企业档案信息管理探究

企业档案管理工作的最终目的就是最大限度地开发利用档案信息资源，为企业生产、经营、管理等各项工作提供有效服务，充分利用档案的潜在价值为企业创造出更多的经济效益和社会效益。在知识经济时代，企业档案信息资源的开发利用工作获得了更加广阔的生存和发展空间，想着现代化、电子化和网络化的方向发展，但也面临着诸多的挑战。档案工作者应把握机遇，不断推动企业档案管理工作向前发展。

一、企业档案信息管理工作的内涵

1、档案信息管理改变了企业传统的工作模式。档案信息化改变了企业传统的档案管理模式和档案利用方式，促进了档案基础业务工作和档案室的管理工作向着高效率的现代化迈进。传统档案管理的工作实质就是一套手工作业，同时也形成了与其相适应的思维定式。实现信息化管理，极大地提高了办公效率，在这个变革过程中，传统的档案管理模式必将被现代化的管理理念所代替，而档案信息化建设对档案工作者的知识结构、操作技能也提出了新的要求。在实际工作中，工作的内容已不完全是对档案实体的管理，还包括对档案信息的管理，从而在档案管理方面呈现了一个新的工作视角，这也是档案管理工作进步的标志。

2、档案信息化管理为企业档案基础业务工作赋予了新的含义。在信息化条件下，档案业务工作的概念已不仅限于传统档案工作中收、管、用等传统的工作方式，还增添了现代化技术手段及新的工作内容，对电子档案等新载体档案盒一些特殊的实体档案有着全新的管理方式和方法。同时，计算机技术、网络技术的应用越来越多地被应用于企业档案管理的各个环节，各种应用软件和数据库开发为档案信息的利用提供了可靠的保证。探讨和研究新的档案管理模式，需要我们做大量的基础性工作和研究性工作，以改变以往的思维方式，促使档案工作实现多方位、多思路、高效率、高水平的管理新模式。

二、加强企业档案信息管理的对策

1、自动上传，收集归档。档案部门可以改变传统的收集模式，在网页上建立电子文件自动上传工作窗口，在第一时间将其收集到档案馆的服务器上进行归档。档案管理人员在接收电子档案后，首先，应对移交的电子档案进行验收、核对，在归档的服务器上注明卷宗号、文件名称、移交人等，并对其进行标准化转换。其次，应在计算机中分门别类地建立文件夹，将相应的档案存放在各自的文件夹下。

2、加强管理，保障安全。必须高度关注档案管理网络运行的安全性问题，建立健全档案信息管理体系，用制度管人、用制度管事，规范档案信息管理操作规程，并采取有效措施，确保档案信息的安全。

3、加强横向联合，实现信息资源共享。随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的文献情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。

4、加强企业信息个性化服务。个性化服务是在研究用户的个性、习惯、兴趣、知识结构、心理倾向、信息需求和行为方式的基础上，通过用户的自助服务，使用户接触到所需的相关信息和感兴趣的知识内容，以节约查找时间，提高效率。（1）信息定制服务。根据用户需求，对馆藏的信息内容和各类服务进行分类，形成多个资源的、和服务模板，使用户定制的目标集中在这些模板上。（2）信息推送服务。运用推送技术来实现的一种个性化主动信息服务方式，其最大特点就是能实现重点用户一次输入请求，定期地不断地接受到最新的信息。（3）智能服务。通过跟踪用户在信息空间中的活动，自动捕捉用户的兴趣爱好，主动搜索可能引起用户兴趣的信息并提供给用户。（4）信息自助检索服务。用户经常需要通过与检索系统动态交互来确定其提问，在交互过程中，形成相关的判断，由此来调整他们的目标。（5）信息数据挖掘服务。从大型数据库、数据仓库和浩瀚的网络信息空间中发现并提取隐藏在其中的信息，帮助重点用户寻找数据间潜在的关联，发现被忽略的要素，而这些信息对预测趋势和决策行为也许是十分有用的。（6）信息呼叫中心服务。用户可通过电话接入、传真接入或宽带接入访问档案馆网站等多种方式进入系统，在系统自动语音导航或人工坐席的帮助下访问系统的数据库，获取各种咨询服务或完成相应的事务处理。

三、加快企业档案信息管理的方法

1、争取领导的重视和支持。首先，要加强领导，提高认识。除提高领导对档案管理工作的重视程度外，在知识结构上也要注入新的内容，要加快培训工作，更新档案管理工作的理念，是档案实现信息化管理有一个明确的方向和目标。要把档案信息管理作为电子政务建设的一个有效内容，构建起档案信息的平台，利用档案信息管理的操作系统，提高工作效率，提高服务质量。其次，要提供人、财、物的全方位支持。档案信息管理必须以一定的资金、技术和人才为基本条件。

2、应用网络技术。充分利用网络的优势，在政府电子政务网的基础上，实现档案管理的现代化，这样，不仅可以提高工作效率，减少人力、物力、财力的浪费，还可以避免重复性的劳动。计算机在档案的收集、整理、信息加工、编制索引等方面有效率高的特点，利用这些优势，借助综合管理软件，可进一步实现档案信息管理现代化。

3、提升档案管理人员的素质。档案管理人员应用计算机实践是开展档案现代化、信息化管理的重要前提。所以，要提高企业档案管理人员的计算机应用水平，使其能够探索研究新形势下档案信息化管理模式，为企业档案信息化管理提供人才保证。首先，按其所有的专业技能层次，分期举办专业技能培训，请高校的档案专家、教授或本系统有丰富经验的专业人员授课，传授档案专业知识。其次，聘请具有高学历、高素质、精通计算机等现代化高科技知识的复合型人才担任档案管理人员。其三，引进和培养现代化、信息化管理人才，为企业档案信息管理提供人才支撑。