提升农林高校二级学院综合办公室业务绩效的对策选择

摘要：农林院校二级学院综合办公室在落实校院两级各项工作中具有重要地位。从西北农林科技大学农学院综合办公室的实践出发，广泛借鉴现有研究成果，具体分析了其现存的问题，探讨了农林院校二级学院综合办公室的职能定位。最后，从重视制度建设、加强业务学习、强化服务意识和提高决策执行力等四方面提出了建议。

关键词：农林高校二级学院；综合办公室；业务绩效；对策

中图分类号：G640文献标识码：A文章编号：1671—1580（2013）08—0064—04

高等院校肩负着人才培养、科学研究、服务社会的重任。伴随着我国高校改革的实施，较大规模的高校一般实行二级学院管理制度、院长负责制。二级学院普遍采用“两级管理、以院为主”的学院制管理模式，承担着教学、科研、学生管理、教辅工作、行政管理等各项任务[1]。学院综合办公室作为学院的综合管理机构和办事枢纽，是学院领导决策和实施决策服务的综合部门，担负着承上启下、协调左右、沟通内外的任务，对于执行领导决策，推动学院工作落实，促进学院稳步持续发展，对外树立良好形象等都起着重要作用。同时，高校各个职能处室的很多工作都下移到二级学院，使得学院的规划、计划、决策，以及与上、下级各单位贯彻实施情况，都由综合办公室来汇集、掌握、分析和处理，这使学院综合办公室的任务更加繁重，成为学院综合管理、协调发展的重要部门[2]。学院综合办公室作为学院工作顺畅有序运行的关键环节，在高校整个结构体制中也越来越突显其重要性。

纵观现有研究，许多学者对此问题已经展开了研究，并取得了一定的成果。如曹红珍等从办公室的工作职能与特点出发，分析了影响二级学院办公室管理工作效能的因素，并提出了相应的对策[1]。李桂娥从高校二级学院办公室工作的定位、管理制度、激励制度、人员配备要求、“微笑服务”宗旨、有效利用科学设备等六个方面为实现二级学院办公室科学化管理提出了建议[2]。杜梅指出，二级学院目前存在着工作人员业务素质不高、规章制度不完善、工作任务繁重，但价值认同度低等问题，并提出了提高二级学院办公室工作质量和效率的有效途径[3]。郭文飞指出，当前的二级学院办公室的建设工作中无论是在体制建设、硬件设施建设、人员素质提高等方面均存在较多的不足，并提出了改进对策[4]。以上研究在一些方面（如加强规章制度建设，提高办公室人员素质等等）已经达到了一定的共识，但是，不同学校存在不同的特点，其二级学院办公室的业务也有所不同。基于此，本文以西北农林科技大学农学院综合办公室为研究对象，专门对其业务绩效展开研究，以供其他农林高校二级学院综合办公室改革提供参考和借鉴。

一、高校二级学院综合办公室现存问题分析

西北农林科技大学农学院是学校办学历史最悠久的学院之一，1936年开始招收本科生，1960年开始招收研究生。学院现设农学系、植物科学系、种子科学系；有农学、植物科学与技术、种子科学与工程3个本科专业；作物栽培学与耕作学、作物遗传育种、植物资源学等7个硕士学位授权点，作物栽培学与耕作学、作物遗传育种、植物资源学、种子工程4个博士学位授权点，设有作物学博士后流动站。作物遗传育种是国家重点（培育）学科，作物栽培学与耕作学是陕西省重点学科。学院拥有国家杨凌生物技术育种中心、国家小麦改良中心杨凌分中心、小麦育种教育部工程研究中心等20个国家、省部及校级科技创新研究平台，1个校内实践教学基地、12个校外实践教学基地，主办《西北农业学报》《麦类作物学报》学术刊物。学院现有教职工231人，学生1283人，其中本科生928人，硕士研究生267人，博士研究生88人。学院积极围绕国家和地区战略需求进行科技创新和技术推广工作，取得了重要进展。黄淮麦区四次换代更新的6大品种中学院培育了4个，在我国黄淮麦区小麦品种更新换代中起了主导作用。由此可见，学院综合办公室业务繁杂，包括了教学、科研、日常管理等方面的组织、协调、服务、管理工作。结合本人工作实践，当前存在的主要问题有：

