浅析企业职能部门管理的有效性审计

摘要：企业管理工作是一个过程，企业管理工作可划分为计划、组织、领导和控制四大职能。企业职能部门管理的有效性，对于企业战略目标、经营目标、管理目标及其他目标等的顺利实现具有十分重要的意义。本文基于管理功能理论，结合内部审计实践，在阐述职能部门管理有效性审计涵义的同时，构建了体系完整、内容详实、具有一定可操作性的企业职能部门管理有效性审计实务框架，丰富了企业管理审计的内容，拓展了内部审计的视野。

关键词：职能部门；管理；有效性审计

一、企业职能部门管理有效性审计的涵义

无论哪一级企业组织，其管理职能基本都可以分为四项，即计划、组织、领导和控制。这已经成为了目前业界的普遍共识。

计划职能是指为实现企业目标，制定和执行决策，对组织内的各种资源实施配置的行动方案和规划。计划一直都被认为是管理的重要职能，它是对组织行为的谋划和估计，既是行动的指导，又是控制的标准。

组织职能是指为实现企业目标，执行组织的决策，对组织内各种资源进行制度化安排的职能。在企业各种资源中，人是最重要的资源，因此组织职能实际上讨论的是人力资源的配置、业绩考核及岗位职责问题。

领导职能是指对组织成员施加影响，使他们对组织的目标做出贡献。领导的本质是通过人与人之间的相互作用，使被领导者义无反顾地追随他前进，服从他的指挥。组织目标是通过组织成员的集体活动来实现的，而人的积极性的发挥需要领导者借助激励来完成。所以，领导在组织中处于主导地位，起着关键性的作用。领导可以更有效、更协调地实现组织目标；领导是调动组织成员积极性的催化剂；领导是其他管理职能的基础；领导是组织创新活动的推动者。

控制职能指为保证组织目标得以实现、决策得以执行，对组织行为过程（包括下级的工作）进行监督、检查、调整的管理活动。控制一直是管理的重要职能，因为在制订计划时无论考虑得多么周密，无论投入多少人力和物力，都难以保证计划绝对准确、决策万无一失。况且，许多外部因素的变化是组织的管理者根本无法控制的。在计划的执行过程中，外部环境变化、执行人员的疏忽等，都会使计划执行偏离预想轨道。管理者行使控制职能，就是要及时发现这些偏差并采取措施予以纠正。在企业生产经营活动中，控制职能主要体现在优化工作标准的制定，强化业务控制，提高资源利用效率，提升执行力、工作效率及基层服务意识等方面。

企业管理工作上述四项职能是一个系统的有机整体，在整个企业管理活动中，只有通过计划、组织、领导和控制等职能的有效发挥，才能确保企业整体目标的顺利实现。而企业职能部门管理有效性审计是通过对企业计划、组织、领导和控制等职能是否有效发挥进行审查，评价企业职能部门职责履行情况及管理行为的有效性，揭示其业务管理活动存在的问题，寻求对策，以促进企业改善组织运营、增加价值的一项审计活动。

二、企业职能部门管理有效性审计的特点

作为一项特殊的审计项目，与传统审计项目相比，企业职能部门管理有效性审计有其自身的特点。

第一，企业职能部门管理有效性审计是一种系统的审查。所谓系统的审查就意味着要对企业管理活动进行有规律、有计划的观察并予以分析，且要客观地搜集评价证据。从性质上讲，该审计项目属于一种调查研究也许更加准确一些，因为它不像财务审计那样按照一定的专业标准进行审查并搜集可靠、充分的证据。

第二，企业职能部门管理有效性审计的范围比财务审计的范围更广。它可以是对企业管理活动的计划、执行、领导和控制所进行的审查活动，也可以是对企业职能部门有关负责人管理决策和某些事件的认定的审查。审计对象可以是整个被审计单位的业务活动，也可以是一个单位内部的部分业务活动；可以是一个科室或部门，也可以是企业整个经营活动中的某一个功能，如合同管理、计划规划、生产管理、物资采购、信息管理、安全保障等。

第三，企业职能部门管理有效性审计也要依据一定的标准来进行审计，以确定实际与标准的符合程度，这一点与财务审计相同。但管理有效性审计所使用的标准不像财务审计标准那样完备和具有权威性。审计人员需将企业各职能部门的管理目标仔细进行界定分析，确定“最佳的实践”，即如何能更好、更有效率、更有效果地达到管理目标所应采取的管理步骤和工作程序，以便作为评价的标准。

三、企业职能部门管理有效性审计的实务架构

根据上述对企业职能部门管理有效性审计外延及内涵的分析研究，结合具体的审计实践，笔者构建了企业职能部门管理有效性审计的实务框架。

（一）审计的目的

企业职能部门管理有效性审计的目的是通过对企业相关职能部门各项管理职能有效性的评估，考查管理水平的高低，管理素质的优劣及管理活动的经济性、效率性，揭示企业在管理工作中存在的问题和纰漏，寻求对策，促进企业加强管理，改善组织运营，增加价值。

（二）审计的依据

审计依据是国家有关法律、法规、政策；企业有关规定；企业内部控制及生产经营管理方面的文件规定；各部门组织结构图、部门工作标准、工作流程、部门职责、工作绩效考核资料、管理职能文件等相关资料。

