浅谈信息时代网络环境下的档案编研

摘要：文章介绍了档案编研工作的重要性，以及做好档案文献编研须重视的问题，围绕网络环境下的档案编研工作进行了探讨。

关键词：档案编研；信息时代；网络环境；重要性

Abstract: the article introduces the importance of studying archives work, and completes the studying documents must attach importance to the problem, around studying archives work under the network environment are discussed in this paper.

Key words: research archives; The information age; Network environment; The importance of

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：2095-2104(2013)

在知识经济的时代，知识技术、人才、信息是社会经济发展的主要支柱力量。档案信息的开发利用日益成为决策部门及各部门单位有关方面工作利用与查询服务之必须。领导层及部门单位的利用，也就不能满足于单个的原始档案信息的利用，而要求档案部门能够提供系统的、科学的、集中的档案信息材料为之服务。因此，加强档案内容的研究，对于提高档案的开发利用，做好编研工作是一件不容忽视的工作。

一、档案编研工作的重要性

1、编研工作有利于发挥档案的自身价值

编研工作应正确把握好满足眼前与长远、一时性与永久性利用的关系。档案事业的要求是对历史负责、为当代服务、替未来着想。因而，编研工作除了紧密配合当前的日常管理外，还应具有一定的历史感和前瞻性，从企业不断拓展的需要出发，努力推出既能反映以往发展历程又能启迪后世的具有恒久利用以及珍藏价值的优秀成果来。

2、编研工作是开展各项工作的基础信息

编研工作不仅为企业的改革和发展提供翔实、准确的信息依据，起到积极决策参考作用，还有助于宣传企业的品牌，扩大企业的影响力。同时对搞好各项工作，加强人文建设，加强创新力，提高现代化管理水平，具有十分重要的意义。编研工作是从另外一个角度拓宽档案工作领域，对档案信息开发利用的最好形式。

3、编研工作有利于发挥档案的服务功能

档案工作者的今天要做的不仅是将档案资料收集、整理、分类、造册登记入库这些相对简单的事情，应该经常确立特定的题目，对原始档案加以充分开发，通过筛选、编排、审核、落实等一系列程序，形成有决策参考价值的编研成果，我们不能满足于守好库藏，只做到“你来我查，你问我答”，而应强化主动服务意识，在敏锐把握企业各时期工作重点的基础上，推出不同专题的编研成果予以积极配合。

4、编研工作是对档案原始资料的有效保护

档案资料在长期、频繁的查找利用过程中，难免会有所损坏，而档案一旦遭到破坏，即使采取有效措施，也很难恢复原状。这不仅影响到档案的保存和使用，档案的价值也会被破坏。我们通过汇编档案史料、编写档案信息参考资料以及出版的书籍，不仅可以减少对档案原件的重复利用，而且有利于减少对档案原件的耗损。在延长其寿命的同时，使档案史料更好地永久流传下去。

二、做好档案文献编研须重视的问题

1.加强档案资料的收集，保证归档材料的齐全完整

在档案工作的起始阶段，人们没有实践经验，难以确定、区分资料的价值，面对众多的档案材料，总觉的“存之无用，弃之可惜”，这是很正常的。一个单位的档案积累了数十年之后，面对成千上万的档案史料又会出现“存时嫌多，用时嫌少”的局面。这些都要求我们档案工作人员在接收档案时，必须认真细致地对每个单位的案卷按照职责范围、上下级关系进行检查验收，发现问题，及时补救。还要将社会上和个人手中散存的重要文献、资料收回，并妥善保管，绝不能因现在的疏忽而愧于后人。

2.编制多种形式的检索工具，为编研工作提供利用创造条件

编制检索工具与开发利用工作的关系极大。搞档案文献编研，也需要摸清库存，了解家底，全面地掌握档案情况。在档案数量不断增多、类型多种多样、内容丰富的情况下，如果没有多种形式档案检索工具，不仅查找效率低，而且常常查不准，查不全，甚至有的档案找不出来。所以我们档案工作人员不仅要整理保管好文件，更重要的是熟悉业务，多做些索引、目录，使利用查找方便。

3.充分发挥档案工作人员的优势，积极开展档案加工利用

档案人员比较熟悉本单位库存档案的情况，要注意发挥这种优势，挖掘档案信息，搞好档案文献编研，为利用者提供系统的史料。过去档案工作侧重于对档案的整理和保管，对利用档案进行研究却不多。开展档案文献编研工作，不但是档案工作的一项基本内容，也是科学研究的一支生力军。通过对档案文献的编研工作，还可以摸清档案的保管情况、改进管理，提出理论与实践的依据。