1.工作任务重，但价值认同度低

当前，二级学院综合办公室对内主要针对本院教学、科研、图书资料、师生管理和后勤服务等方面进行组织、协调、服务、管理；对外主要负责与本校平行院系及学校各职能部门的沟通和协调等具体工作[4]，担负着衔接上下、协调左右、沟通内外的重要任务。随着农林高校办学事业的日益发展，二级学院的办学规模也越来越大。二级学院综合办公室的人员并没有相应的增加，使得学院综合办公室呈现“事务多，人员少”的格局。此外，长期以来人们所形成的观念是“办公室人员就是跑跑腿、打打杂”，其待遇和地位低于专业教师，致使一些办公室人员心理存在不平衡，不安心本职工作，对工作被动应付，对办公室的各项事务顺利开展造成一定影响。

2.管理规章制度不健全

具体表现在：（1）综合办公室工作制度建设缺乏系统性和完整性，制度体系没有及时修订，不能适应学校和学院发展需要的客观要求；（2）工作人员工作任务不明确，有时“一人兼数职”，职责有待进一步明晰化，互相推诿现象频发，经常处理日常繁琐事务；（3）综合办公室工作与上下级沟通机制不健全，不能充分发挥参与政务、参谋助手的作用，使得其枢纽作用有所减损；（4）激励机制不健全，导致办公室工作人员存在着“干多干少一个样，不求有功但求无过”的错误想法，对待工作逐渐形成消极情绪，严重影响了其工作的积极性和主动性的发挥。

3.人员管理难度大，业务素质有待提高

在人员管理方面，办公室岗位人员流动性大，人员队伍不稳定，年轻人留不住，后备队伍建设缺乏；办公室人员在生活待遇、社会地位往往低于教师、科研人员，很难调动他们的工作积极性，导致其处于一种得过且过，被动应付的状态[2]；人员招聘难，工作过程中的人员流动造成的工作任务加重，但待遇不变，致使其对工作抱怨不断。

二级学院综合办公室工作人员的素质主要体现在政治素质、业务能力和工作作风等方面。在政治素质方面，二级学院综合办公室的工作经常会遇到一些政治性较强的工作，要求工作人员具有高度的政治敏感性，以保证所从事工作和国家政策以及党的思想相一致。由于人员紧张，办公室人员整天忙于处理各类事务，政治素质不能及时有效地提高。在业务素质方面，二级学院综合办公室人员不仅需要学习专业知识，还需要不断培养专业素养，养成好的工作和生活习惯。但是，现实中综合办公室人员总体上缺乏教育学、管理学、心理学、文秘以及服务专业等方面的知识，专业训练和培训少，不具备高校管理岗位的合理知识结构；人员素质参差不齐，工作的协调性差，兄弟院系横向之间的办公室人员互相交流有限，共同参与研讨会、培训会的机会很少。在工作作风方面，由于综合办公室工作错综复杂，这就要求坚持认真负责的工作态度，头脑敏捷，做事有条不紊，做到不错办、不漏办、不误办，出色完成本职工作[5]。

4.理论研究不够，个人发展缓慢

由于综合办公室工作繁杂，使得工作人员长期处于应对工作状态，从而没有时间和精力进行专业技术理论研究，加之外出进修、学习的机会少，造成其职称评聘难，无论文、无课题，工资待遇上不去。

二、二级学院综合办公室职能定位

农林院校二级学院综合办公室是协调院系领导，处理教研学等日常事务，同时又是协调好学院与学校、学生间关系的枢纽，不仅要承上启下，同时还要担负横向联系的责任，因此，做好二级学院综合办公室的职能定位对于学校、学院各项事务的顺利开展至关重要。在借鉴现有研究的基础上，本文认为，要实现二级学院综合办公室各项事务的健康有序发展，办公室工作人员应“强化五种理念、具备三个意识、坚持三个工作创新、处理好三个关系、实现三个转变和三个满意”。具体如下：

（1）强化五种理念。即法治理念、民主理念、全局理念、服务理念和创新理念。

（2）具备三个意识。即重点意识、时效意识和质量意识。

（3）坚持三工作创新。即思路创新、机制创新和方法创新。

（4）处理好三个关系。即对上和对下的关系；被动与主动的关系；大事与小事的关系；质量与效率的关系。

（5）实现三个转变。即由过去被动服务向主动服务转变；由办理具体的繁杂事务向既办理具体事务又为领导决策服务转变；由注重对领导服务向注重对领导、相关部门以及师生群众服务转变。

（6）实现三个满意。即领导满意、部门满意和师生群众满意。

三、提升高校二级学院综合办公室职能的对策

1.重视制度建设

“没有规矩，不成方圆。”综合办公室的工作要做到有序、科学、高效，必须要有一套健全而又切实可行的规章制度，将办公室的办事规程、行为准则以条文的形式确定下来，把办公室人员的行为纳入管理规范之中，使办公室的工作有章可循，有法可依。具体包括：

