浅谈高校研究生教学秘书工作及其基本素质

摘要： 研究生教学管理是高校教学管理工作的一个重要分支，研究生教学秘书是高校最基层的教学管理工作者，是高校研究生教学管理链畅通的基础。本文论述了研究生教学秘书在教学管理过程中的职责和作用，同时对研究生教学秘书应具有的基本素质进行了简要的论述。

Abstract： Graduate teaching management is an important branch of teaching management in colleges and universities， and graduate teaching secretary is the most basic level of teaching management workers， is the assurance of college graduate teaching management chain smooth. This paper discusses the duty and role of graduate teaching secretary in the course of teaching management， at the same time， the paper discusses the basic quality of graduate teaching secretary.

关键词： 研究生教学秘书；职责；作用；素质

Key words： graduate teaching secretary；duty；role；quality

中图分类号：G451.8 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2013）12-0297-02

0 引言

研究生教学管理是高校教学管理工作的一个重要分支，作为研究生二级管理机构的学院是在学校的宏观指导下开展具体的研究生教学管理工作。而学院研究生教学管理工作的组织和实施，在很大程度上都是由研究生教学秘书来完成的。教学秘书在整个教学管理环节中，扮演了一个重要的必不可少的角色，如果教学秘书在教学管理工作中能科学合理、有条不紊的把每个教学环节的工作安排好，在教学管理环节中能探索出一套适合本单位研究生的合理有效的教学管理机制，就能科学的提高教学管理效率[1]。

研究生教学秘书是高校最基层的教学管理工作者，是高校研究生教学管理链畅通的基础，是研究生教学管理工作的执行者、实施者，在教学管理环节中起着桥梁和纽带的关键作用。教学秘书工作能力的高低及素质和能力如何，不仅影响着院系的研究生教学管理工作，也影响着学校整体的研究生教育教学质量。

1 研究生教学秘书在教学管理中的职责和作用

1.1 协助分管领导进行日常教学管理 协助学科主任和分管院长制订、落实研究生培养方案。每学期按照研究生培养计划下达和上报教学任务和开课计划，落实任课教师，编排本单位研究生专业课课程表。按照课程表及时了解和掌握老师和学生的上课情况，协调、解决教学管理中需要处理的各种问题。课程结束后，要求教师及时录入研究生成绩并上交成绩单。协助分管领导和学科主任进行论文开题、中期考核、博士研究生综合考试、答辩等工作。协助学位评定分委员会做好研究生毕业和学位授予资格审核工作及相关材料填写、统计、分类、归档等工作。

1.2 招生和档案管理工作 研究生教学秘书要负责本单位研究生的招生宣传、生源组织、复试及面试等工作，协助分管领导编制硕士和博士研究生的招生简章，负责研究生学籍管理工作，协助导师完成新入学研究生个人培养计划的填写工作，完成本单位研究生培养环节的审核工作，以保证中期考核的顺利进行。研究生教学秘书还必须做好研究生成绩、试卷、教学文件的整理、归档等工作。

1.3 贯彻执行学校教学管理方面的规章制度 研究生教学秘书要及时向学生、导师、相关工作人员传达学校和研究生院制定和颁发的教学管理文件的精神。通过书面、口头或网络等形式将文件精神传达到相关人员，征求和听取学生、导师及相关工作人员对教学管理工作的意见和建议，并及时反馈给分管院长和研究生院，做好相关工作的协调和沟通。按时参加研究生教学秘书会议并详细记录会议精神，及时向分管院长转达会议精神，做好学校与学院之间的桥梁及纽带作用[2]。

1.4 助手和参谋作用 研究生教学秘书是在研究生分管院长的领导下开展具体教学管理工作，除了要协助分管院长处理好教学管理中遇到的各种问题，还要将学生、导师及相关工作人员对研究生管理工作的意见和建议反馈给领导，为领导提供研究生管理工作所需的各种信息，并能根据自己的实际工作经验，积极主动地向分管院长提出改革完善教学管理体制方面的建议，平时要搜集各种信息，整理并提供各种资料为领导决策所用，做好领导决策的助手及参谋。

1.5 服务和育人作用 研究生教学秘书工作是将管理与服务融为一体的工作，具体表现在为学生服务、为导师服务、为教学管理工作服务。研究生教学秘书虽不是在课堂上对学生进行正面授课教育，但在平时和研究生的联系和接触较多，从复试的时候就开始接触和交流。这种“非正式”的沟通和引导往往能起到其他育人渠道不能达到的目的[2]。

