负责工程项目的管理人员，档案意识淡薄，认识不到位，平时只注意抓工程质量、进度、安全等工作，忽视建设工程中档案资料的管理。究其原因：一是企业档案工作效益显现较工程项目效益相对滞后，导致部分企业不够重视档案工作；二是基建档案管理工作未纳入本单位或管理人员年度绩效考核；三是企业档案工作在很大程度上仍沿用传统工作模式，缺乏管理理念创新，影响档案服务于企业中心工作的作用发挥。

2.档案制度不健全，档案职责不明确

基建档案涉及范围广、数量大、收集难、专业性强，加之企业的基建项目往往需要几年甚至更长时间才能完成，期间产生大量文件材料，由于管理人员变动频繁，档案制度不健全，缺少统一的整编标准，档案管理人员不能及时对施工单位工程资料的收集、整理及归档范围进行指导。建设、设计、施工、监理等单位，对自己在整个工程建设中所担负的责任不十分明确，或明确但执行不到位，致使档案归档质量不高。此外，有的企业工程项目验收了，档案没有进行专项验收，造成归档资料不完整，为今后工程的维修、改扩建等一系列工作带来隐患。

3.工程项目前期资料收集工作缺乏有效监管

通常在项目前期，工程管理部门尚未成立，档案管理人员也未介入，工程项目建议书及批复、征地批文、勘察记录、招投标文件等前期资料的收集缺乏监管力度。有的文件散落在各职能部门，随着时间的推移，这部分文件材料的收集难度加大，甚至丢失，有的甚至给企业造成严重的经济损失。

针对基建档案管理工作中存在的问题，笔者认为应从以下几方面着手改进，使之在企业生产建设中更好地发挥作用。

1.加强领导，增强档案意识

基建档案是工程管理工作中不可或缺的重要内容之一，也是重要的企业管理手段。企业应当加强对基建档案工作的领导，加强档案普法宣传，通过定期组织培训、定期深入基层检查指导，不断提高工程项目管理人员的档案意识，只有把项目档案工作从源头抓起，才能保证基建档案工作顺利进行。

2.实行基建档案工作全过程管理

将档案工作贯穿于工程项目建设全过程，通过对“前端、过程、后期”各个环节的控制，确保基建档案完整性和准确性。

（1）前端控制。就是从各类项目文件形成的源头进行控制，梳理归档流程、加强协同管理，确保外部参建单位资料交付受控。明确相关职能部门的监控责任，档案管理部门参与监控、协同管理，保障基建档案归档质量。

（2）过程控制。要求各参建单位明确档案人员，建立覆盖全项目的档案管理网络，将有关档案制度和标准及时发到各参建单位，同时，档案管理部门定期参加工程进度例会，一方面能及时掌握动态信息，根据项目建设进度把好质量关；另一方面，也将过程管理中的有关问题提请各职能部门协同解决。通过过程检查，将问题消除在萌芽状态，为项目按时竣工验收赢得时间。

（3）后期控制。首先，建立档案管理部门一票否决制度，施工单位必须在实物交接后的规定时间内将编制的施工文件和竣工图提交监理审核，并提交生产单位复核，然后向档案管理部门归档，交工验收书上如无档案管理部门签字、盖章，不能进行财务结算。其次，将档案自检作为档案专项验收的基础工作，由项目建设单位与监理单位共同组织档案自检工作，对发现的问题全面整改，为档案专项验收打好基础。按国家有关规定，档案专项验收是建设项目竣工验收的必备条件之一。可以说通过档案专项验收可以折射出一个企业的整体管理水平，企业应予以高度重视。

基建档案是工程项目的真实反映，基建档案管理工作是一项传承历史、记录现实、服务未来的工作，只有做好基建档案工作，才能真正发挥档案为企业发展及生产建设提供服务的作用。

（作者单位：陕西延长石油（集团）有限责任公司）