校内档案论文：校内档案建设文献简述

作者：张华 单位：河南大学远程与继续教育学院

高校档案数字化建设的问题

多年来国内档案界对档案数字化的研究与建设基本上大多停留于理论探讨阶段，在工程开发与应用方面尚未出现令人满意的成果。李清华认为，档案数字化的现状在于：档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性；在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案资源共亨的要求；标准化、规范化工作有待提高；档案管理人员的素质有待提高。王建萍认为，实现高校档案管理数字化面临的问题：档案管理现代化水平低，与高校的发展速度不相适应；电子文件与纸质文件的“双套制”保存，造成资源浪费；档案管理系统脱离办公自动化系统而独存，两者互不兼容、各自为政，给电子文件归档设置了障碍；数字化档案利用率不高，给高校档案数字化进程造成障碍。张柯、朱艳芳认为，档案“数字化”的若干问题：受重视程度不够；档案队伍素质有待提高；数字化策略尚待斟酌。

高校档案数字化建设的对策

档案数字化建设是高校工作中的一项重大工程。赵育凤认为，对高校档案数字化建设的一些设想：要提高档案的标准化、规范化水平；要进行整体规划，分步实施；要保证经费投入，满足数字化建设的硬件要求；要建立健全严格的管理制度；高校档案馆(室)联网以后应不断拓宽信息采集渠道、充实信息资源库。林丽群认为，档案信息数字化建设的必要条件是：档案部门要重视基础性资源建设；统一的数据库；以法制为保障；档案部门要注重自身队伍的建设。加强档案数字化建设的措施有：实现档案馆业务流程处理的自动化；加快档案馆的现代化建设步伐，优化馆藏；建立档案信息数字化和资源化。高占海认为，高校档案数字化必将在技术和经济上获得大力支持，从而遵循安全、规范、高效的原则开展建设。李清华认为，档案数字化建设要注意四个方面的问题：推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平；数字化建设要着眼于提高系统的整体水平；有重点地抓好数据库建设；加快档案数字化人才的培养。李金云认为，加强高校档案数字化建设的对策：领导重视，加强档案工作的队伍建设；充分做好档案数字化建设的前期准备工作；做好档案数字化管理的系统化、标准化和规范化工作；提高高校档案数字化建设的安全性。王建萍认为，实现高校档案管理数字化的策略：健全高校数字平台，构建和谐共享环境；搭建沟通桥梁，衔接各领域的信息交流；建立一支高素质、高水平的专职档案队伍；提高高校人员的档案意识。郑晨认为，高校档案数字化建设的基本内容：推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平；数字化建设要着眼于提高系统的整体水平；有重点地抓好数据库建设。高校档案数字化建设的基本步骤：建立高校档案领导体制；加强队伍建设；建立健全档案管理制度；建立档案数据库；建立档案网站；加大档案管理软件推广力度。胡鹏飞认为，高校档案数字化建设模式：成立工作专班及确定档案数字化应遵循的规范及标准；档案提卷；档案的整理及编写页号；标引著录；档案扫描；图像处理；扫描数据检查及验收；成品数据的验收；双层PDF文件的转化和建立全文检索；图像挂接；质量检验；资料归还。高校档案数字化建设模式中应注意的问题：档案的保密性、安全性必须保证；重要档案数字化处理的优先性必须坚持；档案数字化的保障措施必须完善。