论“电子文件”取代“机读文件”的原因

摘 要：随着社会信息技术的发展，信息形成的传递形式与方式都产生着巨大的变化。因此，“穿孔卡片”、“穿孔卡带”、“机读文件”等事物已经逐渐从人类的工作生活中淡出，“电子邮件”、“虚拟文件”、“数字文件”等事物取而代之。通过实践运用和理论研究的分析发现，“机读文件”已不能满足新兴的“计算机”产物的命名要求，不能体现其本质属性和概念范畴，必然要被新兴的名词“电子文件”所取代，以下将从二者产生时代、工作环境、身份地位、反映事物特点、网络产生等五个方面论述“电子文件”取代“机读文件”的主要原因。

关键词：电子文件；机读文件；取代；原因

前言

早在1890年，“机读文件”就产生了，当时联邦政府统计局是使用穿孔卡片和一个制表设备来处理某些数据。“直到1930年不断有联邦政府机构使用办公机械并产生机读文件。在二十世纪40年代末50年代初，电子计算机的产生和它在联邦机构中的应用才使得机读信息的数量稳步增加。”这是查尔斯M・多勒在《联邦政府和国家档案馆的机读文件》一文中，详悉了机读文件产生的时代。澳大利亚国家档案馆的Greg O'shea先生解读道：“‘机读文件’这一概念一直用到80年代末，大约90年代初，‘电子文件’才开始使用。这一明确的回答让我们了解到人类对于‘机读文件’这个概念从开始接触研究到进行转化经历了近100年的时间。”一直以来，人们几乎就认为机读文件是专门由计算机计算处理的文件。国际档案理事会定义“机读文件”为：“录制在这样一种载体上的文件：它只借助于计算机或它的软件才能供研究用。”“虚拟文件”也是一个具有概括性的名词，产生于计算机程序应用中，主要应用于计算机系统程序的开发和利用。它是一个具有普遍性的名词，“虚拟文件”名词的产生和发展同样符合人类认识事物的由特殊到普遍的规律。“虚拟文件”的命名方式是根据文件的“物理属性”命名的，“虚拟”只是一种传递方式，复制方式上的改变，文件的实体并没有产生变化，是文件数字化后的产物，是人类可以触摸的实物形式。“数字文件”便是一种文件逻辑属性的表达方式。“数字文件”是利用事物的逻辑属性来命名，数字文件基于网络的存在而产生，不是实物文件的数字化，亦不是转化为实物文件保存，是一种在网络中流动传递的数据形式，是人看不见摸不着的文件形式，因此，这种通过人的意识产生的，通过信息符号载体和物质表达出来的规则虚拟模式，称为事物的逻辑属性，因此，“数字文件”与“虚拟文件”命名方式不同，一个是通过事物的虚拟属性，一个是通过事物的逻辑属性进行命名。“电子文件”针对于“数字文件”和“虚拟文件”来说，是一个具有普遍性的概念，包括了物理管理与逻辑管理二种管理方式的文件形式，是人类通过演绎的方式得出一普遍性结论，因此，“数字文件”和“虚拟文件”都是“电子文件”名词下的一个分支，是人类通过演绎的方法在认识过程中的进一步升华。在90年代以后的档案学论著中，“机读文件”逐渐被电子文件所替代。尤其是今天，几乎很少有人再提到“机读文件”这个词，有人认为“机读文件”这个词没有提示出这种新型文件的真正含义，它由两个并列的词“机器的”和“可读的”组成，对任何没有技术知识的人来讲很容易理解为：“这是一种需要却不是人去读的文件，并且推测产生这种文件的设备，如计算机、录音机等等。”经过研究和总结， “电子文件”取代“机读文件”主要有以下五点重要原因。

