浅谈档案信息化建设的几个重要环节

【摘要】随着网络技术和信息技术的不断发展，加强档案信息资源建设，实现档案信息化管理将成为档案管理发展的必然趋势，也是提高档案管理工作质量与服务水平的主要途径。主要阐述了新形式下档案信息资源建设的内涵，客观分析档案信息化建设现状及存在的问题，并提出了档案信息化管理的几点改进措施，为单位档案管理信息化建设提供借鉴与参考。

【关键词】档案 信息化 建设环节 思路

一、档案管理信息化建设内涵

信息化是在现代通信、网络、数据库技术的基础之上将相关对象汇总至指定数据库，从而为人们所用的一种技术。这种技术极大提高了各种行为的效率，充分实现了信息共享。企业档案管理信息化即在企业档案管理过程中引入信息化，改变企业传统档案管理模式，使其由纸质档案、人工化管理向电子档案、计算机辅助管理转变。

二、档案信息建设现状

档案信息化建设从20世纪80年代起步，经历一个从点到面的，从试点到全面开花的逐步发展的过程。90年代初运用现代化信息技术，研究并推广了计算机档案信息分类数据库软件，把配备计算机和有关多媒体作为档案信息化的必要装备，并纳入档案室“达标升级”的重要考核指标。国家十二五规划要求档案管理重点建设两项内容：一是加强基础工作建设，二是加强信息化建设，要求加强电子文件的管理、加强数字档案馆的建设以及加快传统载体的数字化。各单位在加强档案资源建设同时，加快采用信息技术，充分利用网络优势，提高远程服务的能力，逐步建立起覆盖广泛、内容丰富、检索方便、利用快捷的档案利用体系。

三、档案信息化建设中存在问题

（1）资金投入不足，设备配置不能满足服务需要。由于档案信息资源建设对所需的数字环境和必要的网络设备性能要求相对比较高，价格昂贵，但是单位经费有限，加上档案信息资源建设不能立刻看到成效，对于档案信息资源建设的资金投入也就大大削减，严重阻碍了档案管理信息化进程的加快。

（2）档案管理工作人员专业水平不高。档案信息化建设对相关技术和专业知识的要求很高，加之档案管理工作是一种不断更新、不断发展的知识性的管理工作，但是多数单位档案管理人员达不到这个要求，不能满足工作要求。

（3）档案信息资源建设存在安全隐患。在档案信息资源建设中，要对档案原件进行必要的加工、处理，一旦处理不当，就会对档案造成损坏。还有许多档案原件由于保存年限较长，载体比较脆弱，很容易损坏。

（4）档案管理工作不够规范。档案管理工作流程的规范化与标准化是档案管理工作高效开展的重要前提，有些单位片面认为配备电脑、在工作中应用管理软件就是实现了档案管理信息化，并没有将信息化管理理念渗透到档案管理工作的各个环节当中，严重阻碍了档案管理信息化工作的进程。

四、档案信息化管理的几点对策

（一）明确档案信息化建设的主要任务

以研制和指引电子文件归档管理的标准为重点，加快档案信息资源管理标准规范的制定和推行。以档案部门的内网、外网，党政机关专网的建设为重点，加强档案信息化的软硬件基础设施建设。以档案信息管理系统的推广应用为基础，以“数字档案馆”和“电子文件管理系统”的研制为重点，加强档案管理应用系统的建设。以馆藏档案的数字化为基础，以电子文件的归档管理为重点，加强档案信息资源的建设。以档案专业人才，计算机专业人才为基础，以复合型人才为重点，加强档案信息资源管理专门人才队伍建设。

（二）加强顶层设计，统一规划实施

档案资源信息化建设有一个显著优势就是防止数据冗余，避免数据应用过程中的不一致性和资源浪费。要达到这一目的就必须加强顶层设计，统一规划实施。实施单位须有一个统一的协调部门，避免组织、人事、档案和财务等部门各自为政。整个系统内各部门的软件设计开发应由一家软件公司实施，在公共数据采集和管理方面，应由一个权威部门全权负责，并通过将数据录入中心数据库供系统内其它各部门所共享使用。在涉及各部门专属数据采集和管理方面，则应由相关部门独立负责。

（三）加大投入力度，加强软硬件设施建设

档案信息资源建设工作是一项具体的管理工作，需要严格的技术支撑和完备的软硬件设施。因此，事业单位应加大对档案信息化管理的投入力度，配备档案信息资源建设所需的完善的软硬件设施。只有完善了与档案信息资源建设相配套的设备仪器和软件系统，才能为实现档案管理的信息化提供很好的基础保障设施，才能实现全方位、多层次的档案管理，才能更好的为公众提供档案服务。

（四）强化安全教育和权限管理

档案信息化必须以安全为前提，对安全和权限的管理可从以下方面开展。第一，任何级别的访问都要设置访问口令，即用户必须通过用户名和密码来登录系统进行访问；第二，应根据档案资料的重要性为不同的人员设置不同的权限，为不同权限的人员设置档案资料的访问范围，并为不同人员设置不同的数据载体权限，不同的级别的人员必须使用规定的载体拷贝相关资料；第三，要加强安全教育，加强管理人员防范意识；第四，对于安全级别特别高的档案资料，应限制专门服务器，专用网络，并安排特定人员通过特定计算机来访问，不可随意将其放到公网或局域网中。

（五）强化档案信息系统的统计分析功能和数据挖掘功能

随着档案信息化的大数据时代的来临，给档案管理带来了巨大压力和挑战的同时也带来机遇。传统的档案管理工作受限于人工管理，只能以个体的档案为管理单元，很难从整体上对档案信息实施统计和分析工作，但在档案信息化后可轻易的实施相关管理和研究工作。在建立档案信息系统时，由于有数据库和信息技术支持，应在系统设计阶段就加入统计分析和数据挖掘功能。从人事系统到工程技术档案，再到纪检监察档案等等，都可以通过对资料的统计刻画出整个档案库的全貌，从各个角度对档案资料进行分析和挖掘，为相关单位或部门实施人事决策或行业规划提供有益参考。

（六）提高工作人员综合素质，转变观念

实现档案信息化，必须建设一支具有信息化技术、拥有档案管理知识并能严格遵从行业纪律的档案人才队伍，人才是能够成功实施档案信息化工作的关键。档案工作的方针、政策要靠人去执行，档案的科学管理要靠人去实现，先进的技术和设备要靠人去应用。对于信息技术的培养要注意综合全方位培养，既要培养硬件基本操作技能、操作系统应用技能和档案数据库系统应用技能，也要培养对各类多媒体设备的应用能力，如扫描仪、打印机、传真机、数码相机和摄像机等。更重要的是，要提升人才队伍的观念，只有观念转变了，才能在档案信息管理过程中，使信息采集、信息录入、资料检查反馈到安全应用等各个环节得到保障。

五、结论

在信息技术高速发展的今天，档案管理工作面临着极大的挑战。档案信息化管理是档案事业发展的必然方向，也是提高档案管理服务水平的有效措施。做好档案信息资源建设工作对于实现档案信息化建设具有重要的推动作用，因此档案工作者应充分认识到目前档案信息资源建设存在的问题和困难，采取积极有效的措施，加大对档案信息资源建设的投入力度，提高档案工作者的素质，提高档案信息资源建设工作的效率，最终实现档案管理信息化，从而更好的为单位经济发展服好务。