浅谈加强造船企业对采购环节会计控制制度建设

摘要：本文首先阐述造船企业在采购环节中存在的几个主要问题；然后分析产生问题的主、客观原因；最后提出了解决方法，以促进造船企业的健康发展。

关键词：造船企业 采购管理 控制

受金融危机影响，国际船舶市场仍处低迷，国际竞争激烈，原材料价格上涨对企业已经形成了很大影响,使企业毛利率直线下降。因此如何加强采购环节的控制，使企业能在造船行业的低谷时走出困境，越发显得重要。

一、造船企业控制原材料成本的重要性

造船企业的成本主要由材料、职工薪酬、劳务费、外部加工费、专用费用等组成，其中，原材料占所有成本的比重达到60%-70%，因此，加强内部成本控制是迫在眉睫的事情，而采购环节的控制又是成本控制的源头，本文试从财务角度阐述造船企业在采购环节中存在的几个问题，并探讨相应的解决方法，以促进造船企业采购管理健康发展。

二、造船企业原材料采购的现状

(一)造船企业主要由技术部门以下达定额的形式请购物料

造船企业采购控制的起点为生产图纸所自动产生的生产物耗数量定额，但因目前国内通用的ERP软件和造船专用的图纸设计软件难完成对接、或成本太高，以技术部门手工编制的物耗定额本为起点是较经济的做法，但这种做法对技术部门的设计水平也提出了更高的要求。

(二)造船材料采购品种繁杂，每类船型约需5000多种规格型号，且类别归属关系复杂

同类材料的不同品种、型号，外观相近难辨。即使是船舶专业人员都容易混淆，只了解本工种内的物料用途，这样就很容易出现一物多名，由于采购员与技术专业人员对材料的叫法不一样，采购人员对材料名称、型号、计量单位等要素的选择，以法律、供货商所属的行业习惯为准，与技术部门遵循的船舶修造行业习惯有差异。若采购部门事后未实施补救措施，会造成采购重复。

(三)技术

技术部门有的因专业不胜任、或疏忽，遗漏组合构件的部分配件，造成定额的项目不完整；直接导致后续对应的采购合同不完整，出现要使用该材料时，没有库存，要急着去市场采购的现象。

三、造船企业采购环节普遍存在的问题

(一)造船是1艘或小批量生产，船型更换周期短；不同船型的物料品种、规格型号的相同率低，如果采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，就容易造成库存短缺或积压

以某造船企业为例，由于造船行业的特殊性，每一系列的船所用钢板也不一样，要根据船东要求的船级社认定的钢板采购，但是近年来由于钢板市场波动较大，受美国量化宽松的货币政策影响，输入型通胀带动钢材、铜、锌等基础原材料价格呈明显上涨趋势，因此，船厂在价格低的时候大量购入，但是由于金融危机，很多船东违约，弃船不造了或是把船延期建造，这样就造成所定的钢板不能用在不同系列的船上，造成大量的积压，或是能用，但也要支付大额的转级费后，方可在其他船型的船上使用。

(二)供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批不规范，可能导致采购物质次价高，出现舞弊或遭受欺诈

如有的造船企业没有建立供应商准入制度，没有进行公开的招投标，或公开招投标，但在询价时采用传真的方式，这样就给采购人员太大的权力，极易造成采购人员与供应商合伙的机会。

(三)采购验收不规范，付款审核不严

有的企业由于财产物资内控管理薄弱，物资购销制度松弛，存货采购、验收、保管、运输、付款等职责未严格分离，存货的发出未按规定手续办理，也未及时与会计记录相核对，对多年来的毁损、报废、短缺、积压等不作处理，致使巨额潜亏隐藏在库存中。有些单位存货长期不盘点，给有关管理人员混水摸鱼的可乘之机，再加上经济往来中审查制度不健全等，造成国有资产大量流失。

(四)没有对进口设备采购的汇率进行套期保值，直接加重成本

造船是来料加工的产业，同时也是资本密集型企业，相对于其他产业，人民币升值对船舶工业的影响显得更为突出和严重，造船行业船用设备采购占全部原材料采购的40%的份额，且大部份是从国外采购的，由于我国是采用人民币结算的，故汇率变动对采购成本有着直接的影响。

(五)采购人员素质与仓储人员素质低或者专业技术水平得不到应有发挥

目前采购人员与仓储人员素质相对而言不能满足企业发展的要求，整体素质不高，对他们的思想教育、业务培训也流于形式。致使部分人员法制观念淡薄，缺乏职业风险意识，职业判断能力不高，自我管制能力差。另外企业经营者为了个人利益松懈企业管理，使采购人员与仓储人员的专业技术水平得不到应有发挥。

