基于精细化管理的教务信息系统开发策略研究

近年来，精细化管理的理念在技工学校逐步推广。精细化管理是一种理念和文化，它最早是由丰田公司提出，是建立在常规管理的基础上，将社会分工和服务质量精细化，并将常规管理引向深入的思想和管理模式，是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式，是现代管理的必然要求。

在技工学校中推行精细化管理，是提高技工学校教育教学质量的重要手段，它带来严谨的工作作风、极高的工作效率、明确的责任划分。在学校的管理中，教务管理的能力和水平，又是衡量一所学校总体管理水平和办学水平高低的重要组成部分，是学校教学管理的关键环节，因此，在教务管理推行精细化管理是提高整个学校管理水平以及教学质量的关键因素。

为实现高水平的教务管理，大多数技工院校都通过自己开发或购买的方式实现教务管理的网络信息化管理。但是在实际应用中，由于网络信息系统开发人员对实际业务的需求了解不完整，而系统使用人员对系统开发的知识、方式方法也不清楚，导致开发人员与使用人员之间无法将业务需求完全反映出来，管理的数据信息显得比较粗放，所建立的教务管理信息系统不能满足精细化管理的要求。

一、粗放式管理的弊端

教学计划管理过于简单，教学计划以专业划分，各个班级所采用的教学计划没有进行一一对应，由于班级名称、学制、技能等级的不同的原因，在教学编排中难免出现错漏。

教师信息管理不完善，对教师的任课情况没有系统进行管理，对教师个人的专业成长也无记录，在进行课程编排时无法充分利用信息系统，只能靠教务员凭借自己的经验和感觉去编排，往往出现某课程的任课教师不一定是该专业的，而该专业的老师可能没有安排本专业的课程。

教材管理不细致，一般来说对于各个班级使用的教材、教师，教材的出版社、订购数量等信息都会有记录，但对于学生领用教材的信息则无记录。

教学资源管理信息欠缺或不完整，课室信息、课室编排、多媒体设施设备管理维护等信息不能全面掌握。

二、精细化管理的内涵、特征与方法

1.精细化管理的内涵

精细化管理是一种管理理念，一种管理文化，以“精、准、细、严”为基本原则。“精”是指做精，求精，追求最佳、最优。“准”是指准确、准时。“细”是指做细，具体是把工作做细，管理做细，流程管细。“严”是指执行，主要体现对管理制度和流程的执行与控制。精心是态度，精细是过程，精品是成绩。

2.精细化管理的基本特征

精细化管理的基本特征就是重细节、重过程、重落实、重质量、重效果，讲究专注地做好每一件事，在每一个细节上精益求精、力争最佳。

3.精细化管理的方法

精细化管理是一种管理技术，是通过规则的系统化和细化，运用程序化、标准化、数据化和信息化的手段，使组织管理各单元精确、高效、协调和持续运行。即把复杂的事情简单化；把简单的事情流程化：把流程化的事情定量化；把定量的事情信息化。

三、以精细化管理为目标的教务信息系统设计策略

教务信息系统作为教务管理中的主要技术手段，是教务管理进行决策分析的依据，如果信息记录不够细致完整，那么势必会影响教务管理的效果。针对以上常见的问题，通过对目前所使用的教务信息系统的分析，结合精细化管理的内涵、特征和方法，笔者认为，在教务信息系统开发设计中应采取以下几个策略。

1.管理元素（实体）属性趋于最小化策略

任何信息系统管理的对象都是由各种元素组成的，就像是一个机体，由多个器官组成，每个器官又是由细胞组成。在精细化管理中，“细”就是细致，体现在管理的对象、管理的内容上，要求更全面、更具体、更细致，根据这一特点，我们在系统设计中，就必须使管理的元素趋于最小化，或者说管理的对象达到最小组成单位。

例如在“教学计划”的管理模块中，教学计划管理的对象可以是“各专业的教学计划”，也可以是“班级的教学计划”，而每个专业都由不同班级组成，因此，根据管理元素最小化策略，在“教学计划”的管理模块中，管理的对象就应该是“班级的教学计划”。