（三）审计的方法

由于企业职能部门管理有效性审计涉及范围广、审计内容宽泛、部门专业跨度大，部分审计内容不属于审计人员业务专长，需借助外部专家的力量予以实施。因此，审计组应由审计专家、人力资源专家、企业管理专家、信息管理专家及相关专业技术专家等组成联合审计组，开展具体的审计查证工作。审计方法可采用访谈、观察、检查、再执行等方法，审计方式可采用座谈会、调查走访、查阅相关资料、调查问卷等方式。

（四）审计的程序

在具体实施企业职能部门管理有效性审计时，可遵循以下程序。

1.小组分工。审计过程中可根据被审计部门性质及业务特点的类型分为若干审计小组，如生产部门分为一组，销售部门分为一组，保障及服务部门分为一组等。

2.收集资料，进行初步调查分析。各小组进点后首先收集部门组织机构图、部门工作标准、工作流程，部门、科室工作职责，岗位描述，工作绩效考评资料等，对收集资料进行审计分析并同相关岗位负责人进行访谈，了解实际工作中具体管理步骤及工作程序等。

3.围绕审计重点内容，按照相应的审计程序开展具体审计查证工作。

4.评估业绩。企业职能部门管理有效性审计应对部门工作绩效进行评估，即将被审计业务活动的实际情况与管理层规定的目标或其他适当的计量标准进行比较和评价。

5.挖掘改善的潜力。所谓改善即提高经济性、效率性和效果性。审计人员应通过与各职能部门有关人员的沟通，观察管理业务活动过程及控制程序，审核以往和当期的文件、报告等资料，在定性分析的基础之上，与评价标准进行比较，根据自己的经验实施专业判断，来寻找改进的途径。

6.通过上述审计步骤，为如何进一步提高企业管理工作有效性提出意见及建议。

7.汇总审计发现，在综合分析的基础上撰写审计报告。审计报告应说明审计的目标、范围、方式、审计发现和意见建议。

（五）审计的内容

企业各职能部门管理的有效发挥是实现企业生产经营目标的重要保障，通过有效提升和深化相关部门的管理职能，加强其管理的有效性，是提高企业经济效益、提升企业价值、实现企业目标的有效途径。

在职能部门管理有效性审计中，审查内容主要为计划的制订是否科学合理，组织是否得力，是否制定了科学的决策程序，是否遵守合理的决策原则，决策的方法是否科学、恰当，决策的结果是否正确，是否建立健全了科学的内控制度，各项控制措施是否得力，程序是否严格执行，控制是否有效等。应重点关注以下几方面。

1.核实企业职能部门相关业绩指标的完成情况。

2.审查业绩指标制定的科学性、完整性、合理性、恰当性及可评价性。审查业绩指标考核办法，对比业绩指标考核结果，审核业绩指标是否能够衡量本职工作，业绩考核是否能够达到应有目的。

3.审核相关岗位职责描述是否涵盖其主管业务，包括具体岗位职责及业务流程，实际工作中是否按其岗位职责实施管理活动。

4.审核相关岗位职责履行是否与组织目标、公司目标相一致。

5.审查管理层是否建立了评判工作完成与否、工作效率高低的标准。

6.审核决策的依据及科学性，审核决策过程是否科学，决策依据是否充分，对决策执行效果进行评价。

7.是否存在因没有明确的工作标准或书面操作指令而引起误解、操作不一致和偏离规定的情况。

8.审核相关岗位管理活动与其他部门及业务的关系，审核业务流程及控制的关联性，审核管理控制活动之间是否存在交叉，是否存在“都想管都不管”的问题，审核交叉管理时交流沟通是否顺畅。审查相关部门管控程序设置，审查是否存在针对同一经济业务，部分机关职能部门管理重叠、职责重复的现象。

9.审查相关业务管理活动是否存在控制不足、控制冗余或控制重复问题。

10.审查是否在职责履行过程中出现越权现象，对基层正常生产经营秩序造成干扰。

11.基层向机关职能部门反映问题是否得到及时落实和解决，有无不闻不问、不予回复或搪塞现象。

四、结论

与传统审计项目不同，企业职能部门管理有效性审计作为一项特殊的审计项目，目前尚无成熟理论可以参考，也无成熟经验可借鉴，加之企业的许多管理行为结果难以量化、对其分析的手段不多、评价的科学性及准确性难以把握，因而实施起来难度很大。本课题基于现有的审计实践，以中国石油地区公司的现有管理体制、机制及组织架构为例，构建了企业职能部门管理有效性审计的实务架构，解决了对企业职能部门的管理有效性到底审什么、怎样审、审计所要达到的目的等审计实务中面临的问题。但是，由于受认知程度、理论水平及时间限制，对如何进行企业职能部门管理有效性评价尚未进行深入涉足，有待下一步继续研究。

参考文献：

[1]熊艳.浅论管理学的发展趋势[J].人口与经济，2004（S1）.

[2]闻华.管理职能理论的发展[J].管理学家，2009（09）.

（作者单位：长庆油田分公司审计中心）