（1）明确岗位职责。岗位责任的实质是在明确办公室人员职责权限的基础上，划分每个岗位的权责。使办公室每一个人都各司其职，各尽其能，高质量、高效率地完成各自承担的任务，从而有效地防止和克服相互推诿、扯皮、办事拖拉等现象，所以办公室工作人员要明确自己的岗位职责。

（2）正确处理公文。处理公文是一项政策性强且细致复杂的工作，如没有一定的章法很容易出差错。所以，办公室人员必须要学会正确处理公文。具体来说，可以考虑做好如下几点：一是了解公文种类。目前我国行政机关的公文种类主要有命令、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、调查报告、请示、批复、函、会议纪要等14种。这些不同的公文种类各有一定的含义和应用范围，体现了发文机关的一定身份和机关之间的相互关系，学院接触更多的是通知、报告、请示、会议纪要等，希望办公室工作人员查阅学习，注意不能乱用、混用。二是学习公文格式和固定行文关系。对公文的标题、主送机关、正文、附件、机关印章、发文日期、抄送单位、公文编号、机密等级、缓急程度等一定要明白，要学会按照自己的隶属关系、职权范围、固定的行文关系等行文，一般情况下不得越级行文请示。三是准确、及时、安全、保密地完成各道公文处理程序，保证和提高公文运转的效率。

（3）按程序办事。程序是办事的先后次序，指按照一定的规定有秩序、有准备、有步骤、有条不紊地办事。综合办公室工作人员一般都有分管领导，分管领导对分管的工作、事项负有领导责任，是分管工作的责任人，所以，办公室工作人员在办理重要事务时，一定要跟分管领导多请示，多沟通，做到按程序办事。

2.加强业务学习

业务学习是办公室人员的必修课。不但要学习教育行政管理知识，熟练运用现代化办公室设施和软件，具备信息筛选能力和敏锐的思维能力，还要保持旺盛的学习热情，不断接受新的管理理念，学习新的工作理念，掌握办公室工作的基本规律，努力提高自身的业务水平。要在四个方面做到提高：

（1）提高政策水平。把岗位各项政策及日常事务中相关文件弄懂弄透，在工作中自觉贯彻执行，增加工作的系统性、科学性和预见性。

（2）提高管理水平。围绕学院中心工作和年度重点工作，学会从全局分析、处理各类问题。办公室工作人员是学院工作的管理者，是学院决策的执行者、推动者，跟学院领导的共同任务是为学院师生员工服务，但与学院领导的区别是没有决策权。所以，提高管理水平，实际上就是积极执行学院的决策，努力推动学院工作。

（3）提高综合水平。增强综合协调能力，既具有承办专项具体工作和实施管理能力，又具有特殊环境下的协调及组织能力。努力使自己在业务上有新进步，在做人上有新境界，在做事上有新成就，做一名人格好、素质好、形象好，具有亲和力、感召力、影响力、凝聚力的学习型、思考型、创新型、民主型、实干型办公室工作人员。

（4）提高口头表达和书面表达能力。口才和文字水平是综合办公室工作的基本功，是一个工作人员素质的综合反映，是办公室工作人员的最基本要求。办公室工作人员要勤学苦练，虚心学习媒体、校园网刊登的文章，学习政治理论，学习写作知识，学习摄影技能，提高自己口头表达、写作水平以及处理图片图像等能力，以适应学院宣传工作的需要。

3.强化服务意识

高校办公室工作的特殊性，要求办公室工作人员必须具备以服务为核心、以敬业为特征的忠于职守的职业道德。从体制上说，办公室是接受学院领导指挥的，要为学院领导服务，从根本上说，办公室是为师生服务的。向上是对学院领导及学校各职能部门服务，向下是对全院教职员工和学生服务，所以服务是办公室工作的核心。学院在大学里是一个教学、科研推广、社会服务、管理学生的基本组织，没有多少发号施令的权力，因此办公室工作更多的是把各方面交办的任务完成好，这就要求办公室工作人员一定要树立全心全意的服务意识和服务精神。

（1）对学院领导要做好服务。综合办公室的工作不能仅仅停留在办文、办事、办会的“交办型”事务上。不能领导交办了就办，领导没交代就不办，综合办公室的工作人员要主动抓好信息管理工作，做好协调督查工作以及反馈工作，为领导进行决策提供较为全面、系统、周密的信息，提供参谋服务。在领导决策前和决策中，办公室要在调查研究的基础上，及时提出具有价值的信息、意见和建议，凡事想在前、做在前、服务在前，真正成为领导称心的参谋助手。要做到 “六不”，即不让学院领导布置的工作在你手里延误，不让传递的批件在你手里中断，不让办理的文件在你手里积压，不让各种差错在你手里发生，不让前来办事的职工因你而受到冷落，不让学院形象因你而受到影响。

