计算机网络技术在档案管理中的应用解析

摘要：计算机网络技术的快速发展，为档案信息管理提供了有效地工具，这既为档案管理提供了技术支持，同时又有利于计算机网络技术的更进一步的发展。本文就计算机网络技术在档案管理中的应用作了简要介绍，阐明了其中的优点，同时提出了问题，希望对今后相关问题的研究提供借鉴。

关键词：计算机；网络技术；档案管理

中图分类号：G271 文献标识码：A

前言

计算机网络技术的发展，为档案管理指明了方向，那就是网络化。我国档案数量和种类越来越多，档案管理的工作量也越来越大，而且难度越来越高。因此，计算机网络技术成为了一种新的更有效解决档案管理工作问题的方法。

一、计算机网络技术管理档案的必然性

我们以往都用传统的手工操作来管理档案，由于多年的实践和完善，已经形成一套比较成熟的以纸张、案卷为载体的收集、归档、检索等方法。但是，随着社会的进步和知识经济时代的到来，文件和信息的处理量在大幅度增加，具体表现为生成的文件和汇集的信息越来越多，档案信息的利用需求越来越高，对档案系统开发的需求也越来越高。传统的档案管理方式已不能适应现代社会快节奏、大容量的要求，传统档案管理中存在的信息流转不畅、纸张堆叠、查询繁琐、文件归档工作量大等问题凸现，档案信息处理的广度和深度与管理决策的需要产生了较大距离。作为档案管理部门，必须采取有效手段适应和满足现代社会的需要，真正做到收集档案的质量高，高效率整理档案，及时提供信息服务。而要做到这一点就是开发利用计算机网络技术。

二、计算机网络技术在档案管理中的优势

（一）有利于档案及时归档

计算机网络技术的应用，为档案信息的收集提供了极大的方便。档案人员可通过网络进行采集与核对。即各部门可随时将本部门形成的重要的电子文件通过网络发送到档案室，或直接将数据信息向档案室数据库录入；档案室也可以定期在网上各部门的专门文件夹中采集归档资料。这样既方便又省力，确保了档案信息的齐全性。传统的归档方式是档案室于第二年初收集整理上一年的档案资料，因此，档案室保管的最新档案也是上一年度的，而当年形成的最新文件材料都分散在各个部门形成者手中，这就导致档案室提供的信息总是滞后的。现在，由于采用了网络技术，档案室能及时通过网络收到最新信息，确保了档案室提供的档案信息的时效性。

（二）有利于实现档案信息服务社会化

在传统的档案管理模式下，在一定的时期内，有一些档案资源只能提供给一个用户使用，而不能同时满足其他需求者利用档案的要求。这就使得档案的利用率大大降低。而有了计算机网络，在安全和保密的前提下，可以把丰富的档案资源都放在网络上，工作人员只要通过网络就可在任何时间、任何地点方便快捷地检索到自己所需要的信息。同时，也可以使信息流通更加便捷。因此，利用计算机网络技术，可以极大地使档案信息服务于社会。

三、网络技术在档案管理中的具体应用

（一）实现档案管理自动化

计算机网络技术是信息化先进技术手段的核心，其它技术手段大多以此为基础。近年来，计算机网络技术发展极其迅速，它具有高效的信息处理能力，能以极快的速度输入、存贮和输出信息，能够进行逻辑推理和判断，使其对党政机关形成的有保存价值的文字、图表、影像等资料进行现代化管理，使其具有传统档案管理所不具备的功能。计算机网络技术在档案信息资源自动化管理中的应用范围广泛，从一般业务管理到档案检索、编目、编辑出版等等，几乎无所不能，从而大大提高了档案资源管理的效率，也能够大大提高档案信息开发利用的效率。