1 二者产生的时代背景不同

早在1890年，机读文件就产生了，当时是指穿孔卡片，这些卡片的使用是需要配合一些简单的电子机械设备的。从“穿孔卡片”到“穿孔卡带”再到“机读文件”经历了约80年时间，“穿孔卡片”的数据读取方式一直延用到20世纪70年代末，这种程序设计和数据处理方式，构成了电脑“软件”的雏形。在此期间，20世纪40，50年代，计算机产生，此时生成的文件并不完全是“机读文件”，但是还没有自己的确定的名词所代表。此后，随着制表机“穿孔卡片”把数据转变成二进制信息，计算机文件也与此类“机读文件”相结合，此时的“机读文件”不仅仅代表“穿孔卡片”，还有计算机产生的，必须通过机器才可以阅读的所有文件。20世纪40年代以后，伴随着计算机的使用，“机读文件”逐渐增多。但“电子文件”这一名词最早出现是在美国纽约州档案馆出版的一份报告，报告题目为《纽约州政府管理和保护电子文件战略规划》。逐渐，“机读文件”这一名词就被“电子文件”替换掉了，而且替换得非常彻底，从此以后“机读文件”这一名词仿佛退出了历史舞台，只是在进行历史演变研究的时间会有所使用。1995年北京第13届国际档案大会上，美国的戴维・比尔曼在《虚拟档案》中使用通篇使用“电子文件”这一名词。“电子文件”替换“机读文件”这一名词，用了近100年的时间。

由此可见，“机读文件”产生于工业时代，“电子文件”产生于信息时代。

2 二者所产生的工作环境不同

20世纪40年代的档案工作中，计算机仅仅被当作提高信息处理速度的工具，一般用以编制目录、打印目录和辅助检索，而文件及档案产生的环境仍是纸质的，管理上也仍采用手工管理的方法。当时对于输入计算机的机读目录和机读文件的管理大多模拟手工管理的方法。然而“电子文件”产生于典型的电子工作环境，计算机已成为绝大多数管理活动的平台，业务活动及文件动作过程中可以不再产生纸质文件。文件的生成、处理和传递都通过计算机及其通信网络完成，手工管理模式不再适用。

3 二者身份地位的变化

机读文件大多是纸质文件输入和输出处理过程中产生的转换性文件形式，只有输入和输出时的纸质文件才被当作真正的文件，“机读文件”还不是真正意义上的文件或档案，我们只关注它的信息内容，而不了解它的属性。在整个电子环境中，仅有的文件就是电子文件，那么电子文件凭证作用地位的确立这种要求越来越强烈，用打印机或者是复印出来的纸质文件理所当然成为了电子文件的辅助形式而已。电子文件和纸质文件在物理和技术特征上并没有发生本质的变化，但其文件地位及其所包含的社会意义却产生了本质的改变。

4 二者名词术语反映事物特点的深刻程度不同

从事物命名的角度来看，机读文件着重强调“机读”这两个字，即着重指出机读文件与其它载体文件的读取方式有所不同，这是与电子文件共同具有的特点。而这仅仅只是电子文件的众多特点之一而已，却不是电子文件最根本的特点。近年来，在整个电子环境下，人们对电子文件的认识也逐步深入，我们发现仅仅用机读二个字已经不能描述电子文件的本质特点，如此就转向通过描述文件的实存形态来描述该事物。因为在计算机产生、处理及传送信息过程中，信息是以电子形式存在的，所以称之为“电子文件”。

冯惠玲在《拥有新记忆――电子文件管理研究》的博士论文中说：“前些年，人们普遍使用‘机读文件’这一名词或概念，近几年来”电子文件“逐渐取代了它。主要原因有两个方面：一是不仅仅是计算机产生的大量文件借助机器阅读，还有其它载体文件也需要机器才能阅读，如录像带、音频材料等，那么用‘电子文件’一词来特指由计算机生成的、数字式的文件更具有专指性，也更加明确，这是主要原因；除此之外，个别国外专家认为从文字表面上看，‘机读’一词中脱离了‘人’的作用，觉得这种叫法产生了与人的距离感，不太合适。”

5 网络的产生

网络的产生是“机读文件”这一普遍名词被“电子文件”替代的重要原因之一。由于网络的产生和蓬勃发展，对“机读文件”原有的固定模式形成了挑战，“机读文件”这一名词已经不能普遍的概括其它文件或数据形式的变化发展，文件或数据通过网络可以进行无载体的高速传递，准确接收以及灵活运用，载体已经完全不成为固定信息内容的物质。“电子文件”则不然，“电子”一词包含了信息传递的方式和方法，并不能将信息内容传递的形式进行固定，信息是自由的，并且，在计算机系统飞速发展的当代，很多文件可以多种软件兼容，这也方便了信息的传递和使用，信息不会因为“机器”的局限或软件的不兼容而造成缺失。去掉“机读”使信息传递变化的自由度和灵活性得到了释放。