浅析事业单位档案信息化管理的发展和前景

摘要：档案管理是事业单位管理中的重要组成，与其他方面的管理有所不同，它不是只局限与某一领域的管理活动，也不仅仅是档案部门和档案管理人员的事情，而是需要事业单位中所有人员共同参与的情况下才能取得一定成效的事业。本文将阐述事业单位档案管理信息化的发展过程，意义以及将来的趋势。

关键词：信息化；档案管理；发展趋势

中图分类号： G271 文献标识码： A

引言

档案是指人类社会各项实践活动的真实记录， 是第一手的原生信息，是对国家和社会有保存价值的各种文字、图标、声像等不同形式的历史记录。因而是社会的宝贵财富，是人类重要的历史文化遗产。档案工作深深植根于人类社会生活，随着社会文明程度的提高，越来越深入到社会生活的各个方面，发挥着越来越重要的作用；随着社会进步发展，档案管理模式已转变为对信息资源的管理 ，以信息为管理对象，做好重要信息资源的管理。

1.我国事业单位档案信息化管理的发展过程：

1.1萌芽起步阶段

档案信息化的起步以计算机技术的发展为基础，上世纪70年代末80年代初，随着计算机的引入，我国档案界开始尝试运用计算机管理档案。自1979年以来,国家档案馆、四川、辽宁、江西科学技术管和中央档案馆, 中国人民档案馆等个别大型档案馆陆续购置计算机设备，进行档案管理自动化课题的研究和实验，编制出一些简单的档案检索程序，初步积累了计算机辅助档案管理的一些经验。

1.2快速推进阶段

这一阶段，国家和地方政府对档案信息化建设的投入有较大程度的增加，档案部门配置的信息化设备越来越多，档案信息化建设也得到了进一步完善相关法律法规,档案信息化建设已经进入了一个快速发展时期。大多数省级档案建立基于数据库的文件管理系统,实现内部业务的档案管理网络和计算机化。

档案网站建设的快速发展是档案信息化建设的一个重要的阶段。网站数据显示,随着互联网的普及逐渐自90年代末,国内(主要是大陆)在1999年底互联网网站上可以查询到档案只有12个,发展已超过1000个,这些网站属于不同的省份,包括国家、省、市和区综合档案,大学机构档案等。在此期间,国民经济信息化战略,更多项目开始加速整个社会的信息化的过程中,计算机应用成为一个共同的工作方式。随着办公自动化、计算机辅助设计,计算机辅助制造应用程序开发的类型和数量的快速增长的电子文档,如何确保原始性、真实性、完整性和可靠性的数字档案,成为档案行业正面临着巨大的挑战。在这种情况下,电子文件和数字档案管理正式提上议事日程。为了促进文档管理的集成,各级档案建立电子文档中心,创建了电子文件与当前文件使用新的模型同时,也为电子政务公。共中发挥关键支持作用。

1.3系统发展阶段

进入21世纪后,信息网络技术的广泛应用,尤其是电子政务的快速发展,档案信息化建设注入了新的活力。“十五”时期的大纲的指导思想、目标档案信息化建设的特殊的部署,档案信会的信息化的过程中,计算机应用成为一个共同的工作方式。2005年12月在北京举行,国家档案局局长会议审批档案事业发展“十一五规划”,“国家数字档案馆建设和服务工程”作为“十一五”重大建设项目正式启动。项目实施,建立各级档案部门的信息化建设为目标,提供了政策的支持和资源。一些重要档案信息化项目的项目,如:天津档案信息资源建设、上海工程电子档案和数字档案馆建设工程,大连浙江省数字档案项目,杭州在线档案建设项目等,尤其是“国家数字档案馆建设和服务工程”项目实施,迅速扩大档案信息的规模投资,整体提高了档案信息化建设的水平,各级档案部门的档案机读目录数据库建设、数字图书馆档案和档案网站建设,数字档案馆的建设已经取得了很大的进步,全面、有序的档案信息化建设,推进。2006年12月27日，档案事业发展“十一五”规划》经《国家发展和改革委员会审核同意，正式施行，规划的实施将极大的推动全国档案信息化建设的进程。其中代表政府档案信息化建设的档案馆建设将是重点，将起到龙头作用、骨干作用、示范作用、规模作用。

2.档案管理信息化的意义

档案信息化，可改善档案管理工作。只有实现档案信息化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

2.1提高整个部门的工作效率

档案信息化,文件管理信息的实现后,部门员工管理可以免费从繁重的体力劳动,不再是一个目录的打字员和档案管理员,可以更好地从事研究档案的收集工作和档案工作,极大地提高职能部门的工作效率。

2.2提高整个部门的技术水平

档案信息化，可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。可一次投入，多次产出，远程服务资源共享；可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性；可提供丰富的具有地方特色的知识，适应外部环境的变化。

2.3能有效文件收集工作

档案信息化，随着计算机和网络技术的发展和普及，电子政务、电子商务等将日趋普及。档案人员要管好档案，就要提前介入到电子文件和管理工作中，提前以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，使信息发挥最大的效益。

2.4部门服务的功能变化

档案信息化,文件管理信息、无形资产的单位(包括文档、科技档案等)可以方便的在网上浏览(与相关访问控制),以优质服务提供给单位领导和相关部门,以便档案管理的功能不再是档案部门的,可以建立单位的信息中心查询。

3.事业单位档案管理信息化发展趋势

信息化建设不能只是停留在对传统业务管理的计算机化上，而应该更加注重下列方面：

3.1电子文件归档管理和使用：借助“文档中心”的功能机制,实现电子文件的党政体制通过电子政务网络在线收集、整理、归档,并提供当前的利用率,实现跨部门的信息共享。开放必要的文件和当前政府规范性文件,提供社会、为政府信息公开提供支持服务的功能。使用元数据,如身份认证、数字签名技术,保证电子文件的真实性、完整性和可用性很长时间了。

3.2集成文档管理和服务平台建设,加强业务管理平台的数字档案管理能力,提供了网络服务能力,借助先进的技术(如无线条形码阅读器,电子标签,手持扫描标识符),等等,提高了自动化的业务管理水平和工作效率。

3.3集成的专业档案目录资源:综合档案馆(室),有义务将辖区内各种专业档案(房间)资源的目录(如城市建设档案,房产档案、信用档案,人事档案,等等),面临着社会提供查询服务。

3.4加强档案信息资源的开发和利用:收集档案数字化处理和管理信息系统功能的改善,研究档案创造良好的条件。借助搜索引擎技术,可以有效地建立主题协会和集群。这将显著提高档案的可用性,通过深度数据处理,可以从文件库中提取大量的有价值的信息资源。

3.5加强档案信息网站的建设:档案信息网站收集档案,为单位、社会或个人提供服务的重要窗口,是实现档案和社会公众,建立良性互动途径。特别是在完成数字档案,档案信息网站的帮助下做业务和提供服务,提高工作效率,大幅提高的便利服务。

4.结束语

在计算机及网络技术的迅猛发展和广泛应用的情况下，信息获取和传递方式都发生了根本性的变革。在对传统管理模式进行扬弃的基础上，档案部门要通过网络及时、准确地向各部门提供以有效的数字信息为主要形式的档案利用服务，在真正意义上实现档案管理工作为单位最大化服务。

参考文献：

[1]《企业管理》，东北财经大学出版社，2008

[2]《秘书文档管理》，大连理工大学出版社，2008

[3]曹妍欣、李荣一文《档案工作对企业的影响》

[4]范巧燕，《企业档案管理》，经济管理出版社，2008