4.积极采用现代技术，全面提高管理水平

以电子技术和信息处理技术为代表的现代办公技术使人们的工作、生活方式发生重大变化。目前，人们对档案的利用需求是多方面的而且一次利用档案数量扩大，时效性、专题性、准确性要求提高，依靠传统的手工检索方式已不能满足社会的需要。采用计算机编目检索技术、计算机尖端技术，以及相应的服务方式，必将大大减轻档案管理人员的劳动，提高效率。只有档案工作现代化，才能从根本上解决档案利用方式、方法与社会利用之间矛盾，更好地使其转化为生产力以服务于社会发展。

三、新时期的档案编研

1.编研者与利用者的关系由单向传播向着双向传播的方式转变。网络信息为编研者与利用者营造了一个互动的全新模式，拉近了编研者与利用者的距离。利用网络上的交互功能，解除地域、时间、空间的束缚，打造了二者近距离对话的平台，为双方交流思想、交流学习、交流心得即选题前的准备工作打下了基础，启开了二者你需要我我需要你的利用的大门。使编研者与利用者的地位相对化，实现了编研者与利用者的互动作用，把传统的档案编研工作由单向传播向着双向传播的方式转变。

2.改变了以往以编研者思路为主的选题取向。网络信息下编研者与利用者之间通过各种方式进行交流与沟通，编研者可根据利用者的信息需求，开展定题编研服务。即编研者将自己的编研工作计划于局域网上，利用者提出自己意见与具体要求，编研者根据对方的要求去设计、决定档案编研工作的尺度与安排。传统的档案编研选题是编研者按自己的主观意识操作的，采取的视点他人不一定合适。利用者介入编研选题前期准备工作，改变了编研者自主选题的传统方式，使半封闭的编研工作向开放性的模式转变，既可保证选题精确性，又可避免受馆藏资源的局限，或因查找疏忽而造成重要材料遗漏的失误，减少了编研选题的盲目性。

3.资源共享扩大了编研选材的内涵，利用群体及信息价值的可塑性拓宽了选题的外沿。以往编研的信息材料基本来自于本单位的馆藏，选择的范围窄、数量少，限制了选题的范围，实现了网络资源共享改变了这种信息贫泛的状况，跨区域、跨国界的信息资源，为编研提供了取之不尽的丰富题材资源。大量的各种类形的信息不仅丰富开拓了编研者的视野，在思维和选题的方式上，也冲破了本馆藏的资源材料的局限，思想得到了解放，编研选题及题材得到拓展。其次利用群体及信息价值具有可塑性的功能。一方面利用群体的本身是个庞大的团体，其内部结构是由不同的年龄、不同的层次、不同职业、不同种类的人员组成，特别是通过网络的交互窗口，不受任何界限的制约，无形中也扩大了编研选题的范围。另一方面信息自身价值也具有多样性、多层次性、可变性的多重。对不同年龄、不同层次、不同职业的利用者，呈现现的价值体现不同。这种价值的可塑性，随着企业利用群体的扩大，选题的内涵也相应得到拓宽。

4.建立了推介与宣传编研成果的平台，改变了以往人工传递的媒介传播方式。利用网络信息的传递功能编研成果，时速快、方便效率高，影响面大，利用者可随时在局域网上有目的选择和下载或打印自己所需的资料。就布局面言，涉及面宽而广，利用群体是由企业内不同层次、不同年龄、不同岗位、不同结构的人群组成，只要计算机接通网络，不管加油站还是油库，都能接收到来自各方的信息，比制作成纸质信息的传播、传递速度快得多，覆盖面也广。

5.编研成果由纸质向多种类、多形式的介质载体转变。计算机网络下的档案编研成果经过个性或综合性的处理，除了制成纸质的载体外，还可以数字化的电子文件形式在局域网络中传播和储存，或利用多媒体技术手段以图文并茂、声音、视频融为一体制成影视传媒播放的音像传播保存等，编制出的多种类、多形式的载体，有的载体使编研成果更趋于形象、具体化。这些载体还能实现由纸质材料向非纸质材料与磁性材料、感光材料等并存的转化。