浅谈高校文档一体化管理

[摘 要]目前众多高校都存在此情况：文书工作因为与档案管理工作归属于两个部门，在工作过程中常常被分开处理，两个部门之间没有很好地沟通和结合，从而影响了档案信息的完整性和准确性。笔者在7年的档案管理工作中也遇到了因为未能实现文档一体化从而对档案信息收集、整理造成很大影响的问题。所以本文重点探讨高校文档一体化管理，并找出提高高校文档管理水平的方法。

[关键词]高校；文档；一体化管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.12.134

[中图分类号]G271；G647 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）12-0-01

文档一体化，就是文件生成和档案管理的一体化。文档一体化的意义在于从整体上组织控制文件、档案信息，加强各部门对文件管理的超前管控，这样能保证入档质量，减少重复劳动，又能节约人力、财力、物力。对于高校而言，现行公文及其处理是日后学校档案的主要来源，同时，档案也是立卷文书的重要归宿。因此，高校必须了解文件管理与档案管理之间的关系，并且在实践工作中实现文档一体化管理。

1 文档一体化管理存在的问题

我国许多高校在20世纪90年代就提出了将文件管理与档案管理一体化的思想理念，但很少有高校在实践工作中实现，其存在的主要问题有以下几个方面。

1.1 文书和档案工作各为其阵

目前，许多单位都使用将文件和档案分开的管理模式。就高校而言，档案工作业务更多在档案部门完成，而文件管理则由校办秘书科指导完成。这就使领导更多把目光放在文件运转上面，而档案工作人员很难对文件管理部门进行规范管理和业务指导。文件和档案设在两个不同的部门进行管理势必会造成文书工作和档案管理工作在方法上、标准上不统一，也会造成信息收集的缺失和内容的不完整等情况出现，这种管理模式无法实现文档一体化管理的前端控制。

1.2 文件和档案管理之间存在很多未解决的矛盾

由于文件管理和档案管理的业务和行业标准的不统一，造成了高校文件管理和档案管理之间存在着很大的矛盾。虽然文件管理和档案管理息息相关，但是由于文档分离管理，造成文件处理工作与档案工作的标准不统一。在高校的文件管理过程中常常出现文秘工作人员因工作不当造成文件材料遗失的情况，但是在这过程中档案管理人员是不知情的。这就会造成本单位文件资料形成、积累和归档工作受到极大限制。

2 在高校实行文档一体化管理的必要性

2.1 高校发展所需

首先，国内高校的办学规模不断扩大，学生人数增多，职能部门也不断增加。随着部门职能的转变，高校档案的收集难度、工作量都加大了。其次，高校档案的载体越来越多样化，各种电子文件，纸质文件大量产生，档案管理部门从传统的立卷管理已经变为以“件”为单位来收集整理。最后，学校扩大后，档案的利用率也随之提高了。学校的教学、科研以及各种评估，都必须有档案材料的支撑，而传统的管理方式已经不能适应，所以改革文档管理是关键。

2.2 高校文档一体化管理，是信息技术的必然性要求

现阶段，各高校在文件和档案管理处理上，从拟稿、审稿、签发、打印、校核、发文到最后归档，都采用信息技术，速度大大提高。但是由于高校档案管理中仍然存在着手工操作方式，使档案查找和利用的速度很慢，导致档案信息利用率低下。随着社会的发展，信息化技术已经普遍应用于许多领域，而文件和档案管理随着工作量的增加，非常需要信息化手段来提高工作效率。这就要求高校的文件工作与档案管理必须以信息技术为主要手段。因此，高校文档一体化是信息网络技术的必然要求。

3 实现高校文档一体化管理的对策

高校实施文档一体化的必要性，让各大高校档案工作人员深刻体会到文档一体化管理对档案收集工作的重要作用。现阶段，信息技术发展迅速，各大高校在档案工作中不断地摸索和总结经验，文档一体化管理被高校视为日后发展的重要手段。对于如何实现高校文档一体化，笔者提出以下几方面的措施。

3.1 “收发文”和“归档”合一

把文件的“归档关口”提前，使收发文登记“合一”。不管是本单位发文、内部文件，还是外单位来文，只要收到文件就要先登记归档，然后再进行公文的运转处理。这样就不会使一部分现形文件在现行期刚开始时就已归档，而另一部分等到现行期完了才归档，这样便保证了档案部门归档材料的完整性。而档案部登记归档，就会让档案管理和文件管理两个部门在进行不同工作的同时把其中的相同点衔接起来合为一体，由一个控制中心一步到位，同时简化了工作程序，精简了机构，有效控制了整个文件运转的过程。

3.2 高校实现档案管理信息化

随着我国高校各项管理工作向信息化发展，高校档案信息在高校日常管理中地位越来越重要。所以，实现高校文档一体化关键在于实现档案信息化。在档案信息化应用方面，工作人员通过使用档案管理特有的系统软件，可以对已有的信息进行相应的归档操作，并实现档案信息的浏览、著录、查询、借阅及检索等，能最大化利用档案信息资源。学校档案信息管理系统建成后，通过与其他档案管理系统、软件的无缝连接，用信息化手段对整个档案业务的流程进行有效管理，即可实现真正意义上的文档管理一体化。

高校文档一体化不仅是一种先进的管理手段，也是档案管理工作的发展趋势。总之，文档管理一体化建设工作不是一蹴而就的，在建成后也需要文书工作部门与档案管理部门合作，不断对管理制度进行补充、完善。另外，在人员的培训、管理及传统档案工作模式的转化等方面也需要做很多的工作。

主要参考文献

[1]金慧珠，王俭，等.文件登记、立卷、著录三位一体[J].档案工作，1989（4）.

[2]陈兆.六十国档案工作概况[M].北京：中国档案出版社，1995.