2.管理元素之间的关联性策略

精细化管理中的“细”不仅体现在“细致”方面，而且还体现在“全面”或“完整”。那么，对于教务信息系统中，要做到信息数据的全面和完整，在设计阶段尤其是需求分析阶段就要考虑到这一点。

在一个信息系统中，每一个模块都会和其他模块或多或少地产生关联，因此，在教务管理信息系统的设计中，要做到精细化管理的第二个原则是：必须考虑任何一个与之相关联的元素。在需求设计阶段，对于每个管理对象，都必须围绕它找出任何一个与之相关联或有联系的管理对象，例如要对“课程”进行管理，围绕“课程”这一管理对象相关的元素可能会有：专业、班级、教师、学生、学期、系、校区、课时、实训室等等，将这些相关的元素罗列出来反复推敲，将最终确定的元素作为“课程”实体的属性，同时把这些确定的元素建立相应的实体。

3.数据冗余策略

一般情况下，为了减小数据的存储空间并加快查询速度，在数据库表的设计中，应尽量避免数据冗余。但为了提高管理的精细化程度，提供精确的数据搜索、数据汇总和统计，提供决策依据，在数据库表的设计中，必须采取适当提高数据冗余度的策略。

例如在教师任课管理中，需统计各学期教师的任课情况，也可能统计某班级的教师任课情况，甚至也可能统计某个时间段某教师的任课记录，那么在“教师任课”实体中，必须要有“学期”属性、“班级”属性，而“班级”实体中也必须有教师属性。

4.信息系统使用的绩效管理机制

任何信息系统中的数据都应该是准确、及时和有效的，否则会对管理和决策造成极大的影响。为此，信息系统中必须确保数据及时进行更新。一般情况下，当信息发生变化时，系统使用人员应主动更新数据，但是实际工作中，由于各种各样的原因数据并不能及时更新，因此，在建立信息系统时，还要同时考虑建立信息系统使用的绩效管理机制。

一是设置定时（如每周）提醒功能，提醒系统使用人员定期更新数据；二是定义特定的数据表记录系统操作人员是否有定期进行数据的更新操作，作为该工作人员是否有完成工作的依据，其主管领导根据该记录表对该工作人员进行绩效考核，以此来促进教务工作精细化管理的

实现。

四、应用案例

下面就前文所提到的教学计划粗放式管理的问题，结合以上所提到的管理元素（实体）属性趋于最小化策略进行简单的叙述。

在信息系统数据库表的设计中，“班级”实体除了设置诸如“入学年份”、“所属专业”属性以外，还要添加“教学计划”属性，如下图所示。

由于技工院校招生贴近市场，专业设置较为灵活，招收专业名称调整较多，而且每年招生的班级数也不一样，因此不建议以专业作为管理的最小单元，而是要触及到组成这个专业的各个年级的各个班。

目前的技工学校的不少教务管理信息系统中，它的教学计划管理的最小单元是专业，那么在日常的教学编排过程中可能会出现遗漏或出现班级的教学计划对应错误，很容易造成教学安排的混乱局面。其问题的症结就在数据库表的设计时不是按照最小化的原则进行的，造成了管理的精细化程度不够。

同样道理，在教材管理中，它的管理对象或管理的元素可以是专业、班级或个人。那么在这些元素中，最小的元素是“学生”个体。所以，按照此原则，在精细化的教材管理中的管理对象就是“学生”，也就是说，我们可以通过系统了解到每个班每个学生领用教材的情况或缴交教材费的情况，真正做到精细化管理中的“细”。

五、结语

管理出质量，管理出效益。现代化的管理越来越离不开计算机，计算机信息化网络化的教务信息系统已经成为学校教务管理实施精细化管理的重要辅助手段。教务信息系统中对数据、操作方法、操作流程的精细化程度，决定了教务管理的精细化程度，因此，只有采用科学合理的方法和策略进行需求分析，才能使教务信息系统更符合精细化的要求，才能为学校教务管理的精细化打下坚实的

基础。

参考文献：

[1] 温德诚．政府精细化管理[M].北京：新华出版社，2007：25．

[2] 赵琼.高效精细化教学管理的探索与实践[J].职业时空，2008(11) ．

[3] 管理词条.精细化管理[N].中国教育报，2009(3). （作者单位：广州市技师学院，广州市高级技工学校）