信息时代我国档案管理问题探析

【前言】信息时代我国档案管理问题探析由文秘帮小编整理而成，但愿对你的学习工作带来帮助。（一）档案管理没有普遍采用网络技术。 随着以网络为核心的信息技术的普及和广泛发展，信息技术取代了过去“手抄笔录”的信息流整合方式，使信息传播的速度极大提高，各种信息得到了空前的传播。主流信息贮存、传播方式的根本性变化在极大便利人类信息交换的同时，也...

档案是信息的重要载体之一，它作为组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息，是我国各项事业发展的重要依据和参考。在信息时代，信息技术发展迅速，在方便人类信息获取、提高信息传播速度的同时，也给档案管理带了巨大冲击和挑战，因此，研究信息时代档案管理问题十分必要。

一、文献回顾

目前，我国学术界对档案管理的研究主要停留在微观层面，以研究政府部门、高校等企事业单位的档案管理为主，路君兰（2010）、洪伟丽（2008）、赵益民（2010）、何伶（2008）分别从企业档案管理隐私保护、企业档案管理体系建设、高校档案管理方面进行了研究，缺乏宏观层面的研究和探讨；虽然蒋冠（2005）等从宏观层面为我国信息时代档案管理进行了研究，一定程度上弥补了学术界的空白，但是在对策方面稍显不足。本文从宏观角度分析信息时代我国档案管理发展中存在的问题，并提出符合有针对性的应对思路及对策。

二、我国档案管理存在的问题

改革开放以来，我国档案事业发展取得了重大突破，相继于1982年、1995年成立了档案出版社和《中国档案报》，是世界上仅有的拥有专门档案出版社和档案专业报纸的国家。但是，与国外先进国家相比，我国目前档案管理事业发展仍不容乐观，存在着多方面问题，严重影响了我国档案事业及其他各项事业发展的进一步发展。

（一）档案管理没有普遍采用网络技术。

随着以网络为核心的信息技术的普及和广泛发展，信息技术取代了过去“手抄笔录”的信息流整合方式，使信息传播的速度极大提高，各种信息得到了空前的传播。主流信息贮存、传播方式的根本性变化在极大便利人类信息交换的同时，也给我国以纸质、磁带存储等非电子档案管理模式带来巨大的冲击和挑战，使我国档案信息处于“被边缘化”的尴尬境地。世界累计有2000多个档案馆开设主页（2009年），并开放档案网络查询，相比之下，我国档案信息网络化建设则较为缓慢，没有开放档案网络查询。

虽然我国档案管理事业普遍采用了办公自动化等先进技术，方便了档案的查询和使用，但是由于档案本身没有登入网络资源整合成数据资源库，使档案使用、异地查询极为不便。这也从根本上使多数档案信息“束之高阁”，限制了学术、教学对档案资源的利用，造成极大地信息资源浪费。

（二）档案管理水平参差不齐。

目前，我国除了部分政府、高校、科研等事业单位专门设置档案管理机构进行相关档案管理保存并聘用专业人才之外，多数企事业单位并未设置专门的档案管理机构，其多数档案由企业文秘等文案工作人员负责，没有形成档案管理体系；档案管理人员管理素质、档案管理设备不能得到充足保证，严重影响我国档案信息的录入、保存和信息交换。

（三）档案录入种类单一，档案使用率不高。

笔者实地走访发现，目前我国企事业单位档案管理录入较为单一，主要以党政、财会为主，对单位活动记录不够详细，尤其是单位重要决策、会议缺乏记录，或者敷衍了事致使信息失真；政府部门年度信息缺少信息整合归档，致使大量数据信息散佚；部分单位虽然为工作人员虽然建立了详细档案，但是主要以人员工作关系为主，缺少员工详细的工作记录，不符合档案信息录入的原则。

我国政府掌握国家80%以上的信息资源，其中大部分是档案信息，但是我国目前对档案信息利用率不高，仅为5.3%，而且主要集中于教学、政策制定方面。实际科研、经济方面对档案资源利用较少，这虽然与我国档案信息储量不全、种类有限一定关系，但是另一方面也充分反映出我国档案信息利用较低，才造成了档案信息录入较为单一的现状。