四、造船企业改善采购管理的思路

针对以上问题，笔者认为应从以下几方面建设加强采购业务控制制度建设

(一)建立职务分离制度

对造船原材料，应由技术中心根据设计图纸，给采购部门下达采购定单；给仓管部门下达定额本，仓管部门根据定额本做为车间领用材料的依据；其他小额零星采购，应由使用部门和其他非采购部门提出，由采购部门执行；付款审批人和付款执行人不得索寻供应商或索价；采购人员不得办理货物的验收工作；货款的采购、存储和使用者不得从事相关账务的记录工作；付款人员不得兼任付款审核；应付账款的记录人员不得从事付款业务；对数额巨大的采购业务，应当按照规定的权限和程序实行集体决策审批或者联签制度，不能由个人专断批准。这样可以有效防止经济业务的遗漏和重复，并可检查是否存在舞弊现象。

(二)建立请购制度

原材料或零配件的请购，由生产部门根据生产工期计划、物耗定额，申报领料计划；材料保管员接到请购单后，应确认生产所需的材料数量和仓库所需的后备数量合计是否已超过库存数量，如确实超过，就应签字同意请购。请购单要经过材料保管部门的主管复核并确定签字，然后报采购部门审批，避免重复和不合理采购。采购部门以物耗定额为上限，结合领料计划，选择经济进货批量模式组织采购；临时性采购的单价较低的零星物品，可不经过仓储部门而由各使用部门直接提出。采购部门根据请购单根据年度采购预算，工程用料计划编制月度采购计划，交由分管领导确认，金额巨大或特殊采购应由总经理审批。

(三)建立科学的供应商评估和准入制度

企业应确定合格供应商清单，与选定的供应商签订质量保证协议与廉洁自律保证书，建立供应商管理信息系统，对供应商提供物资的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和综合评价，根据评价结果对供应商进行合理选择和调整。供应商清单应由使用部门、技术部门、财务部门、采购部门共同商定，而不是由采购部门单独提供。

(四)建立招投标管理制度

一定量的产品，最终所需的原材料数量是一定的，因此采购价格的高低，极大地影响了产品制造成本。供应者凭借较为充分的相关信息，常常占据较大的优势，使采购活动中经常出现价格差异。如果企业通过招标采购，将隐蔽的权力公开化，将集中的权力分散化，利用不同供应者之间的竞争，就可以极大地扭转劣势，并从中获取价格利益。

(五)建立采购定价制度

为确保价格机制透明，企业应制定合理的询价程序，并重点了解供应商的相关情况。控制措施有：①定期了解供应商的基本资料，为企业的招投标提供底价。②需要把握好价格变动的时机。采购人员应注意价格变动的规律，把握好采购的时机。③企业可以直接向制造商进行采购或与其结成同盟联合订购，在减少中间环节所降低的采购成本的同时，企业也可以得到制造商更好地的技术服务和售后服务。④有条件的几个同类厂家可结成同盟联合订购，以克服单个厂家订购数量小而得不到更多优惠的矛盾。

(六)建立严格的采购验收制度

应由质检部门、技术部门、仓储部门根据购货定单上的数量和质量要求，独立地执行货物验收职责，并出具验收证明。并应赋予他们可否决不合格货物的入库权力。

(七)建立采购人员的岗位标准与奖罚激制

采购管理各岗位人员的选择标准，需要具备以下综合素质：一定的专业能力和沟通能力、具有法律意识、清廉等。专业能力不仅包括对所负责的材料属性有一定的认识，还要对材料管理的流程有一个清晰的思路；清廉的素质，对经常与花钱打交道的采购人员来说尤其重要，虽然在内部管理各个环节上采取了种种措施，但对一线的采购人员来说，还是不可避免地遇到供应商主动提供的种种诱惑，怎样防止诱惑背后的陷阱设置，就需要采购人员本身要具备清廉的素养和法律意识等。同时企业应该建立对不高于最高采购限价采购的采购员的相应奖励激制，只有这样，才能充分调动他们的工作积极性，避免采购员与供应商同流合污，为公司采购到物优价廉的产品。

随着经济体制改革的不断深入发展，企业生产经营的最终目的就是提高企业的经济效益。存货采购占用资金比重较大、品种繁多，对企业的资产和损益有很大的影响。因此完善和加强企业采购业务控制越来越重要。

参考文献：

[1]2010年高级会计实务科目考试大纲[M]经济科学出版社，2010；6

[2]2010 全国高级会计师资格考评结合考试辅导教材[M]经济科学出版社2010；6

[3]胡晓军.浅谈建设单位立项及招标阶段控制，会计之友2008

[4]孙永红.浅谈加强企业内部会计控制建设的必要性 科技情报开发与经济,2008年

[5]杨爱珍.浅谈加强企业内部控制.中国经贸