浅谈行政事业单位档案的计算机管理

摘要：档案工作是行政事业单位工作的重要组成部分，档案管理的好坏会直接影响到工作质量和效率。随着改革开放和现代化事业的发展，档案工作也越来越重要，做好档案工作的难度也越来越大。本文从档案工作管理的重要性出发，为如何做好档案管理工作进行了积极思考。

关键词：行政事业单位；档案管理；计算机

中图分类号：G271 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2017）009-00-01

随着信息时代的到来以及计算机的普及，行政事业单位档案管理工作面临着巨大的改革利用计算机做好行政事业单位档案管理的工作，是大势所趋。

一、档案计算机管理的重要性

档案计算机管理主要是指的管理人员通过计算机的硬盘，软盘，磁盘，光盘为载体对文字材料进行储存的行为，常见的档案计算机管理形式主要是电子文书，电子信件，电子图表等等。

1.与时俱进的要求

随着社会经济的发展，信息技术在我国也得以飞速的发展，以计算机为核心的现代化信息技术已成为现下流行的趋势。传统的档案管理主要是指的质档案管理，纸质档案管理在一定程度上存在着占用空间大，查阅非常不方便等弊病，所以运用计算机对机关档案进行管理，是与时俱进的，它顺应时代的发展，是行政事业单位的必然选择。它不仅提高了档案检索的质量和速度，并且以电子形式储存极大的节省了空间。

2.有利于增强管理人员的现代化意识

信息技术的发展会深入到现代化管理事业的方方面面，在一定程度上行政事业单位档案工作的计算机管理能让管理人员的信息化和现代化意识加强。行政事业单位档案管理人员，有很多都是年龄偏大，对于新事物的接受能力比较弱，他们为了适应现代化的社会，必须要加强信息化和现代化的意识，只有摒弃传统的档案管理方式，才能真正提高政府档案工作的效率，节约大量的人力物力。

二、行政事业单位档案计算机管理的建议

1.加深对档案管理的认识

现阶段，大多数行政事业单位单位都已经运用计算机替代了传统的纸质档案管理，但是依旧有很多工作人员对于档案管理的认识不够。他们认为纸质的档案有自身存在的优势，比如有需要时，可以直接随手携带者纸质的档案，比去打印店打印或者找一个电脑查看资料要方便得多；再比如纸质的档案的信息都是敲定的，但是电子文件可以会被恶意的篡改等，故而很多人虽然在极力适应当前的计算机管理方式，但是还是沿袭着原来纸质档案管理那一套。在这种情况下，一定要说服教育档案管理人员，尤其是要让一些年龄偏大的工作人员，让他们深刻认识到，计算机档案管理工作比起传统的档案管理要便捷得多。比如针对性的让档案工作人员直观的感受到，计算机对与档案管理工作的便捷之处，如利用计算机针对性的进行检索所用的时间远远比传统的档案少得多。

其次加深对档案管理的认识，还需要行政事业单位领导对与机关档案管理工作引起重视，只有领导在领导的要求下，员工才会真正的摒弃传统的工作方式，去认真的学习如何操作计算机，如何更好的对档案进行管理。

2.加强对计算机技术的培训

由于我国计算机运用起步比较晚，人们对于计算机的认识不够深入，比如很多人认为会使用电脑就是会熟练操作电脑上的软件。而对其他方面几乎没有涉及。所以在各行各业计算机的运用都不算很广泛，在一定程度上计算机在管理行业经验不足。行政事业单位档案管理方面也是如此，比如在需要管理大量考试人员的资料档案时，可能会出现因为管理经验不足而产生混乱的现象。所以加强对于档案管理人员的计算机技术培训是非常有必要的。

首先是在条件允许的情况下，为档案工作人员聘请计算机专业人才到单位为工作人员讲解如何计算机知识，比如如何熟练的使用这个档案管理的系统，如何对档案资料进行更改，如何进行检索等等。然后为了加强对于计算机的认识，还可以为工作人员讲解其他关于计算机操作和应用的知识。通过对于计算机技术的培训，结合实际的操作经验进行练习，对于操作的熟练度可以让档案管理工作人员更好的做好本职工作。

3.引进计算机档案管理方面的人才

计算机档案管理工作不仅需要工作人员有丰富的管理工作经验，也需要大量的计算机管理人才。没有计算机方面的人才，行政事业单位档案计算机管理的实施就是纸上谈兵。而我国对于计算机运用比较晚，定期对于工作人员进行计算机技术的培训，也只能是满足基本的工作需要，而行政事业单位在实施档案计算机管理中缺乏中坚人才，从某种程度上来说，引进人才是非常有必要的。

首先是政府投入财力聘请计算机管理人才，通过聘请计算机管理人才，让管理人才担任比较重要的职位，以点带线的带动员工工作。其次是培养大量计算机管理人员，通过对计算机管理人员的培养，一旦计算机出现了什么故障或者是安全隐患的时候，可以在第一时间检查隐患。排除隐患增强计算机系统的安全性和可靠性。除此之外，还应该加大对于档案管理工作的监督，防止有外人出入，对档案进行窃取或者是篡改，或者是有人通过破坏整个计算机系统导致档案信息失真。所以档案管理工作人员平时就可以将信息进行备份，防止信息被篡改时，能够及时发现错误，挽回损失。

4.实施电子文件档案管理工程

在加强员工的信息化现代化的意识，并且引进了计算机方面的人才之后，为了更好地实现档案的计算机管理工作，就必须要做好档案的归档工作，所以要求工作人员要落实好电子文件的处理工作，实现电子文件档案管理工程的建立。电子文件档案管理工程的建立，离不开行政事业单位的大力支持，比如为整个管理工程投入一定的人力物力财力，并且在实际落实的工作中加强对工作人员的监督。只有政府的大力支持，和领导班子的重视，才能够确保电子文件档案管理工程的建立。

三、结语

行政事业单位档案的计算机管理，一方面顺应了时展的规律，与时俱进；另一方面通过培养和引进高素质人才可以提高行政事业单位工作的效率和服务质量。只有坚持与时俱进和现代化的观念，以及不断的坚持学习和更新自身的知识系统，才能让行政事业单位发挥出更重要的积极作用。

参考文献：

[1]申敬.浅谈行政事业单位档案计算机管理的有效应用[J].计算机光盘软件与应用，2014（13）：42+44.