三、我国档案管理发展缓慢的原因

造成我国档案管理上述问题的原因是多方面的：我国档案管理事业起点较低，档案管理意识较为落后；市场经济发展时间较为短暂，制度不健全等均限制了我国档案管理的发展速度，但笔者认为上述几个方面并不是导致我国档案管理发展缓慢的直接原因，直接原因主要体现在档案管理投入不足、管理人员意识落后、档案网络化发展缓慢三个方面。

（一）档案管理的投入不足。

虽然网络的普及极大地丰富了信息查询手段，一定程度上替代了档案的信息传播作用，但是网络信息稂莠不齐，存在大量虚假、不实信息给信息获取带来巨大不便，而档案作为准确、可靠、完整、真实的信息记录对各项研究、政策制定参考有着不可替代的作用。目前，我国对档案管理认识存在一定不足，对档案记录、管理的经费投入不足，致使档案管理设备不能及时更新换代，人员培训得不到充分保障，根本上限制了我国档案管理进一步发展。

（二）档案管理人员意识落后。

档案作为各个事业部门发展的准确、详实记录，存在一定的秘密性，因此查询我国各个单位的档案管理存在较为繁复的审核、审批过程。虽然我国非机密档案管理已经开放，但是各个单位档案管理部门没有及时转变思想，认清档案管理以服务为主而非以管理、保管为主的时代特征，甚至设置了部分档案查询的人为障碍。在实际工作方面，仍然以档案信息的保管作为工作的重点，对档案查询服务的重要性认识不足。这从思想上导致了档案管理因循守旧，限制了档案管理的进一步发展。

（三）档案网络化速度缓慢。

档案网络化是从档案录入、存贮、管理全面采用信息技术，通过数据库进行管理，通过互联网进行传播的档案管理发展趋势。通过信息技术和网络技术提高档案信息录入效率、传播速度和利用率，从而充分利用档案信息资源。目前，我国档案网络化进程缓慢，信息录入、交换效率低，档案管理人员工作人工工作量大，严重影响了档案记录详实、准确。同时，不便于信息的交换，造成了信息资源巨大的浪费。

四、信息时代我国档案管理的思路及对策

结合上述分析，本文认为信息时代我国档案管理应注重加大投入和提高管理人员素质。

（一）加大档案管理投入，建设符合信息时代要求的档案管理体系。

加大对档案管理的投入，完成档案管理信息化，是我国档案管理新时期发展的必由之路。通过完善信息时代档案管理的体系建设，完善档案信息电子化、网络化，提高档案信息透明度，便捷异地档案信息查询、档案信息下载，提高档案使用效率，才能充分利用档案信息资源，最终符合信息时代档案管理的要求。

（二）提高档案管理人员素质，转变档案管理人员工作思路。

除了在硬件水平上符合信息时代要求之外，档案管理人员工作素质是解决我国档案管理问题的另一重要因素。提高档案管理人员素质，主要体现在档案管理人员从档案保存、到档案查询服务的工作思路转变。主要依靠管理人员相关技能、职业培训，通过技能培训提高档案管理人员新型档案搜寻、录入、管理设备的使用能力，提高工作水平；通过职业培训转变管理人员工作素质，实现工作思路转变。

五、结语

信息时代，对我国档案管理提出了更高的要求，可以肯定的是透明度更高、信息传播速度更快是未来档案管理发展的必然趋势，只有完善档案管理设施、提高档案管理人员素质并做到二者充分结合，才能最终解决我国档案管理中存在的问题，推动档案我国管理事业的进一步发展。

（作者：哈尔滨市水务局水利征费办公室副主任）

参考文献：

[1]路君兰.欠缺与完善——关于我国私人档案管理的思考.安徽大学.2010.

[2]何伶.论高校校史工作中的档案管理.山东大学.2008.??

[3]蒋冠.网络环境下档案信息资源整合研究.湘潭大学2005.

[4]洪伟丽.档案管理现代化若干问题认识.黑龙江档案. Heilongjiang Archives, 2008(06).

[5]赵益民.图书情报档案事业一体化整合模式构建.图书情报研究.2010(1).

[6]徐楚椎.图书情报档案一体化管理的理性思考.云南档案.2009(11).

[7]张丽华.图书情报档案一体化——学科逻辑、历史进程、现实问题与发展路径.重庆图情研究 .2010(1).

[8]金凡.网络环境下我国档案信息服务研究.中山大学.2005.