浅析档案管理中秘书工作的重要性

摘 要 随着办公设施的进一步优化,"文档一体化"的要求也日渐突出。如果文秘与档案处理工作,从组织制度到具体程序真正交融在一起,通过加强对文档的超前控制、保证质量、减少程序,将会使档案管理更趋科学化、合理化。

关键词 档案管理 秘书工作 文件材料

对于一个单位来说，要维护好单位发展历史的真实性，使人们了解它的历史传统和发展现状，靠的是档案。换种方式老说就是今天的文章,就将是明天的档案材料,是各单位发展历程最好的见证。档案的主体是公文，高水平的档案管理是建立在规范处理公文的基础之上。而秘书的工作是处理文件。收、发文件，文件存档等。

一、文秘工作对档案管理工作的作用

文档工作离不开档案管理。文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要，文秘工作必然涉及到许多上呈下传的文件材料，而这些文件则要及时递呈领导批阅，催办、归档，直接影响整个各单位的工作效率；能够使各单位更好地贯彻落实好上级领导部门的精神；为设计人员提供学习进修的信息，使设计人员的技术水平不断提高，有效地促进经济效益。可以说，文秘工作的优质服务对垦区的经济和社会建设都在起着不可估量的作用。因此，以基础档案管理为起点，规范运作方法才能够有效地推动文秘工作规范有序地健康发展。

二、文秘工作的档案管理的重要性

1.档案工作的出发点和根本目的就是收集齐全和科学管理档案, 最大限度的满足工作需要。收集工作是档案工作的起点, 只有收集工作搞好了, 才能有效地开展档案的各项工作, 档案工作才能存在并得到发展。收集工作的效果直接决定着档案的数量和质量, 丰富了档案, 才能更好的发挥档案的作用, 为各单位的发展充分提供利用职能。

而文秘人员主要负责各单位的文件资料起草、颁布、信息的上传下达等项工作的进行, 可以说是各单位文件、信息汇集的 “集中营”。 文秘人员由于工作的特殊性, 在很大程度上更便于对各式文件资料及信息进行收集、分类, 做好档案归卷的前期基础性工作。 《档案法》 中也明确规定: “文书部门立卷 ” 的问题, 主要是要求做好平时归卷工作, 关键在于 “及时” 两字, 对于档案资料,要及时收集、 及时分类, 切忌拖拉积压。因此, 文秘人员在日常工作中, 根据职业的敏锐感, 随时可以有计划的进行资料和信息收集、整理, 进行分门别类的管理, 这样既方便平时查阅, 又利于年终的立卷。

2.利用文秘工作的职能有利于保证档案的质量，公文是文秘工作的主要产品。公文质量的好坏直接影响档案的质量, 没有高质量的公文就没有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在规范处理公文的基础上的。从公文产生到流转, 到最后由公文向档案转化的每一个环节, 都体现出档案工作的具体要求。主要表现为以下几个方面。

（1） 提高文件整体质量

档案工作的起点是公文的形成, 规范公文处理, 把好公文形成关, 是做好档案管理的基础工作。拟定公文则是公文形成的关键环节。单位不同拟定公文的部门也各不相同, 有的单位的公文是由办公室统一拟定的, 有的则是由相关职能部门起草然后交由文秘人员来审核, 办公室负责印发。 由于各职能部门写作人员的水平、思路各不相同, 对公文起草工作相关要求的理解存在差异, 导致起草的文件的质量也就大不一样。 无论是何种情况, 公文在印制前都要经文秘人员进行最后把关, 对文稿进行必要的审核和修饰, 然后才能印发。所以说, 文秘人员是保证文件( 特别是公文) 内容真实可靠的重要途径。

（2）做好文秘工作, 是适应办公自动化发展趋势要求

随着科学技术, 特别是网络技术的发展, 越来越多的单位办公走向办公自动化, 利用现代化的设备和技术, 快速高效的处理文字信息和文书日常事务。使用办公自动化, 使 “文档一体化” 的管理模式逐渐成为可能。 “文档一体化” 早在20世纪80 年代就已提出了,90 年代中后期随着电子文件的产生, 实行OA 环境中的文件、档案一体化管理的呼声更高了。 所谓 “文档一体化” 管理, 就是从文书和档案工作全局出发, 实现从文件生成制发到归档管理的全过程控制。其实质就是把文秘工作和档案管理从组织制度到具体程序真正交融, 加强对文件的超前控制, 保证档案质量。目前, 我们各单位的文秘与档案管理人员是文档管理者构成的主体, 他们在工作上相互独立。 在网络环境下, 随着信息的传递速度和效率的提高, 传播方式的改变, 文件与档案同时作为一种信息, 他们之间的界线已变得越来越模糊, 特别是电子文件的大量涌现, 几乎消除了这一界线,文件与档案管理者再不是相互独立的群体, 也不是简单地合二为一。具体地说, 电子文件信息的录入和整编需要文秘、档案人员的共同努力, 但是文秘工作是做好这项工作的前提。 在网络环境下, 按照文档一体化管理中文档生成一体化的要求，档案的收集工作必须从文件的最后阶段转移到信息产生的整个始末，把档案管理的要求贯穿于信息工作之中，实现文档的超前控制，对有保存价值的信息进行即时收集和整理，从公文产生到运转的每一个环节，特别是在公文向档案转化的关键环节, 而这一任务的要求则正是文秘工作的主体, 因此, 随着办公自动化系统的进一步健全, 文秘人员作为办公自动化运转中的重要一员, 如果实现档案一体化管理, 不论是对文字处理工作, 还是档案管理, 都将大大减少中间环节, 促进两项工作的共同开展。

三、总结

总而言之, 档案管理在各单位工作中是不可缺少的一部分。如果说在文档一体化管理中, 文件收集是基础, 规范整理是手段, 综合利用是目的, 那么文秘人员就是连成这一先进管理程序的丝线, 是一个非常重要而不可替代的环节。时代飞速发展的今天, 办公自动化的全面实施, 文秘人员如何以高度的职业责任感和敬业精神, 充分发挥作用, 与档案管理工作规范衔接, 实现真正意义上的 “文档一体化” , 应该是办公自动化全面实现以后进行的一项重要工作。

参考文献：

[1]加强油田开发企业档案管理,提高档案管理水平.马建英

[2]浅谈企业档案工作科学管理法.郝小红

[3]浅谈如何提高高校行政秘书工作效率.陈明

[4]秘书工作中的档案管理对人文ＧＤＰ的作用探析.陈昭颖　张鑫　沈雪