当前影响高职院校人事档案管理的因素探析

摘要：高职院校人事档案管理是一项基础性工作，是高校实现有序、规范、有效管理的重要组成部分，但是当前高职院校人事档案管理效率不尽人意。为此本文就高职院校人事档案管理的影响因素进行探析。

关键词：高职院校；人事档案管理；因素；探析

人事档案作为一项社会财富和信息资源，是社会实现长期稳定和高效管理的主要手段和途径，高职院校作为社会组织的一部分，更是需要加强档案管理，它是高校一项基础性工作，是实现有序、规范、有效管理的重要组成部分。随着人事档案价值的不断提升和社会信息化程度的提高，高职院校对人事档案管理的要求更高了，但是由于种种原因，当前高职院校的人事档案管理效率不尽人意。高职院校人事档案管理工作如何适应时展和院学校改革的需要，如何更新观念，与时俱进，抓住机遇、开拓创新，破解不利因素，更好地服务于学校的建设和发展。本文就影响高职院校人事档案管理工作的主观因素和客观因素进行一些探析。

一、主观因素，主要表现为意识因素，它是影响人事档案管理效率的主要原因

第一，领导重视不够。档案管理虽是高职院校的一项基础性工作，但也是一项重要工作，由于受传统观念、工作方法和思维习惯等主客观因素的影响，一些高职院校领导并没有从根本上认识到档案工作的重要性，存在重建设、轻档案的思想。出现在考虑档案管理人员的配备上，对管理人员的数量、知识结构，经费投入、基本设施条件等重视不够。领导对档案工作的认知观念无形中影响着干部职工对档案工作的态度，在很大程度上制约了高职院校档案工作的有效发展和师生对档案工作的认识水平。

第二，档案管理人员自身职业意识不强，它包括业务意识、责任意识、服务意识、创新意识等。当前，有部分高职院校发展规模较快，档案建立与管理的难度加大，部分档案管理人员对档案工作的重要性认识不到位，以致很多高职院校人事档案管理效率不高。

1、业务意识。现在高职院校的发展规模已相当壮大，教师的数量在猛增，相应的档案信息量也在快速增加，若果再依靠传统的手工模式来管理人事档案，那难以适应和满足高职院校事业快速发展的需要。因此，必须转变人事档案工作传统管理的思想观念，更新学习观念，全面提升和培养自己的能力，不断学习新的技术，掌握更多的专业知识，改变传统的档案管理方法，运用现代化的技术手段对高校档案进行有效的管理，推进人事档案工作信息化管理，以适应人事档案信息化管理的需要，更好地做好服务工作。

2、责任意识。人事档案信息是一个相对动态的、变化的信息资源，能反映就考核，职称职务变动，培训进修情况，教学科研成果等信息都处于一个相对动态的过程中。增强人事档案管理人员的责任感，不仅是档案管理工作的要求，更是一项政治工作，因为该项工作具有严肃性、原则性、纪律性等特点。只有强烈的责任心，才能在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中避免或减少工作中的失误和差错，才能及时地、不厌其烦地去收集材料，认真鉴别材料的真伪，按照要求将材料及时分类、归档；只有强烈的责任心，才有可能避免因个人感情而擅自改动、涂改材料，保持档案的真实性和完整性。

3、服务意识

做好服务是人事档案工作的基本要求，也是有效实现人事档案管理工作的基本途径。人事档案管理工作是一个严密性较强的工作，特别信息化时代，因此，人事档案管理人员要顺应现代教育发展要求，改变传统的内向型的信息管理模式，树立主动为学校的整体发展服务的意识、 满足广大教职工和社会各界的实际利用需要。要以“增强服务意识”作为工作的出发点和落脚点，树立“工作就是服务”的观念，提高服务质量，更好地做好各方面的人事档案服务工作。

4、创新意识

目前，部分档案管理人员由于缺少专业知识与信息技能，工作仍然停留在传统的手工收集、整理， 没有充分运用现代信息技术来搜集、整理、运用档案，没有用档案是信息资源的新观念来管理档案，等等。由于社会或自身等原因，很多档案专业的人都不愿意从事人事档案工作， 样因而缺少创新性，造成整个档案系统信息化工作难以迅速发展。

二、客观因素，是影响高职院校人事档案管理效率的关键原因

第一，知识结构因素

人事档案管理人员必须具有合理的知识结构和坚实的相关档案业务理论实践功底。人事档案管理工作是一项专业性和技术性很强的工作，必须重视工作人员的相关素质。为适应当前形势发展要求，人事档案管理人员一定要钻研透自己本专业的知识，努力学习档案相关的理论知识，并在实践中掌握各种技能和技巧，不断提高自己的业务能力，例如《档案法》、《科技档案管理学》、《图书情报学》、《目录学》、《电子文件管理》、《档案保护》，等等，同时对与档案工作相关的文化科学知识与技术（如统计学、文史知识、社会学、心理学、传播学及现代化设备的操作技术等），也要有所熟悉和了解，这些内容都是构成档案管理体系的重要理论知识。所以，管理人员必须要不断丰富知识，优化知识结构，以适应新形势发展需求。

第二，人才因素

上面谈到人事档案管理人员知识结构不合理，同时存在整体结构不够专业与合理，高层次、比较专业的人员少，特别是随着社会走进信息时代，人事档案工作急需的档案学专业、计算机专业毕业的人才不足，能熟练掌握计算机和熟悉档案管理系列工作，并对档案信息深层次研究和开发的人才仍显得十分匮乏。尤其是档案工作者出现知识老化、年龄上的老化，出现“大姐型”、“大妈型”的，难以适应档案管理信息化的要求，影响了人事档案管理的效率。

第三，方法手段因素

社会的进步就需要不断地改革和创新。当今的时代是信息高速发展的时代，特别是干部档案数字化是创新干部档案工作手段的重要途径，也是目前干部档案工作的一项重点任务。要做好该项工作，必须注重运用信息网络技术，提高人事档案管理工作；必须加大干部档案工作信息化建设的力度，建好用好干部档案管理系统和干部信息管理系统，建设电子档案，提高干部档案工作质量和效率；必须学习借鉴信息网络、人力资源管理、统计调查、心理分析等新知识新手段，形成科学的工作方式，不断探索解决问题的新途径、新办法。

总之，人事档案管理工作是高校工作的一项基础性工作，也是重要组成部分，在信息现代化的新形势下，如何实现有序、规范、高效管理，对影响档案管理效率的因素必须有所掌握和解决，。

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