浅谈1000MW机组创优工程档案管理

【摘 要】工程档案是施工单位在施工过程中形成的，是施工实物质量的真实写照，是鉴定工程质量等级的重要依据。同时也为项目的改扩建，维修，管理提供真实可靠的技术支持。本文以平顶山第二发电厂2X1000MW机组创优工程档案管理为主线，从收集、整理、归档、移交等环节进行阐述，指出了工程档案管理的要点、技巧、应注意的问题及应采取的措施。

【关键词】创优；工程档案；管理

平顶山第二发电厂2X1000MW机组工程属创国优试点工程，在工程建设中中国电力建设企业协会档案管理专家多次指导，进行咨询检查，本工程组卷方式及组卷质量严格按照创优要求进行。目前该工程项目已获得国家优质工程金质奖，详见国家工程建设质量奖审定委员会文件《关于表彰2011-2012年度国家优质工程的决定》（工质字〔2012〕16号）。

1、收集

1.1明确档案收集范围

工程前期文件、合同、协议、设备说明书、开竣工报告、图纸会审记录、设计修改通知单、设计变更执行单、组织设计、施工方案、技术交底记录、安全交底记录、工程联系单、材料半成品试验单、检验（测）报告、验收表、技术记录图、隐蔽记录、试运记录、签证、机组启动验收交接书、机组移交试生产交接书、竣工图、工程照片、电子档案及相关的会议纪要等均为工程档案收集范围。

1.2 明确档案整理要求

施工技术记录表式及内容应符合现行版《电力建设施工质量验收及评价规程》各篇的规定。对于标准中没有规定的表格，由施工单位负责编制，经业主和监理部批准后执行。

1.3 制定相关控制措施

工程资料的形成、积累和管理应纳入相关人员的职责范围内，一般以工程项目总工程师为首，各级工程师、技术负责人及相关管理人员共同组成资料管理网络机构，并制定相应的检查、控制及考核奖励措施。

1.4 工程资料要与工程验收同步

目前的工程建设中，仍然存在施工资料不能与工程建设同步进行的现象，有些资料是“回忆录”式，这种做法直接影响了施工资料的真实性，资料与实际安装数据有偏差，降低了资料存档的价值。因此，必须避免施工资料与工程进度脱节问题，应提高及时收集资料的意识，保证资料真实完整，才能体现出资料管理存放的价值所在。

2、整理

按照一定原则对档案进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，注意整理步骤，才能有条不紊地将零乱的文件资料整理成有序状态，对于收集到的文件资料应及时整理并录入资料管理系统，做到不积压，用化整为零的方法及时处理，才能从复杂的资料整理中理出顺序来。

2.1档案分类组卷的编制要求

竣工档案的整理，统一执行现行版《科学技术档案案卷构成的一般要求》；案卷分类统一执行现行版《火电企业档案分类表6-9大类》。 组卷要遵循项目文件的形成规律，保持卷内文件的有机联系，分类科学，组卷合理。施工技术文件的表式应符合《电力建设施工质量验收及评价规程》，按“质检项目划分表”划定的单位工程，进行组卷。外文资料为文件夹形式的，原则上保持原来案卷及文件排列顺序、文号及装订形式，按机组、按专业系统整理；外文资料有译文的，应一并立卷、归档。前期文件、施工管理性文件、竣工验收方面的文件：按问题、时间顺序，组成一事一卷。竣工图的编制：根据《火力发电厂工程竣工图文件规定》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》要求编制，按专业组成卷册。设备及管线、电气仪表安装施工文件：一般按现行版《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《火电机组达标投产考核标准》要求编制整理。调试文件以专业系统组卷。原材料出厂证明及试验报告，按专业结合单位工程可单独组卷。设计变更、变更设计文件，按专业与编号可单独组卷，每卷必须根据回复单编制执行情况一览表、图号对照表。

2.2卷内文件的排列

前期、管理性、竣工验收及其他关于项目（竣工）方面文件，一般是按问题、时间或文件重要程度，依据文字在前，图样在后；批复在前，请示在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后的规定排列。竣工图，按设计专业、图号排列。单位工程竣工文件，卷内文件排列应满足文字在前，图纸在后的要求。对质量验收文件的排放顺序采用穿插排放，每一项检验批验收时相应的安装记录、签证、质量证明文件等均作为验收文件的附件，与验收表作为一件进行组卷。强制性条文检查表与分部工程验收表作为一件。

2.3案卷编目要求

案卷题名的编写：应简明、准确地揭示卷内文件内容，是编制各种检索工具的主要依据和案卷封面等需标识的主要项目，为两级目录检索的项目之一。

卷内目录：是指登录卷内文件题名、责任者、时间等特征，并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件首页之前。

其他关于案卷封面、脊背、备考表的编写：案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编页号。

目录号（代号）的标识方法：工程代号统一执行《火电企业档案分类表6-9大类》。

分类号，参见《火电企业档案分类表6-9大类》规定执行。

案卷号，按各级分类号小流水编制。

2.4 案卷装订

案卷采用按 “卷”装订与按“件”（单份文件装订）装订两种形式

3、归档验收

归档是工程资料向工程档案转化的标志。归档工作由相关责任部门承担，项目资料室对归档工作进行协助和指导。归档文件必须是经过系统整理并符合归档要求的文件才能归档。归档可按阶段分期进行，也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后与验收文件一并归档。归档文件应完整、成套、系统。施工单位整理完的资料自检合格后，由监理单位进行审查，建设单位进行最终验收，或由建设单位组织当地档案管理部门进行验收。

4、移交

施工方按合同规定的要求向业主移交竣工档案，办理档案移交手续，明确档案移交的内容、数量及有关的补充说明等。

结束语：工程资料是按照一定的原则、要求与方法，伴随着项目工程的不同阶段逐步形成的。由于工程建设中施工记录的不可还原性，决定了必须把工程资料管理作为控制工程质量的一种手段，它不仅仅是保证工程质量的重要技术措施，同时也是反映工程质量的重要载体，并贯穿于工程建设的全过程，因此科学、规范的管理建设工程资料，可以有效的确保工程施工安全，提高工程质量。