2 研究生教学秘书应具备的基本素质

2.1 思想政治素质 研究生教学秘书的职责与作用虽然与研究生辅导员不同，但也要注意提高自己的思想政治水平，加强思想政治理论学习，贯彻执行党的教育方针、政策，忠诚党的教育事业，热爱教学秘书工作，树立为人民服务的意识，能正确对待得与失，有高度的敬业奉献精神，严格按照主管部门的规章制度办事[3]。

2.2 职业道德素质 职业道德修养是提高研究生教学秘书职业道德水平的有效途径，也是提高其个人素质的重要条件。研究生教学秘书不仅要提高自身的职业道德素质，还要把献身教育事业作为自我品质修养的前提和基础，把爱岗敬业和为人师表作为自我品质修养的落脚点，把协调合作和默默奉献作为自我品质修养的核心，正确处理好个人、集体、国家三者之间的关系[4]。

2.3 文化修养素质 随着高校研究生教育的飞速发展，研究生教学秘书所在院系的专业学科知识和秘书学专业知识是其应掌握的。对于专业学科知识而言，研究生教学秘书是在研究生分管院长直接领导下处理本单位各个专业研究生教学管理中的具体事宜，因此，要做好研究生教学管理工作，必须要掌握所在院系的专业基础知识。此外，随着高等教育的发展，许多高校开始开设秘书专业，从而秘书专业知识理论得到了快速发展和完善[4]。秘书专业知识对从事研究生教学秘书来说是很重要的，因此，教学秘书应利用业余时间进行学习和了解，并能在实际教学管理工作中加以灵活运用。

2.4 开拓创新能力 研究生教学秘书在教学管理工作中每天都会遇到各种各样的问题，及时处理师生员工提出的各类疑问，大部分教学秘书同时还要兼任其他工作，想要从容应对如此多的工作，就要讲究工作方法。因此，如何有效地开展工作，而不是简单的将工作下放，如何有效地将责任有效分摊，让工作简单易行，便于操作，从日常教学管理工作当中找出一套有效的管理办法是必不可少的。此外，在工作中要加强学习，保持对教学秘书工作的新鲜感，要不断培养良好的创新精神和创新能力，提高工作的创新性。

2.5 具备良好的心理素质和较强的沟通协调能力 除了较强的业务能力是研究生教学秘书必须具备的之外，良好的心理素质也是必不可少的，在琐碎的教学管理工作中，要养成开朗的性格，保持轻松平静的心态，要遇事不慌。同时，由于与师生员工接触的机会较多，较强的沟通与协调能力是研究生教学秘书还应具备的，工作中要学会“换位思考”，才能及时妥善地处理教学管理过程中的各种问题。

2.6 能主动接受主管部门和主管领导对教学管理工作的检查并能进行自检 学院研究生教学管理工作质量的好与坏，与研究生教学秘书的工作质量是密切相关的。加强对教学秘书工作质量的检查是十分必要的，通过对教学管理工作的检查，不仅杜绝能教学工作中的失误，也能提高教学秘书的工作自觉性；通过检查和自检，教学秘书才能发现自身管理工作的不足，才能发现问题并解决问题，找到提高工作质量和效率的途径。

此外，研究生秘书的工作还要求具备良好的写作能力、表达能力及熟练的计算机操作能力。

总之，我国研究生教育在不断发展，教学管理工作也要在摸索中前进。随着研究生招生规模的不断扩大和办学层次的复杂化，对研究生教学管理水平提出了更高的要求，随着在探索研究生教育管理的工作中更多的机遇的出现，挑战也随之诞生。因此，做好研究生教学秘书工作既要求我们有信心、细心、耐心、热心和强烈的责任心，还要有积极的进取心，只有这样，教学管理工作才能与时俱进。

参考文献：

[1]李静.浅谈研究生教学秘书之教学管理[J].价值工程，2012，（7）：229-230.

[2]牛海涛.浅谈高校研究生教学秘书工作[J].现代企业教育，2009，（5）：31.

[3]蓝蔚青，谢晶，孙晓红等.新形势下二级学院研究生教学秘书工作探讨[J].中国科教创新导刊，2009，（11）：6-8.

[4]叶曙平.论高校教学秘书应具备的几种素质[J].湖北师范学院学报，2001，（4）：72-74.

[5]梁维.如何做好二级分院的研究生秘书工作[J].才智，2011，（8）：250.