企业档案管理社会化问题初探

【摘 要】 本文对企业档案管理进行了概述，对企业档案业务外包的需求进行了分析，论述了企业档案社会化管理的必要性和可行性。在当前，科学技术的发展为企业的档案社会化管理提供了条件，档案管理机构的规范和中介服务市场的健全，也给企业的档案管理社会化提供了保障。因此说这是企业的一种好的选择。

【关键词】 企业；档案管理；社会化；可行性；市场需求

随着时代的发展，社会经济的不断提升，企业与企业间的竞争也日趋激烈，部分企业在增加产品销量的同时，还在降低企业的基本运营成本。企业档案管理的社会化就此被提出，此方案在保证降低成本的同时，还能提高企业综合管理水平，短期内亦能够提高企业效益，节省企业管理的时间成本。本文就此问题进行探讨。

一、企业档案社会化管理概述

从20世纪80年代，在工业企业就出现了业务外包的情况，业务外包的主要目的是整合外部最优秀的专业化资源，达到降低成本，提高效率，充分发挥企业竞争的核心力量的效果。在此基础下，社会化这个词进入了大众的视野，包括社会化分工，社会化服务。档案管理界也提出了社会化的管理理念，是企业档案管理社会化的雏形。现今我们所说的企业档案管理社会化主要是指企业为降低成本，将企业部分档案管理外包出去，分给社会上一些专业组织或者个人，获得比单纯利用内部资源更多的利益和竞争优势，并且让企业档案管理更加的规范化、科学化、现代化。当今主要的企业档案外包主要包括档案数字加工，档案管理，档案库房建设，档案管理软件开发等和档案管理工作相关的工作业务的外包。

二、企业档案业务外包的需求分析

1、房地产开发类企业档案业务外包需求

对于一般的房地产开发公司，档案类型比较多，门类档案的产生极其不均衡。房地产行业在开发过程中，产生大量的工程项目档案，有时候会占到总量的百分之八十。由于经济的发展，现在的房地产项目具有分期开发，规模庞大，多栋数，众单位参与的特点。光从企业档案管理来看，呈现空间与时间相交错的复杂性。房地产开发类企业一般都会建立档案室，聘请专业人员负责档案管理，但由于企业一般都会多个房地产项目同时开发，导致每年会有大量的工程项目档案产生，错综复杂。单靠企业内部管理，很容易出现问题，而且房地产部门的主要精力用于建设，对付这种事情更是不堪其扰。所以很多房地产公司都愿意将企业的档案管理外包，主要是涉及到初期的企业档案管理体系的建设，及以后长期的档案管理业务外包。

2、生产型企业档案业务外包需要

生产型企业（指的是机械、食品、轻纺等主要以生产产品为主的企业）因为其生产管理，会产生大量的工艺档案、产品档案、设备档案等，这类档案在企业中也是不可缺少的，生产型企业比较重视生产过程中加工工艺的档案以及产品档案的管理，因为此涉及到核心市场竞争力。一般的生产型企业，出于节约成本的目的，不会特地开设一个档案室来对产品档案进行分门别类的管理，而将此类工作直接由公司文秘或者会计担任。生产工艺的档案以及设备档案一般保存在生产车间的办公室内，这种分散保管的形式非常不利有价值档案的长久保存和提供利用。此类企业随着社会的发展也认识到问题的严重性，迫切需要专业的档案管理部门来分担此类任务。

3、大型国有企业的企业管理和档案管理业务的需求

在大型国有企业，企业档案的管理工作一般都交给行政部门，原则上应该是按照《企业档案管理规定》，《国有企业文化材料的归档办法》等国家档案的法规来管理企业档案。一般在系统内部，档案工作相对比较复杂。在政府内，都采用统一管理，分级执行的档案管理模式。国有大型企业对于档案工作相对较为看重，分别设立了档案管理部门，而且还设立了专门的岗位，聘用专业人才管理档案。但随着国有企业的不断扩大，人才的进出，产品的交易，企业档案管理的难度增加，将这块业务外包给专业的档案管理部门，企业既可节约人力物力，也能更有效的调动人员进行工作。

三、企业档案社会化管理的必要性分析

1、企业档案管理的社会化能有效降低企业管理成本，增加档案资源的利用效率

对于企业来说，将档案管理的工作委托给中介结构，中介机构则凭借自身的实力与专业，对档案实行规范化管理，而且由于中介机构所管理的档案比较多，相应的管理成本就会降低。另一方面，中介机构在提供管理服务的同时，也利用档案的信息，实现双重利用。作为一家基本的档案管理公司，必须要维护企业的商业机密，为自身创造良好的发展机会，实现企业的资源共享，推动企业跟外包公司的共同发展

2、企业档案的社会化管理能够实现资源的优化配置

企业通过中介组织对档案进行分类管理，能有效的利用中介公司的人才技术资源，增强资源的利用率。而且扶持一个中介公司，也为社会提供了更多的岗位，满足市场对各类人才的需求。实现共赢的目的。

四、企业档案社会化管理的可行性分析

1、在现代化社会中，科学技术的发展为企业的档案社会化管理提供了条件

由于信息时代的来临，现在的世界技术信息已经渗透到世界上的每一个角落。在企业的档案管理中，利用信息技术，能更有效的交流合作，信息的发展为双方的交流提供了更好更快的平台。企业档案的社会化管理能够使企业及时有效的掌握档案管理的内容以及最新动态。通过信息化的交流，社会机构为企业档案管理作出更大的贡献，从而提高企业的效益，降低企业成本。

2、档案管理机构的规范和中介服务市场的健全，也给企业的档案管理社会化提供了保障

在我国的企业管理法中，对社会中的档案管理机构有明确规定，此类公司的主要具体职责就是帮助委托企业管理档案，同时法律中也规范了档案管理公司的权利和义务。而且随着中介市场的发展，中介服务的不断健全，中介的内容和方式更加的科学以及规范。从而能为企业的档案管理提供高质量服务。

3、企业档案管理的社会化是实现企业档案外包业务的主要手段

随着我国各种企业的逐渐壮大，企业的用工量和业务量的不断攀升，企业的人力、物力资源已经无法满足企业的发展，如何解决繁重的企业档案管理工作成为一个难题。现在档案管理机构为企业档案管理提供了便利，促进企业的管理性发展，业务外包不仅能增强企业对档案资料的需求，提高效率，更能增强企业的竞争力。

总之，企业档案社会化有助于企业降低运营成本，保证档案管理的有效规范化，对于企业加强管理来说是不错的一种选择。

【参考文献】

[1] 王丽华.探讨企业档案管理的社会化问题[C].黑龙江交通科技，2012（5）219.

[2] 史 江，刘婷婷.企业档案管理社会化问题初探[C].档案学讯，2010（5）80-95.