（二）实现信息传递网络化

现代计算机网络通信技术，使计算机技术的优越性得以更充分的发挥。在档案信息计算机检索系统中采用现代计算机网络通信技术，可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索，发展为智能检索及网络检索，实现档案信息传递网络化，达到资源共享。实现计算机网络化检索是计算机检索方式的高级阶段，它是计算机技术与网络技术相结合的产物，随着计算机网络技术的不断提高，各部门对各种信息的需求量越来越大，质量要求越来越高，每个部门都希望提供的是经过加工后的综合信息，甚至于包含知识增值的产品。通过计算机的管理，对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工，不仅提高了各部门利用档案的效率，还提高了档案工作的社会效益、经济效益。

（三）实现档案信息数字化

档案信息数字化以计算机技术、通讯技术、网络技术，通过软硬件设备进行加工、研制并创造出新的信息产品。传统的纸质档案信息开发利用主要靠手工，而要向更快更高的方面发展，需借助于计算机技术，将其数字化后才能开发为信息产品与电子档案信息，从而使开发利用协调共进。与传统档案资料相比，数字档案更易于保存、查询、修改，并且可以通过网络快速传递。它能使档案业务工作变得方便、快捷、高效。文书处理部门将收文或发文都输入到计算机中，各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅与自己相关的文件，并注上处理意见，年终归档时，只需要向档案管理部门移交一份分类组卷清单，把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理部门的数据库即可，从而使档案工作人员减少了档案数据录入工作。这在科研、教学、设备等各类档案管理中同样适用。在许多档案在形成时已由计算机处理，档案工作人员只需编制相应的档号，整理上架。而计算机管理方面则只需要对数据进行处理，已不再需要大量的数据录入，数据录入影响档案计算机管理的“瓶颈”问题，已不复存在。档案存储数字化提高了档案的利用率，降低了档案管理的成本，并可超越时间、空间、机构等因素，满足学校和社会各界利用者的需求。

四、计算机网络技术在档案管理中应注意的几个问题

（一）继续做好纸质等传统载体形式的档案管理工作

计算机网络技术的应用，并不能解决目前档案管理中所有问题，任何新技术的出现，在其使用过程中都有不少需要完善之处，需要在一定的时间内不断弥补其不足。由于电子文件信息本身的一些局限性还没有得到彻底解决，如可以随意增删，原始性、凭证作用难以确定，法律效力差等，使得纸质等传统载体与电子档案的“双套制”管理在一个相当长的时期内并存，以保证档案内容的准确性和作用的发挥。针对电子文件与纸质文件“双套制”保存问题，在纸质文件和电子文件之间建立一个“通道”，将电子文件和纸质文件以文本方式和影象方式共存，制定特定的、完善的、符合实际需要的管理规章制从而有效地保障信息化档案建设安全、有序地开展。

（二）确保档案资源的安全性

档案管理中使用计算机及网络，必须将安全、保密放在首位。档案是各项重要活动的记录，其中一些属秘密事项，特别是一些单位的档案中秘密事项就更多，这些都是不能公开的。如果不采取相应措施，单纯强调利用，必将给国家造成损失。信息安全重在管理，要建立、健全有关制度，提出明确的保密安全要求，对档案中涉及的秘密信息必须采取保密安全措施，如根据需要对信息进行加密，信息利用要经有关领导审批。计算机按要求设置密码、使用权限、身份认证，安装防火墙；及时对防病毒软件升级、增添漏洞补丁，要解决好计算机电磁泄露问题。与非计算机要分开，计算机不能相互访问；非计算机不能处理、存储信息；有内容的计算机不得上互联网。不得用互联网传输信息，内部网与互联网必须实施物理隔离。只有解决网络安全的问题，才能使档案的可靠性、保密性提升，才能更好地推进档案管理的现代化。

五、结论

总之，利用计算机网络技术管理档案是档案管理工作发展的必然趋势，它代表的是一种全新的信息环境。它会随着计算机管理水平的不断提高而充分发挥出优势，实现真正意义上的档案管理现代化。

参考文献：

［1］ 孙淑扬．档案与计算机［M］．北京：档案出版社，1987．

［2］ 张正强．建设档案计算机网络应注意的几个问题［J］．现代知识库，2002．