浅谈信息化条件下机关文书档案管理

文书档案是党政机关、群众团体、企事业单位等各个社会集团和个人在工作活动中为处理事务而形成并使用的体式完整、内容系统的文字材料。随着机关行政事务活动的不断增加，机关文书档案数量越来越多，涉及的种类也越来越齐全。在日常管理工作中发挥着备考、备察、指导工作的重要作用。

一、信息化条件下机关文书档案管理工作的重要意义

1.文书档案信息化是提高机关文书档案管理效能的重要途径。

随着社会经济建设的飞速发展和机关行政事务管理工作的不断深入，机关文书业务的数量和种类都日趋繁多，文书档案的重要性越发突出。在信息化条件下，改变传统的文书档案管理模式，提高管理效率显得十分重要。充分利用和借助信息化水平日益提升的优势，不断推进机关文书管理信息化建设步伐，提高机关文书档案管理工作的便捷性，为提高机关工作服务于科学发展的效率和能力，具有十分重要而深远的影响。

2.文书档案信息化是提高机关现代化管理水平的必然选择。

机关文书档案管理工作是机关行政管理工作的重要组成部分，提升机关建设质量和水平，首要的就是要通过推行现代化管理，促进机关业务建设上层次、上台阶。机关文书档案管理部门大力推进管理创新，加大信息化建设力度，进一步规范和优化管理流程，提高工作效率，节省人力物力。

3.文书档案信息化是提高机关文书档案开发效益的现实要求。

机关推进信息化文书档案管理，有利于档案信息资源的开发利用，逐步建立信息化管理平台，实现文书档案资源共享，更好地为机关建设发展服务。推进机关文书档案管理信息化，也有助于打破管理部门“官本位”的思想，彻底改变档案的利用方式，冲破档案利用的限制，提高文书档案的公开度，提高文书档案的利用效益，有利于机关职能的转变，推进管理部门更好地服务于中心工作。

二、机关文书档案信息化管理现状与存在的主要问题

随着各级部门对文书档案管理重要性认识的不断提高，机关文书档案管理工作得到快速发展，但与信息化条件下文书档案管理的现实要求还有一定的差距。

1.信息化文书档案管理工作还有待于进一步规范。

近些年，随着电子信息化办公水平的不断提高，文书档案管理工作水平也得到了明显提升。但由于信息化办公平台的不断更新与升级，可能会造成部分电子文件查询困难，部分信息数据丢失等安全患。各类行政文件本身也需要通过梳理，及时按照电子档案的要求移交机关档案室保管。但由于机关各部门的文书档案大多分散在各自拟稿人的不同电脑上，统一管理难度很大，数据丢失的可能性更大。大力推行无纸化办公以来，随着工作方式的重大改革，大量办文、办会、办事都安排在内网进行，这对电子文件的使用、保管和存档提出了新的更高的要求。

2.信息化文书档案管理水平有待于进一步提高。

搞好信息化文书档案管理工作，要有一支高素质的熟悉信息化知识技能的专业文书档案管理队伍。机关文书档案管理工作岗位人员既要熟悉机关文书业务知识，又要掌握计算机操作技术、熟悉网络数据维护知识、掌握信息利用与安全保密知识等。当前，加强机关办公人员信息技术培训，加快推进机关信息化工作进程，是提高机关文书档案管理水平的必由之路，要抓好抓实，并抓出成效，以适应时展需求。

（三）信息化文书档案管理有待于进一步加大推进力度。

由于受传统管理思想的影响，大多数机关文书档案仍采用年度归档的方式，收集鉴别、整理归档、查阅借用等环节有的没有建立健全的规章制度，文件归档、登录、统计等一系列环节性的工作，仍旧采用手工操作；当前，文书档案员通常由机关办公室人员兼职，文书档案管理人员接受过高层次专业学习和系统教育的人员不多，业务能力相对薄弱，有的人员变动频繁，有些单位还把年龄偏大的人员安排做档案管理工作，他们对计算机知识掌握甚少，难以应付现代文书档案信息化的要求，文书档案管理工作很难跟上时展的要求。机关文书档案管理信息化建设涉及面宽，包括办公电脑及网络等设备、配套系列软件，相关业务网站日常维护与栏目开发等，都需要投入大量的资金，而在当前情况下，明显感到机关文书档案管理信息化投入相对不足，尤其是部分单位对信息化工作重视不够，在建设投入上缺乏资金保障，严重影响了机关文书档案管理工作信息化建设步伐。

三、加强信息化条件下机关档案管理对策

1.提高信息化条件下对机关文书档案管理的认识。

由于机关文书拟制工作涉及部门多，人员分散，加上一些部门和个人对文书档案管理重视度不够，文书档案管理工作一直较为薄弱。在纸质档案和实物档案管理方面，机关各部门草拟的稿件、保存的实物，普遍未能做到及时、全面归档。在电子档案方面，有的没有保存，有的保存的往往是最后一稿的电子文件。特别是领导的每次修改痕迹，无法在电子档案中得到保存，且这些电子文件无法进行集中管理，很容易丢失。究其原因，主要是思想上未引起高度重视，在工作比较繁忙的情况下，忽视做好一些基础性的工作。机关作为指导基层工作的重要机构，必须要进一步提高信息化条件下机关文书档案管理的认识，制定科学的工作流程和工作制度，确保机关文书信息化管理落到实处。

2.加强机关文书档案信息化标准体系建设。

由于受档案实体管理模式和方法的影响，档案信息化管理的标准规范也变得比较复杂且较难统一，造成现在文书档案信息管理上标准不一，导致档案信息的传输、传递难度较大。因此，要积极构建科学的机关文书档案收集、整理、归档、利用的实施标准，进一步规范机关文书档案信息化管理工作。并积极依托专网系统建立机关文书档案管理信息化平台，加大机关文书档案信息化建设投入，推进机关文书档案管理信息化建设进程，进一步打牢机关文书档案管理基础。

3.加大机关文书档案信息化建设力度。

要依托现有办公自动化系统，不断扩展其功能与内涵，扩展其模块，以文书处理、文件管理和档案管理构成三个相对独立又相互关联的模块组成。三个模块可以涵盖整个机关文书档案管理的工作流程，实现在文书处理中对于收文发文进行预归档，在文件管理中对于著录的文件和案卷进行整理，在档案归档管理中进行重新编目、追加归档、编电子文号、编存放号、案卷销毁鉴定及进馆鉴定等辅助管理，进一步提高机关文书信息化管理质量和水平。