新时期医院文书档案管理工作的探讨

[摘要]随着医疗体制改革的不断深入，在新时期医院发展中，医院文书档案发挥着非常重要的作用。文书档案作为医院重要事件的真实、原始记录，是医院管理工作的重要依据，能够为医院在发展过程中提供重要的信息支持，因此需要加强对医院文书档案的管理，加快推动医院文书档案管理工作规范和完善的进程，使其在医院发展过程中能够起到重要的作用。

[关键词]医院；文书档案；管理；特点；现状；策略

近年来，医疗体制改革的不断深入，医院在经营管理工作中所面临的内部环境和外部环境发生了较大的变化，这就对医院的管理工作提出了更高的要求。医院公文档案管理作为医院管理工作中的基础性工作，医院文书档案是对医院发展历史的重要记载，是确保医院能够良性发展的重要信息依据，这就对文书档案的完整性提出了更高的要求。因此，需要强化医院文书档案的管理工作，使其为医院的健康、持续发展起到重要的保障作用。

一、医院文书档案管理的特点

医院文书档案不仅记载着医院的发展史，更是医院重要事件与公文活动资料的汇总，因此在医院发展和管理工作中发挥着非常重要的作用。新时期医院文书档案管理工作具有以下特点：

（一）规范性。文书档案多以领导部门的公文为主，因此在管理工作中需要严格对公文的类型、检查和传递等方面进行严格规定，确保实现对公文的规范性管理。

（二）服务性。医院文书档案作为医院及部门各项决策的重要依据和参考，其具有较强的服务性，因此需要在文书档案管理工作中更好的对其服务性进行重视，进一步对文书档案管理工作进行优化，提供工作效率，从而更好的为患者提供便利的查询服务。

（三）保密性。文书档案是对医院重要事件的真实记录，同时也是各项公文活动资料的汇总，可以说医院内部的许多重要信息都会由文书档案记录下来，这些信息作为医院的内部信息资料，具有一定的保密性，一旦发生信息的泄露，则会对医院带来不良的影响，不利于医院的健康、持续发展。

二、当前医院文书档案管理的现状

（一）文书档案管理基础较差

长期以来医院文书档案管理都处于封闭的状态，更重视于保管工作。而且不同时期对文书档案管理质量要求也不同，档案缺乏统一的整理规则，再加在医院发展过程中，对档案工作缺乏重视，经费严重不足，档案管理人员整体素质较低，这就导致医院文书档案管理基础较差，不利于各项档案工作的顺利开展。

（二）文书工作与文书档案工作脱节

在医院管理工作中，文书和档案处于分块管理的状态，这就导致文书工作与档案工作存在许多脱节的情况，无法实现有效的衔接。同时医院文书人员由于自身档案意识淡薄，在日常工作中，往往存在着不能及时进行收集，收集范围不明确等问题，同时还存在着用纸、装订、附件、办理程序及编号不规范等情况，文书处理的质量不高，这就文书档案收集工作的质量带来了较大的影响，不利于文书档案利用工作的开展，同时还会对文件价值鉴定及文件之间的有机联系带来较大的影响。

（三）文书档案管理意识不强

文书档案管理工作需要由文书人员和档案管理人员共同完成，但在实际工作中，文书人员自身档案意识淡薄，档案人员也没有履行对文书人员的指导和监管职责，这就导致文书档案存在许多不规范的地方，不利于文书档案管理工作的开展。

（四）文书档案管理不规范

医院发展过程中，对于文书档案的归档一直没有明确其范围，这就导致工作人员对于文书档案归档界限在认识上较为模糊，在实际工作中，档案不能及时归档的现象较为常见，档案极易发生毁损和丢失。同时在当前文书档案管理工作中信息化技术应用水平不高，管理手段较为落后，这就导致医院文书档案在检索、查阅过程中受到诸多的制约，对档案的服务性带来不利影响。

二、新时期提高医院文书档案管理水平的策略

（一）提高医院文书档案现代化管理意识

医院应该具有文书档案的现代化管理意识。从医院管理角度来讲，重视文书档案管理需要从领导做起，只有领导对文书档案管理的重要作用有了深刻的认识，才能让档案人员对文书档案的管理形成科学管理意识。在现代化科技信息发展过程中，医院文书档案管理者必须通过职业素养提升来熟练运用计算机技术强化医院文书档案的现代化管理，既为医院的医疗服务提供资料查询帮助，又能让医院文书档案管理水平更一层楼。所以，作为文书档案管理者，应该具有高度服务意识，认真收集、整理、管理医院文书档案，加强档案的汇编与分类工作，让医院在医疗服务中有据可依、有章可循。

（二）优化文书档案管理工作

在科学技术的发展影响下，医院医疗卫生体系的改革正在持续进行，在目前形势下，医院的文书档案管理需要通过现代化技术设备更新来提高工作效率，以促进文书档案管理科学化。医院应该完善文书档案信息管理系统，利用计算机、微缩、光盘之类的多介质兼容，对文书档案的全文进行扫描存入，对文书档案的案卷级以及文件级等多方面信息进行存储和检索，以节省医院文书档案管理资源，节省检索时间，将检索中的认为失误率降低，保证检索准确率，优化医院文书档案管理效率。

（三）以制度保证医院文书档案管理质量

规范、完善的文书档案管理制度是确保医院文书档案管理工作制度化、规范化的重要保证。医院需要认真执行国家档案局的管理政策，从自身的实际情况出发，对文书档案材料的规范范围、保管时间进行明确规定，通过正确界定范围、准确划分管理期限，使医院文书档案可以准确地反映医院情况。加强文书档案管理的工作执行力，使文书档案管理切实为医院的医疗卫生事业发展服好务。将文书档案管理制度落到实处，院长牵头、分管领导负责、档案管理部门逐级负责，加强文书档案管理的监督考核，以便于使文书档案管理制度真正得以落实。

（四）提高医院文书档案管理者的素质

医院需要全面加强档案管理者的职业素质，通过讲座宣传、考察交流、培训等方式来提高档案管理者的专业能力以及管理素质。引导他们通过现代化的新管理方法来落实文书档案管理，同时可以利用现代电子技术管理方式来优化文书档案管理效率，使文书档案管理和医院的可持续发展同步进行。

三、结束语

加强医院文书档案的管理，不仅需要医院领导要对此项工作给予高度重视，加大资金投入，同时，档案部门要加大对专业档案业务知识的培训，全方位提升文书档案管理人员的综合素质；另一方面，要加强医院内部各部门间的管理与沟通，充分利用计算机和网络技术，改进服务方式和手段，真正实现文书档案管理的飞跃。

参考文献

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