浅谈水文专业档案电子化管理利用

所谓“档案电子化管理利用”，就是以馆、室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。

1 水文行业档案电子化的特点

水文行业除与建筑、电力、机械、气象等专业联系紧密外，还牵涉农业、工业、交通、通信、生态环境等各个方面，水文档案在种类上也具有多样性，包括水文基建档案、文书档案、财务档案、声像档案，等等。这类档案涉及各机关部门正式发文的文件及各类科研项目在规划、咨询、勘察、设计、招标投标过程中形成的电子文件，如项目建议书、可行性研究报告、环境影响评估报告、试验报告、总体规划、方案设计、初步设计、施工图设计、招标投标文件、设计修改等有关文件。可行性研究阶段的文件材料主要由设计单位提供给管理单位归档，工程投产运行管理阶段的文件材料由管理单位归档。施工建设阶段涉及的文件材料比较多，有设计文件、建设管理文件、监理管理文件、施工管理文件、设备文件等。这些档案包括了纸质和电子两种文件。其中，有些文件只有纸质形式，如收到外单位的来文、验收签证等，有些文件只有电子形式，如邮件、外界报道、各种类型的数据库文件、声像、照片等，也有些文件同时以两种形式存在，两种档案归档形成了两种介质的一套档案。对于纸质文件按照传统的做法将其归档保存，对于各种电子档案则根据电子文件档案管理规范管理，为了保证有效利用，应根据电子档案特点，对电子档案采用两种格式归档的方式。

2 水文行业电子档案的移交

在电子文件归档过程中，各归档单位要按电子文件移交目录及有关说明归档（移交），填写电子文件登记表，电子文件载体要求为光盘，并刻录为一次性只读。这是因为光盘既具备大容量和低成本的优点，又是一种可以移动的存储介质，并且不能被修改。存储归档电子文件的载体中除存有归档的电子文件外，还应同时存有相应的说明文件和电子文件目录，说明文件内容包括案卷名称、档号、形成时间、电子档案份数、归档时间等。

3 电子档案的利用

根据电子文件归档与管理规范，“把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存”。为了更好地使用，应采用“一档三存”的办法管理电子档案，即一种电子档案三种保存办法，既保存了原始文件的原始性，又使使用者能正常使用。由于光盘多次使用易磨损，易造成无法读取数据。如果使用大容量移动硬盘，不仅能减少光盘的磨损，也不用从大量的光盘中查找，而且硬盘容易组织数据，体积小，还可以节约大量的查找时间。

4 水文行业档案电子化的长处与不足

电子文件实现了快速检索查询，提供重复利用，减少档案利用人员工作时间，提高生产，同时减少对纸质档案造成的磨损，有利于保护纸质档案。减轻电子档案管理人员的劳动量，提高档案管理的工作效率和水平。但电子文件具有不稳定性，①所依赖的软硬件不稳定性。现在计算机软、硬件系统更新换代快，尤其是软件系统，几年的时间就出现新的电子文件存储的数据结构变化而需要转换的问题。②载体的不稳定性。从磁带到磁盘、光盘电子档案的载体也在发生变化，有的载体寿命短，不易长久保存。③电子档案具有可改性，经更改后除与原文对照，否则，不能确定是否更改。④容易被损坏。如碰撞、电磁干扰等都易造成全部数据的不可用。

5 水文行业档案管理人员的素质有待提高

档案部门缺乏现代高端技术人才，其中，档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。要加强培训学习，以提高档案管理工作人员的业务素质。

6 水文行业档案电子化管理的作用

①可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。②缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。③档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。④现在的档案电子化成果可多份拷贝，扩大社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然得到提高。

（作者单位：河南省水文水资源局 来稿日期：2013-04-18）