电子档案管理问题概述

1.现代电子档案管理存在的问题

1.1电子档案管理权限问题

电子文件都保存在电子设备中,很容易被删改,而且修改后很难发现修改留下的痕迹,一切操作都在计算机中完成,且形成的文件材料上无法进行实际的签字确认,这样就使得拟稿者无法留下自己的笔迹,企业的负责人也无法在形成的文件材料签发,影响电子档案的有效性,同样影响了它的真实性,如果在当事人不知情的情况下进行操作也是很难有所发现的。

1.2电子档案管理的安全性问题

现代科技发达,各种病毒横行于网络,如果稍微不注意就会使得电脑中毒,由于电子档案都保存在电子存储设备中,传输便捷,在信息化的今天,可能瞬间就造成档案资料的在网络上的大量传输,如果沾染相关的病毒将造成不可估量的后果,如果电子档案端丽不善或者安全管理重视程度不足,就会造成材料的改动或丢失,给国家和个人造成很大的影响。

1.3电子档案挂历标谁统一问题

由于电子档案管理进行时间不久,没有成熟的相关法规章程,而且文件涉及的技术环境较复杂,采用标谁的不统一,这就造成管理方法的混乱,但我国计算机技术的标谁化工作还刚刚起步,各种存贮信息、记录介质、软件和编码方式的标谁各异,各厂家的产品也很难做到兼容,互控性差。这就使得电子档案管理工作的相互兼容性很差,没有充分利用电子档案的方便快捷,无法做到实现信息资源共享,档案系统各地区之间、单位之间不使用统一的软件,势必会影响到互相之间的利用以及全国的联网。

1.4电子档案管理人员管理出现的问题

新时代的电子档案管理的方式也发生了很大的变化。很多现代电子档案管理人员仍然以过去的相关管理办法去操作着新时期的电子档案管理,对于相关的章程不熟悉,特别是电子设备的操作达不到相关要求,不懂得电子资料的存盘、刻录复制以及传输等计算机技术,综合能力要求达不到。电子档案的管理方法混乱,没有明确的规章制度,工作人员无章可循,缺少责任制度,使得工作达不到要求

2相应的解决措施

2.1建立健全法规体系,完善相关的制度

目前我国的电子档案管理规范陈旧,没有相应的更新,造成电子档案管理大都沿用传统纸质文档管理的模式,因此,我国要想档案管理能够稳定的发展下去,那么就必须建立我们自己的规章制度,建立健全相关的法律法规,通过相关法规和管理制度,对于维护电子档案的原始性、真实性,保证其安全具有重要的意义。使人们能够自觉地遵守这些规定。

2.2培养紧缺人才,适应时展需求

由于电子档案相对传统档案的挂历方式的重大变化,电子档案的管理工作也出现的巨大的变化。这就要求我们的管理人员能够继续学习新的技术知识,如果仍然用管理传统的相关方法去管理电子档案,那么电子档案的管理会出现巨大漏洞,造成无法挽回的损失,档案人员除了传统的档案学知识外,必须掌握电子档案的相关存储,传输的技术,特别是安全性能方面的知识。并建立现代化管理意识。

2.3加强电子档案硬件系统的管理

在选择相关的硬件设备时,要选择质量可靠,性能稳定,特别是对电子档案的安全性能的要求不能放松,安全才是档案管理的重中之重,不能随意选择某些设备随意应付了事,同时应该安装相关的杀毒软件,提升防病毒等级,对档案管理不能放松相关的保护措施。对于引进的硬件设施要进行维护,不能将买回的设备随意丢弃不管,要做到经常维护,将硬件设施的保修也作为日常工作的一项,达到满足电子档案长期保存的相关需要。

3结束语

时代在进步,技术在发展。电子档案管理方式在现代化社会已经得到广泛认可,传统的文档管理方式已经受到了冲击,无纸化办公已成为一种趋势。但针对目前的电子档案管理仍存在的一些问题,我们要积极的采取相关的措施去完善,因此,档案管理工作部门应该充分结合电子档案的特点,有针对性的制定管理措施,对任何情况下都不能放松警惕,并及时总结电子档案管理过程中出现的问题,制定合理科学的规范制度,使电子档案管理工作有法可依、有章可循,使得档案业务和计算机技术都得到进一步的提高。

作者：申海燕单位：中国石油青海油田公司保卫部(武装部)消防支队