信息时代企业档案管理工作变革论

[摘 要]档案信息化建设是我国档案事业发展的必由之路。因档案管理不善引发的企业文件失控、档案管理失范和档案作用失效的现象并不鲜见。同时传统的企业档案管理与企业其他信息资源的管理是相分裂的，它既不利于信息资源的整合管理，也不利于档案管理质量的把控，因此企业档案管理体制和管理模式亟待升级，本文对档案信息化建设中的有关问题进行探讨，指出了在企业档案信息化建设过程中存在的问题，并针对性这些问题提出来了企业信息化建设今后发展的策略。

[关键词]信息时代 企业档案管理 变革

中图分类号：F49 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）04-0318-01

信息技术的发展给档案事业的发展带来了机遇，同时也带来了前所未有的挑战，开展信息化建设是企业档案事业适应时代和社会发展的必然选择。现代企业档案管理与传统档案管理存在最大差异还是来自档案管理对象特点的变化，它是信息技术在社会领域广泛应用的结果。信息技术的使用产生了大量的电子档案，这一全新管理对象必须要有针对性的管理方法，而针对性的管理方法需要信息技术的支持。

一、在信息技术支持下，企业档案管理工作的主要影响

一是档案工作性质的变化：传统档案管理是以实体管理为中心，现代企业档案管理是以信息管理为中心，企业档案信息化使档案工作性质从以实体管理为主转向以信息开发服务为主。

二是管理对象性质的变化：现代企业档案管理的重点从实物型档案转变为数字化档案。

三是收集和归档方式的变化：传统的手工立卷、组卷、装订等整理方式成为历史，分类归档成为现代企业档案管理工作的重心。

四是提供利用服务内容和方式的变化：现代企业档案信息服务模式从以馆藏为中心向以用户为中心的模式转变。

五是对档案工作人员的素质提出了更高的要求：现代企业档案管理要求档案人员具备一定的信息技术素养才能胜任电子档案管理工作。

二、在信息技术支持下，现代企业档案管理的优点

一是档案收集、查询超越了时空限制，这既是企业档案工作发展的必然趋势，也是适应企业档案信息化建设发展的要求。

二是能满足企业信息集成要求，提高企业档案信息利用率及查全率，使企业档案服务更加有效。

三是可以实现企业软硬件资源共享，在达到同样管理效率的前提下，可以节约企业管理成本。

三、在信息技术支持下，企业档案信息化实施的原则

一是以提升企业竞争力和提高企业效益为根本原则：盈利是企业的根本性目的。在进行企业档案信息化时，应该从企业盈利的角度来审视档案信息化的可行性及目标。企业档案管理归根到底是为企业发展服务的，脱离了企业发展要求的档案信息化是没有根基的，也难以获得企业管理者的长久性支持。

二是以促进有效管理为原则：有效管理才能使企业获得绩效。管理大师德鲁克说：“管理存在的目的是帮助组织取得成效。它的出发点应该是预期的成效。它的责任是协调组织的资源取得这些成效”，企业档案信息化就是要能够为他们提供有效的档案信息资源服务，从而促进有效管理。

三是以发挥档案资产作用为原则：企业档案是社会记忆的组成部分，更是企业自身的无形资产，充分发挥企业档案资产作用，有助于企业进行有效管理。

四、在信息技术支持下，企业档案信息化实施条件

一是企业分管档案领导支持：企业档案信息化是一项难度较大的工程，因此，必须获得领导支持，这样才能有效地让全员参与进来，在经费投入、人力资源、时间资源上获得保障，在业务流程改革、档案管理流程重组上才能有效推行。在分管理档案领导的支持下，要让档案信息化成为企业的常态工作内容之一，就像企业的生产、经营、销售一样。

