基于工作流平台的公文系统

（中国航空工业集团公司西安飞行自动控制研究所，西安 710065）

[摘 要] 随着信息化技术的发展，为实现公文审批流转电子化，进一步实现公文办公自动化、无纸化的需求，研发了基于工作流，实现公文的电子化流转，提供公文模板的在线管理、公文在线编辑、一键套红、错误统计等功能的公文系统，既方便了用户的使用， 也提高了公文的制作和流转效率，做到了公文传递的及时、准确、安全。

[关键词] 公文系统；工作流；在线编辑；套红

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 07. 032

[中图分类号] F270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）07- 0069- 02

1 引 言

传统的公文的审批，需要申请人员持纸质稿纸到各个流程审核部门分别找审批人签字或盖章，其中一个环节耽误，整个公文审批流转就延迟了，这种效率低下的方式，失去了公文要及时快速办理的意义。

本文的实践基础是国内企业信息化的先驱之一，信息化程度处于行业领先，作为办公自动化系统的核心构件，电子公文流转过程就是利用信息化手段实现发文、核稿、批阅、签发、归档等行政事务的无纸化，其目的在于通过信息化手段使公文管理过程更加规范、准确、高效、便捷，以使内部工作人员能够突破时间与地域的限制，方便快捷地通过电子化渠道实现公文的处理，高效地进行沟通和协同工作。

2 工作流技术及其原理

一个工作流包括一组活动及它们之间的连接关系、过程的启动和终止条件，以及对每个活动的详细描述，如活动的执行者、相关的应用程序，需要和产生的数据等。而工作流管理系统则是用于定义工作流模型，建立工作流实例和管理工作流执行的系统[1 ]。

工作流技术通过将工作分解为定义良好的任务、角色，按照一定的规则和过程来执行这些任务并对它们进行监控，以达到提高办事效率、降低工作成本为目的。工作流技术是工作流管理系统（WFMS） 中的核心技术，它监督、控制和协调业务过程和计划，并对工作和信息流程以及资源的利用和投入进行预先的跟踪。

3 基于工作流平台的在线公文系统设计

3.1 设计目标

3.1.1 全流程信息化管理

实现发文的起草、核稿、审批、签发和归档的全流在线进行，通过在线编辑确保红头发文的知悉范围；根据拟稿者和管理者的不同权限，全程查看发文流转状态；对成文的文档进行在线套红，自动错误统计，保证发文质量。

3.1.2 规范发文过程，固化办理流程

通过规范化的发文稿纸和统一的模板管理，拟稿人必须在线编辑文档，使用统一的发文模版，并选择文种、主送单位、抄送单位等，实现发文稿纸填写项目和文档编辑统一规范。

3.1.3 行文痕迹跟踪

发文流转过程中，忠实记录文件修改过程，确定发文办理的责任，保留文件处理的痕迹。

3.1.4 满足安全保密要求

所有文档编辑在线进行，文档全部存在服务器端，有效防止红头文件的扩散。

3.2 流程设计

通过梳理发文的全流程和每个环节的工作责任，以路径最短原则，在不影响发文程序的前提下，调整处理顺序，一人单次完成多项操作，使发文办理从原来12个环节缩短至10个环节，拟定发文流程涉及8个角色。

首先发文部门拟稿人起草发文稿纸，填写发文必要信息，经部门领导审批后提交到所办秘书，由所办秘书核对发文内容及表述，经所办主任审批后提交到主管所领导处进行会签，会签的所领导全部通过后，由所办秘书进行排版和在线套红，成稿后返回给拟稿人进行全文校对，校对无误后再由所长进行签发，最后再保密室进行公文登记和加盖公章并发送情报档案与标准化中心进行归档。

通过本地计算机安装在线编辑插件， Word文档都需要通过插件在线打开，实现系统所有的编辑操作都在线进行，无法下载本地或打印，在线编辑结束后文档只能上传到服务器端进行保存。

系统会自动记录每个审批环节审批人的姓名，修改时间以及进行的操作类型和内容，如插入、删除和修改等。不同的审批人修改的部分用不同颜色以示区别。服务器端保存了文档的两个版本，分别为有修改痕迹的版本和无修改痕迹的版本，审批者可根据需要进行选择查看。当审批通过后，由秘书进行定稿，将无痕迹的文档自动套红成正式的公文，有痕迹的文档存档备份。

3.4 模板套红

每个秘书在本地存储套红模板，套红过程中将正文和标题等信息复制粘贴至模板中相应的位置，每一个红头文件需要10到20分钟的制作时间。当有新的模板时，必须通知所有秘书进行本地的更新。如果制作过程中对不慎对模板式样进行了改动也不容易被发现，因此无法做到标准化统一。

现根据不同的文种，制作不同类型的模板，上传至系统后统一管理使用。由秘书按照文种选择对应的模板对成文进行套红操作，点击“套红”后，系统直接将标准红头和格式等套入，发文稿纸已填写过的标题、正文内容、密级、签发人、主送单位、抄送单位、拟稿人和联系方式等信息直接写入到模板中的对应书签位置，无需人工再进行写入和核对。

4 举措与成效

4.1 信息化使发文流转透明可控

发文系统的全流程电子化，使得公文审批过程清晰透明，保证了审批的高效性和及时性。在线文档编辑功能，确保了红头文件修改痕迹的保存以及文档的可控性。通过系统自恿髯，使文件办理流程得以固化，确保了文件的权威性。

4.2 极大地提高发文审批效率，规范了发文过程，提高了发文质量

从拟稿、核稿、流转、审批和转发等，相较于从前的纸质流转，大大提高了办公效率。发文流程清晰化，工作流的应用使原本串行的工作可以并行进行，例如会签环节两个领导可以各自办理并参考对方的意见，提高的了文件传阅的工作效率。

4.3 减轻秘书和拟稿人的工作量

系统实现了红头文件模板自动嵌套功能，一定程度降低了套红排版工作的难度，秘书只需点击一键套红功能，所有的内容和排版都自动调整好，极大的减轻了秘书的工作量，相比人工排版提高了红头文件的制作质量。

简化后的文件套红方式，不必再集中由一个有经验的秘书处理，改变了原有的单一秘书核稿模式，可由核稿秘书分别完成，提高了文件办理的效率。

原来拟稿人人工跑动传递费时费力（拟办人递送、校对2次，会签签发至少2次，编号1次），现在鼠标一点轻松完成，大大减少了人力耗费。

4.4 统计和归档的电子化飞跃

同时实现的实时统计发文错误功能，原来对拟稿中出现的错误只能进行阶段性人工统计，现在秘书核稿时就对错误进行登记，由系统自动统计，提高了工作效率和准确性。

原来要查阅历史发文需要先到所办查询文件编号，再到档案室查找纸质文件，现在实现电子存档，在电脑前就能实时查阅，提高了文件查询效率。

5 总 结

通过基于工作流的公文系统实现了发文的拟稿、审批、核稿、签发、套红和归档的全流程电子化，自动套红和错误统计，并忠实记录了文件修改的过程痕迹。极大提高了发文效率，规范了发文过程，提高了发文质量。

主要参考文献

[1]Workflow Management Coalition.The Workflow Reference Model[R].1995.