（2）加强综合协调能力，确保政令畅通。综合协调能力是办公室工作人员综合素质的重要体现，综合协调贯穿于办公室工作的各个方面，这个作用发挥得好不好，关系到工作能否高效运转。办公室工作是承上启下的桥梁和纽带，要按照学院领导的意图和要求思考、筹划、安排和处理问题，积极协调各方面关系，要协助学院领导克服工作中的困难，积极推动工作，落实工作，同主管领导保持一致，确保政令畅通。

（3）对系、实验室、研究所要做好服务。对系、实验室、研究所服务既坚持原则，又注意工作的灵活性。坚持把握严、细、实、高、勤，“严”就是要严谨、严格、严密，坚持原则；“细”就是要周到细致，不能粗枝大意，马马虎虎；“实”就是要树立实事求是的精神，反对华而不实和哗众取宠的形式主义；“高”就是要高标准、高效率、高质量，不能得过且过，更不能随便应付；“勤”就是在工作中做到手勤、眼勤、腿勤、嘴勤、脑勤，不松懈，不怠慢，不将就，不懒惰。

（4）对师生做好日常服务。师生日常工作、学习方面的服务是办公室的日常性工作，具有繁琐、重复、细致等特点，比如接听电话、通知会议、编发信息、印章使用等，这些工作看起来是小事，但耽误了就是大事。所以办公室工作人员要有工作无小事，小事不小，大事更大的意识，细心为师生做好日常服务。

（5）增强应急能力。办公室经常会遇到各种类型的突发事件，所以办公室人员要在增强应急能力上多学习。遇事要做到快速反应、急事急办、特事特办，既要善于把握和领会领导意图，又要注意按程序合法合理地处理突发事件。

4.提高决策执行力

提高综合办公室的决策执行力就是把领导交办的、对口部门托办的、职工要求办的事放在心上，快办办好；做到不敷衍、不应付、不推诿；言必行、行必果，让领导放心，让师生满意。具体包括：

（1）开阔视野。开阔视野是提高决策执行力的前提，视野开阔了，思想才能解放，思路才能拓展，执行才能有力有效。开阔视野，既要立足办公室，又要跳出办公室。办公室自身的地位和职能要求办公室人员“立足办公室”脚踏实地干工作，如果没有宽阔的视野、开放的意识，办公室人员就不能正确把握有关政策，难以保证有很好的执行力。

（2）创建良好的办公室氛围。提高办公室执行力离不开良好的办公室工作氛围。牢固树立乐于奉献、乐观进取的工作理念，牢记谦虚谨慎，保持健康心理和阳光心态，快乐执行，让办公室始终保持团结、友好、互助、和谐的氛围，就有利于提高办公室的执行力。

（3）抓好落实的措施。抓好落实，就是主动地执行而不是被动地执行，要想领导之所想，急领导之所急，不折不扣地执行学院领导的意志。办公室工作的职责是把领导交办的事情办好，这是办公室执行力的体现。要说办公室工作创新，我的理解是把学院领导交办的难办的事情办好，办正确，这就是更强的办公执行力的体现。

（4）注意执行中的细节。细节决定执行成败，办公室工作的成败可能会取决于一个小小的细节，细小工作疏忽，可能导致整项工作的失败。因此，办公室人员必须防微杜渐，高度重视影响办公室工作的各种细节，必须练就“于细微处见功夫”的过硬本领。提高办公室人员的执行力，就是要牢固树立严谨细致的工作作风，改变浅尝辄止的毛病。要以精益求精的精神，不折不扣地执行好各项工作任务，把小事做细，把细节做精，力求做到尽善尽美。

（5）养成反馈决策执行情况的习惯。信息回馈是执行的延续。态度忠诚和责任心是办公室工作人员的第一要务，完成了领导交办的工作任务并不意味着执行的终结，还需要将执行的情况、效果等信息及时反馈给领导。

[参考文献]

[1]曹红珍，郑奇茹.高校二级学院办公室管理效能：影响因素与对策分析[J].教育教学论坛，2012（18）.

[2]李桂娥.高校二级学院办公室科学化管理的思考[J].学术问题研究（综合版）， 2011（01）.

[3]杜梅.对高校二级学院办公室现存问题的思考[J].中国科教创新导报，2012（17）.

[4]郭文飞.浅析高校二级学院办公室工作建设现状及改进对策[J].办公室业务，2012（01）.

[5]夏健生.浅谈高校办公室的职能强化与管理创新[J].东方企业文化， 2012（10）.

[6]李肇锋.论科学发展观视角下的高校办公室工作[J].办公室业务，2012（01）.