二是企业全员有管理创新的意识观念：在企业内部，全体员工首先应有档案意识，在这一前提下，档案管理部门的员工和企业其他部门的员工在档案资产管理这一共同目标下互动合作：档案管理部门努力进行档案资源开发利用，让档案资产价值作用在企业发展践显现出来，让其他部门员工切实感受到档案是资产；同时让其他部门员工积极投入到档案资产管理中来，把档案管理也作为自己工作的一部分，这项工作也是实实在在地为企业发展作贡献。

三是企业有档案信息化的内在需求：企业发展对档案的依赖程度决定了企业档案信息化内在需求动力的大小。企业档案管理部门不能忽视档案信息化的内在需求，而应充分发扬档案对企业发展的“作用点”，并逐渐扩大档案资产作用在企业的辐射范围，夯实档案信息资源在企业发展中的基础性作用。

四是企业有管理基础和技术基础：环境不仅包括企业人文环境，也包括企业的管理基础及技术基础。企业没有条件实施档案信息化，可以先打好管理基础，普及现代信息资源管理技术，逐渐积累数字化档案资源，为未来档案信息化的实施准备一个良好的环境。

五是企业档案管理部门有切实可行的档案信息化规划：“计划的制订比计划本身更为重要”，企业档案管理部门应尽早规划档案信息化而无论实施条件是否成熟。通过档案信息化规划的制定，寻找与企业信息化的结合点，分析实施档案信息化的有利条件和不利因素，确定自身条件下所能实施的信息化层次，指导本部门在档案工作中积极创造更高层次的档案信息化条件。有了切实可行的档案信息化规划，档案信息化规划工作就有了前进的方向和目标，就能循序渐进地发展。

六是企业档案信息化有专门的部门和领导来组织管理：实施企业档案信息化不只是档案管理部门的分内事，它涉及企业的各个部门，是企业全员共同实施的一个项目。有专门的部门和领导来组织档案信息化项目的实施，有利于企业各部门之间的沟通协调，有利于档案信息化配套规章制度的推行，有利于新的档案管理模式下的档案资产管理责任的重新分配，有利于营造企业全员参与档案管理的氛围。

五、在信息技术支持下，企业档案信息化实施步骤

一是研究企业管理对档案资源的需求，分析目前企业档案管理工作中存在的问题。此阶段主要是解决企业档案信息化实施的目的和可行性研究。

二是根据企业发展战略、企业信息化规划，提出现阶段档案信息化目标，并进行目标理念的培训，包括档案信息化相关的管理理念培训和项目管理培训，分别对高层人员和参与的业务人员采取不同的培训内容与方案。

三是根据上阶段提出来的档案信息化目标，进行企业业务流程、档案管理流程分析，搞清楚哪些问题可以通过调整管理解决，哪些可以由实施信息化解决。

四是研究企业信息化和档案管理基础，进行档案管理流程重组。本阶段重点关注档案管理流程与业务流程的优化及配合交融，优化流程及数据，理顺数据流向，建立统一的数据规范。

五是针对可以由实施档案信息化解决的问题进行档案信息化实施规划，确定实施方案。如实施是一阶段还是分步实施，档案管理系统是外购、定制还是自主开发等。

六是按照档案信息化实施方案进行具体实施过程。重视对人员的培训，对风险因素的识别。建立应对措施和监督控制，建立测试模型进行模拟测试等。

七是对档案信息化项目实施引入监理机制，建立绩效监控系统。

八是对档案信息化效果进行评价。这既是总结经验，更是查找不足，以促进档案信息化的深度发展。

六、结语

先进技术的出现为减轻档案工作者的手工劳动强度并能更好地实现档案工作价值提供了契机，但将这些先进技术运用于档案工作实践则是一次全新的挑战。利用数字档案建设来提升档案服务能力，不仅带来了巨大的经济效益，同时也会为档案机构地位的提升带来前所未有的帮助。

参考文献

[1] 张健.电子文件信息安全管理研究.

[2] 金波.数字档案馆生态系统研究.

[3] 档案学通讯杂志社编.档案学经典著作.

[4] 王萍.宋雪雁.电子档案管理基础.

[5] 张宁.电子文件的真实性管理.